Cómo gestionar un evento de Relaciones Públicas

Todos sabemos qué son las Relaciones Públicas, ¿verdad? Error, todavía quedan muchos que no conocen nada sobre esta disciplina ni las posibilidades que tiene. Todavía los hay que consideran Relaciones Públicas al chico simpático que invita al cliente a almorzar tras la reunión, como haría Ken Cosgrove en Mad Men.

Las Relaciones Públicas es la herramienta de comunicación que, mediante gestiones personales  o técnicas de comunicación y difusión,  se informa sobre personas, empresas e instituciones, tratando de prestigiarlas y de captar voluntades a su favor. El objetivo  es el de incrementar la popularidad y credibilidad de la marca para la que se trabaja.

Con esto, ya puedes imaginarte todo lo que pueden hacer las Relaciones Públicas por tu empresa u organización: está irremediablemente conectada con la Comunicación Corporativa. De hecho, sus funciones principales van desde la gestión de la información que genera al empresa, pasando por dirigir la comunicación en situaciones de crisis, pasando por la organización de actos de diversa índole.

De todas las actuaciones que se pueden desarrollar desde las Relaciones Públicas, quizás las más conocida es la Gestión de eventos.

Gestión de eventos

Las empresas crean y participan en actividades extraordinarias de interés para su público. Hay que tener en cuenta que es una herramienta excelente a la hora de difundir identidad de marca y mensajes corporativos, sin el objetivo de conversión de venta inmediata. Nosotros sólo queremos caerle bien al target.

Dentro de la la organización de actos empresarial, existen dos formas de afrontar un evento:

• Privado: organizado por una empresa. No tiene por qué seguir las mismas normas que el Protocolo Público y de Estado.
• Público: dirigido a la persona oficial que ostenta una representación ceremonial (de Estado o de Cancillería).

En ambas hay que definir los tipos de públicos a los que va a presentarse el evento y cuál es su ubicación espacio-temporal. Así que, ¿cómo se hace?

Todas las entidades, ya sean públicas o privadas, tienen la obligación de hacer un evento cuya función sea la de generar puntos de encuentro entre la organización y sus públicos. Estos se realizan para compartir intereses comunes y no tiene por qué estar dirigida a todos los públicos de la entidad.

Tipos de públicos en Relaciones Públicas

Partimos de la base de que existen infinidad de clasificaciones de públicos, basándose en criterios económicos (directo o indirecto), profesionales (internos, externos, mixtos) o laborales (activos o pasivos). Estas clasificaciones son por todos conocidas y se utilizan en varios ámbitos: Publicidad, Recursos Humanos, Administración de Empresas…

Los públicos en un evento

Lógicamente, en Relaciones Públicas también nos servimos de estas clasificaciones. Sin embargo, a la hora de organizar un evento, y en función de las características del mismo, se suele volver a reclasificar al público para determinar quiénes son los que deberían ser invitados:

1. No público: son aquellas personas / entidades a las que no les afectaría ninguna actuación realizada por la empresa porque no es público de interés. Es posible que en alguna ocasión se deba tener en cuenta, pero sería algo extraordinario.
2. Público latente: son públicos de la organización, que no se ven afectadas por el evento. Si se enteran del evento no ocurre nada, pero tampoco les importa.
3. Público informado: son aquellos que pudieran llegar a estar interesados, pero sólo desde el punto de vista informativo. Ante una mala convocatoria, puede llegar a convertirse en público activo.
4. Público activo: es el público principal. Es el que asiste al evento, participa y le gusta recibir información. Si no, se sienten molestos por haber sido excluidos.

Si trastadáramos esto a una Convención anual de Comerciales que realiza una marca de automóviles en un Palacio de Congresos:

1. No público: los niños, a los que haya o no una Convención ni les interesa. Es más, no saben si quiera qué es una Convención.
2. Público latente: el servicio de Seguridad de la fábrica de automóviles o los proveedores de la empresa.
3. Público informado: departamentos de la empresa, como el de Administración, Producción… Así como stakeholders o algunos clientes.
4. Público activo: obviamente, y como mínimo, el equipo comercial y fuerza de ventas de la empresa.

Ceremonial y Protocolo

Con todo esto, ahora hay que organizar el espacio para los asistentes, así como todo lo que sucede en ese  evento. Es lo que se conoce como Protocolo y Ceremonial, respectivamente: dónde colocaremos al Presidente de la entidad o al alto cargo que asista (si es el caso) o si habrá catering o discursos.

Hay que tenerlo todo en cuenta: revisar la redacción de los contenidos, el diseño de todo el material, la luz de la sala, la disposición de comensales (si hubiera catering), la entrega del regalo protocolario, las banderas (si es un acto oficial)… Estamos hablando del aspecto no verbal del evento: la ceremonia, la etiqueta y el protocolo. ¿Queremos que el acto se realice en un caserón antiguo o en pub de estilo moderno? La música de fondo, ¿clásica o moderna? La vestimenta, ¿de etiqueta o no?

En base al evento que se organice y lo que se quiera conseguir, así debemos concebirlo: hay eventos muy serios, pero con un tono informal. Hay eventos lúdicos, con un marcado carácter protocolario. No hay más que irse a una de las Presentaciones de producto de Steve Jobs o a una Inauguración de los Juegos Olímpicos. De un modo u otro, siempre hay que tener presente el fin y el público invitado.

Y ahora, con todo esto, ponte manos a la obra y monta el evento que todos recordarán. Y si necesitas ayuda, ya sabes que en Anagrama Comunicación te podemos ayudar.

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