Cómo gestionar notas de reuniones con GTD

Hoy te presento un eminentemente práctico sobre un tema que a mí me trajo de cabeza durante mucho tiempo: cómo gestionar notas de reuniones con GTD.

Y es que este elemento tiene su intríngulis. Sin ir más lejos, David Allen lo cita como ejemplo en Making It All Work para recordar que el significado precede a la organización - Meaning Precedes Organization -.

If you try to get organized before you have defined meaning sufficiently, you will be frustrated in the effort.

Es una mala práctica habitual acumular notas de reuniones -sin aclarar- en libretas, cajones, bandejas o dispositivos digitales. David Allen llega a estimar que, en su experiencia, el 80% de las personas sufre de este mal. No se si será tanto o no, pero sí puedo afirmar que pasa mucho.

Es habitual saltar de reunión en reunión. E ir acumulando las notas que tomas, porque en los espacios entre reuniones ya te parece suficiente poder atender al circo de lo importante y lo urgente . Esperas ese momento de tranquilidad para procesarlas, pero no llega nunca...

Siguiendo con Allen, él es muy radical al referirse a ello. De hecho lo llega a calificar de irresponsabilidad. Con todo el esfuerzo que requiere una reunión -y lo que cuesta-, para que luego termine perdiendo todo su valor y se convierta en una fuente de estrés por no procesar las notas que has tomado.

Bien, volvamos al meollo de la cuestión. Cómo gestionar notas de reuniones con GTD. Cabe decir que existen métodos para tomar notas como, por ejemplo, , pero este no es el objeto del

En realidad gestionar notas de reuniones con GTD no difiere de cualquier otro elemento que entra en el flujo de trabajo de la metodología. Las notas que has tomado (has capturado) son elementos que tendrás que aclarar y organizar.

Lo que las hace especiales es esa multiplicidad de significados que acostumbran a (con)tener. Normalmente son objetos con múltiples significados .

Una simple página de notas puede contener disparadores para siguientes acciones o proyectos, alguna información que quieras guardar, información irrelevante que puedes descartar o alguna nota de algo que tienes que hacerle seguimiento en un futuro próximo.

Ten en cuenta que el simple hecho de tomar notas no te convierte en una persona organizada; puede ser justo lo contrario.

En una misma reunión puedes apreciar que hay personas que no toman ni una nota, personas que apuntan cosas de vez en cuando y personas que están todo el rato escribiendo. Así que la importancia de estas notas es relativa a la relevancia que les des.

"David, what do I do with my meeting notes?" My retort is, "What's the relevance of your meeting notes?"

En cualquier caso, si tomas notas, las tienes que aclarar sistemáticamente. Y aquí aplica todo lo que te he ido contando para capturar con confianza y sin complicarte la vida .

Si tomas notas en papeles sueltos, o en una libreta en la que puedes arrancar las hojas, estas las tienes que depositar a tu bandeja de entrada para elementos físicos tan pronto como puedas. Si tomas notas en una especie de diario, tendrás que asegurarte de implementar el hábito de revisarlas para aclararlas regularmente y marcar adecuadamente -y te recomiendo que muy visualmente- qué notas ya están aclaradas.

Lo mismo si usas un medio digital para la toma de notas: mueves el archivo concreto de la reunión a tu bandeja de entrada o implementas el hábito de aclarar regularmente tu aplicación para la toma de notas y marcar las ya aclaradas.

A la hora de aclarar no deberías tener ningún problema si sigues el y aplicas el proceso clave de pensamiento . Lo mismo con el paso de organizar.

Aún así, hay dos puntos que me gustaría enfatizar en este caso concreto:

1. Determinar cuáles son las acciones que derivan de estas notas. Después de la reunión: ¿Qué tengo que hacer? ¿Cúal/es es/son la/s siguiente/s acción/es? ¿Identificas algún/os proyecto/s? ¿Alguien tiene que hacer algo y necesitas hacer seguimiento? ¿Tienes que transmitir la información de la reunión a alguien más, a tu equipo?

→En este caso, necesitas organizar apropiadamente los recordatorios de todo ello en tu sistema GTD. En las listas "Siguientes acciones", "Proyectos", "A la Espera" o "Agendas".

2. Qué hacer con las notas y la información que contienen, es decir, con el objeto: ¿Las sigues necesitando una vez ya aclaradas? ¿Te van a servir para ejecutar una siguiente acción o para reflexionar acerca de un proyecto? ¿Te gusta guardarlas -a modo de red de seguridad- para tener un registro de lo que se dijo en la reunión? ¿O incluso, una vez leídas las notas, decides que lo que tiene sentido para ti es incubarlas para reevaluarlas más adelante?

→Si no las eliminas, las puedes organizar como "Material de apoyo" temporal para siguentes acciones o proyectos, "Archivo" o "Algún día/Tal vez".

Las posibilidades de cómo hacer esto último son múltiples y variadas, porque además tiene mucha influencia en ello el soporte con el que tomas notas -no es lo mismo una libreta que la GoodNotes-. Y no quiero caer en el pozo sin fondo de qué sistema de archivo es mejor o peor, o de si el material de apoyo va aquí o allí, que el ya me ha salido suficientemente largo. Eso sí, te recomiendo el Significado de material de apoyo en GTD. para obtener claridad de ideas, que muchas veces nos sobrecomplicamos con el material de referencia y el de apoyo.

Es por ello que te invito a quedarte, sobre todo, con el del : que no debes caer en el error de almacenar notas sin aclarar. Esto es tremendamente peligroso, ya que pueden contener algunas "bombas", y potencialmente estresante.