Cómo hacer accionable el trabajo del conocimiento

Entender cómo hacer accionable el trabajo del conocimiento es un gran reto, porque solo se puede trabajar sobre algo cuando es accionable.

En el trabajo manual, la tarea siempre es accionable. Es evidente qué hay que hacer y cuándo está hecho.

Por el contrario, en el trabajo del conocimiento la tarea ni es evidente ni es accionable. En consecuencia, antes de poder hacerla, hay que convertirla en evidente.

Esto supone un doble trabajo: definir qué hay que hacer y también cuándo estará «hecho».

Además de requerir un esfuerzo intelectual que preferiríamos evitar, hacer accionable el trabajo del conocimiento nos desagrada profundamente, porque afecta a nuestro ego.

Nos gusta presumir de nuestro trabajo. Nos pasamos el día «evaluando», «coordinando», «diseñando» y un largo etcétera de verbos que dan gran importancia a lo que hacemos.

Esto es un problema porque, cuando se convierte en accionable, el trabajo del conocimiento pierde todo su glamour.

Qué significa que algo es accionable

Puede parecer obvio que algo es accionable cuando se puede hacer, pero esto es en realidad mucho menos obvio de lo que parece.

Para empezar, porque «accionable» tiene varios significados.

Por una parte, accionable significa «sin dependencias».

Si quieres hacer una tortilla de patatas, pero antes tienes que ir a comprar patatas, entonces «hacer una tortilla de patatas» todavía no es accionable.

El motivo es que —te pongas como te pongas— sin patatas no puedes hacer tortilla de patatas.

Por otra parte, accionable significa «físico y visible».

«Hacer» implica algún tipo de actividad física y visible. Si algo no es físico ni visible, ¿cómo lo vas a poder hacer?

Puede que ya puedas «evaluar» ese informe, pero si no concretas qué tienes que hacer físicamente para ello, no podrás hacerlo.

Por eso, en GTD^® hay un término específico para definir la actividad física y visible que se puede hacer —sin dependencias previas— para que algo avance: «siguiente acción».

El trabajo intelectual es intangible

El trabajo intelectual por sí solo no produce efectos físicos. Para que el trabajo intelectual tenga algún tipo de efecto físico hay que traducirlo en actividades físicas.

Esto nos lleva a que, para que esos verbos tan cool —«evaluar», «coordinar», «diseñar» y demás familia— tengan alguna consecuencia tangible, hay que traducirlos en verbos que impliquen acciones físicas y visibles.

Usar estos verbos sin traducir para construir nuestros recordatorios tiene un coste y por eso su uso es una mala práctica.

Cuando usas un verbo como «evaluar» a modo de recordatorio, estás dejando a medio hacer el trabajo de convertir la tarea en evidente.

Antes de poder «evaluar», tu cerebro va a necesitar traducir esa palabra a las actividades físicas y visibles que, una vez completadas, te van a permitir dar el tema por «evaluado».

Por eso la buena práctica es dejar a un lado el glamour y «aterrizar» estos verbos tan resultones en otros más vulgares.

¿Qué tienes que hacer —físico y visible— para poder dar por «evaluado» ese tema?

Seguramente la respuesta tenga que ver con actividades físicas y visibles como «leer», «anotar» o «comparar».

Cosas tangibles que producen resultados tangibles.

Pensar es una actividad física

Cuando alguien me responde a una petición con un «lo tengo que pensar», mi mente automáticamente lo interpreta como «lo voy a procrastinar sine die».

En mi experiencia, son muy pocas las personas que tienen claro que pensar es mayoritariamente una actividad física.

Cuando pensar se convierte en «rumiar», en darle vueltas en círculo a un tema sin estructura ni método, lo más probable es que nos enfrentemos a la tan conocida «parálisis por análisis».

Está claro que pensar implica actividad mental, pero para que esa actividad arroje algún fruto debe ir siempre asociada a alguna actividad física.

Se piensa haciendo. Garabateando ideas, haciendo listas, números o esquemas. Se piensa dibujando, probando y ensayando.

Se piensa construyendo prototipos e iterando. El design thinking, por ejemplo, es una gran metodología para pensar con efectividad.

La herramienta GTD^® para aprender a pensar haciendo

La metodología de efectividad personal GTD^® dispone de su propia herramienta para pensar haciendo. Me refiero al Modelo de Planificación Natural de Proyectos.

Cada uno de los pasos de este modelo te lleva a hacer cosas físicas asociadas a la actividad intelectual.

Pensar de manera efectiva requiere identificar un resultado y escribirlo de forma clara y concreta.

También requiere tener claro y anotar el propósito y las condiciones de contorno.

Cuando haces una lluvia de ideas, estás obviamente pensando, pero también estás escribiendo o dibujando lo que pasa por tu cabeza.

Y también realizas una actividad física cuando organizas y apuntas tus siguientes acciones.

Conclusión

Convertir en accionable el trabajo del conocimiento es muy sencillo.

Lo primero, dejar a un lado todos esos verbos que nos hacen sentir que nuestro trabajo es de gente importante.

Para bien o para mal, el trabajo del conocimiento puede reducirse fácilmente a una docena de verbos de acción física sin ningún glamour: escribir, dibujar, descargar, llamar, rellenar…

Lo segundo, definir la tarea de forma que cualquier persona sea capaz de llevarla a cabo sin tener que preguntarte para ello.

Como dice David Allen, se trata de aprovechar «tu yo más listo» para que ponga recordatorios lo suficientemente claros como para que «tu yo más tonto» sea capaz de llevarlos a cabo.

La mayoría de los sistemas GTD^® que veo muy rara vez cumplen esta buena práctica.

¿Te atreverías tú a poner a prueba tu sistema actual de recordatorios?

[Este es el último post de este «curso». Me tomo ahora un par de meses para «afilar la sierra» y «recargar pilas». Nos vemos de nuevo en septiembre. ¡Feliz verano!].

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