¿Cómo GTD puede ayudarte a alejar tus preocupaciones?

Tenemos tendencia a complicarnos la vida en exceso recurriendo a soluciones demasiado artificiosas para resolver los problemas. La complejidad nos ahoga, la simplicidad es el camino para llegar a la sofisticación. Siguiendo el mismo principio de dividir las grandes tareas para distribuir el esfuerzo y desvanecer una falsa sensación de dificultad, podemos conseguir lo mismo con nuestras preocupaciones a través de la segmentación de la actividad. El siguiente post da la vuelta al concepto la mente como el agua, eliminar el ruido a través de COMO hacer lo QUE debemos hacer para aplicar GTD de forma eficiente.

Imagen vía TheeErin bajo licencia Creative Commons

Una cadena de montaje de 5 pasos

Estratificar mentalmente los 5 pasos -recopilar, procesar, organizar, revisar- haciendo lo que toca en cada momento, evitando pensar en las acciones derivadas, consecuencias que implican los otros pasos del asunto que tienes ante ti y aislándote de lo que tienes en marcha, durante el tiempo necesario para realizar cada una de las 5 labores sin fisuras, es uno de los indispensables para lograr la claridad en la organización y la acción.

Lo que tienes que hacer es tratado como en una cadena de montaje, donde en cada fase sólo aplicas una parte concreta del método para conseguir un conjunto: Su resolución.

Mantener el autocontrol, aplicándolo de forma repetitiva y estricta nos permitirá crear este hábito. No se trata de algo sencillo, nuestra tendencia a buscar la multitarea, a abrirnos para recibir los inputs de nuestro entorno puede resultar insalvable. Comprometerte a llevarlo a la práctica, inténtalo, persiste sin dejar que tus errores te desanimen, persevera aplicando pequeñas correcciones  haciéndolo cada vez mejor, y finalmente repítelo sin excepción, de esta forma conseguirás dominar una de las claves de GTD para enfocarte como un laser.

¿Qué es lo siguiente para hacer?

La lista de próximas acciones no es tan sólo una to do list con el siguiente a realizar, deben ser nuestras preocupaciones más inmediatas sobre las que focalizar toda nuestra atención para terminarlas y hacer avanzar nuestros asuntos. Limitamos nuestra perspectiva a lo más inminente con la intención de que otros temas abiertos pero en un segundo plano, dentro de nuestros proyectos o programados en nuestro archivo de seguimiento, no nos tomen atención, energía y nos acaben generando estrés.

¿Cuántas veces descuidas tus tareas más inmediatas porque te preocupa un problema pendiente, una reunión para preparar o algo relacionado con un proyecto que te genera más interés?

Una dedicación a las siguientes acciones de forma estricta permite llevar a la práctica el principio de simplificar los grandes problemas en pequeños pasos mucho más asumibles y no verse sobrepasado (sobre todo en el terreno emocional). Llévalo a la práctica, durante la jornada haciendo uso de una lista B agrupando un lote con 3 o 4 de tus próximas acciones que debes hacer si o si, y procesando la inbox con una revisión de las acciones que realizarás al día siguiente durante la revisión diaria.

Elegir en función de tu visión

Construir una sólida visión de futuro, a pesar de ser una tarea compleja, es la base para asentar unos criterios para decidir que dejamos entrar en nuestra actividad más inmediata, y que reservamos para ponerlo en marcha algún día. Trabajar nuestra visión de futuro, manteniendo los puntos clave y  saber enriqueciéndola con todo lo que surge y cambia nuestro punto de vista a lo largo de los años, nos genera confianza en nuestra forma de hacer y en nosotros mismos. Por el contrario, una visión estática no revisada con la frecuencia oportuna crea un desajuste entre el plan preestablecido y lo que queremos de verdad.

La confianza resulta clave - de nuevo - a la hora de decidir nuestros objetivos anuales o bianuales, reduciéndolos al indispensable para focalizar y ser eficientes en su resolución. Equivocarse a este nivel significa derrochar meses trabajando en una dirección errónea, generar frustración y otras emociones negativas que nos desenfocan de lo que de verdad perseguimos y debemos hacer. Por el contrario, su correcta declaración permitirá ramificar nuestra actividad en proyectos y acciones para completarlos.

“En ambos casos utilizaremos como criterio prioritario para HACER, la pregunta: ¿Me acerco a mi objetivo? Para hacer o demorar las acciones y proyectos que se nos planteen diaria o semanalmente”

Dejar entrar a tu lista de próximas acciones aquellas que cumplan el criterio de colaborar a acercarte a uno de tus objetivos es una de las claves para no trufar tus quehacer diario de trabajo que realmente no te aporta nada, simplemente te aparta la vista del horizonte y genera esa traicionera sensación de estar ocupado.

La simplicidad está dentro del ADN de Get Things Done, lo que hace posible que todo el mundo sea capaz de aplicarlo más o menos de forma correcta con un periodo de tiempo relativamente corto. La complejidad radica en desplegar todo su potencial, por que más allá del conocimiento del método hace falta desarrollar hábitos e implementar detalles como los mencionados. Permíteme que en este último post sobre GTD del año te haga una pregunta: ¿Cuál ha sido el recurso, dentro de GTD, que te ha ayudado más a alejarte de tus preocupaciones? Hazlo me llegó en forma de comentario o vía twitter @davidtorne.