Cómo hacer control de daños con GTD®

Escribía recientemente Paz Garde sobre el «sesgo optimista» y sus consecuencias. Este sesgo se combina a menudo con otros, como la «falacia de la planificación» y el «efecto superconfianza», dando lugar a un efecto parecido al que produce una cerilla encendida al combinarse con un bidón de gasolina…

Fruto de estos sesgos, las personas tenemos una inclinación peligrosa a abarcar más de lo que podemos, así como a marcarnos plazos escasamente realistas.

Todo ello da lugar a una sensación frecuente de desbordamiento, frustración y estrés, al ver que no llegamos a todo, que los plazos se nos echan encima y que la calidad de nuestro trabajo es inferior a la que nos gustaría.

Es aquí donde —afortunadamente— vienen a nuestro rescate la efectividad personal y GTD^®, permitiéndonos controlar y minimizar considerablemente los daños derivados de estos sesgos.

La aplicación sistemática de la metodología GTD^® no solo nos permite elegir con confianza qué hacer en cada momento, sino que también nos asegura ser conscientes de todo lo que estamos dejando sin hacer.

El hábito clave de la revisión semanal hace posible que —de forma frecuente y regular— podamos revaluar nuestra carga real de trabajo y la situación de todos nuestros compromisos.

Los 6 niveles de enfoque, por su parte, nos aseguran que tengamos una perspectiva global de todos nuestros asuntos: urgentes o no; importantes o no; inmediatos o no; profesionales o no.

Interiorizar la metodología GTD^® nos va a permitir aprender sobre nuestras capacidades reales y sobre el impacto de nuestros sesgos en nuestro rendimiento. Y este aprendizaje —si realmente tiene lugar— aumentará nuestra humildad y nuestra asertividad.

La humildad nos hará extremar nuestra cautela a la hora de asumir nuevos compromisos o asumirlos con plazos de entrega más realistas.

La asertividad nos ayudará a decir «no» con la frecuencia necesaria, de la manera adecuada, y sin experimentar culpabilidad por ello.

Eso sí, para llegar a este punto de madurez en el uso de la metodología hay que haber recorrido buena parte del camino para dominar GTD^®

Y aún así, seguiremos —con toda probabilidad— asumiendo más de lo que podemos y con plazos difícilmente cumplibles.

Para eso están precisamente las revisiones de GTD^® , tanto las semanales, como las de los niveles superiores.

Gracias a ellas, por ejemplo, yo compruebo periódicamente como mi sistema se ha vuelto a «salir de madre» una vez más.

Esta situación es fácil de reconocer, y se caracteriza por «detalles» como que muchos de tus proyectos llevan semanas parados o sin apenas moverse. Lo mismo ocurre con algunas siguientes acciones, que parecen haber echado raíces en tus listas.

Estos «detalles» van acompañados de una creciente sensación de pérdida de control, aumento de la ansiedad y tentación creciente de establecer un sistema paralelo a tu GTD^® —en forma de post-it o similar— para asegurar que «no se te pase nada de lo importante».

Todo esto en conjunto tiene un nombre: te has caído de la tabla. Aunque tampoco pasa nada si te caes, evitar caerte es tan sencillo como aprender a reconocer cuándo estás a punto de hacerlo, y adelantarte.

En mi caso, cuando —tras un par de revisiones semanales consecutivas— me doy cuenta de que el volumen de acciones y proyectos deja de ser el habitual y ha empezado a «dispararse», lo que hago es reservarme un bloque de tiempo para hacer una «poda» a fondo.

Estas «podas» consisten —básicamente— en incubar o eliminar gran parte del contenido de mis listas, devolviendo su tamaño a un volumen realista y manejable.

Todo esto —revisar periódicamente y mantener tus listas bajo control— es más prevención de daños que control de daños, pero prevenir es también una forma de controlar 😉

El control de daños como tal consiste en atajar las situaciones antes de que exploten. Y con las prácticas habituales que tiene la mayoría de las personas, es prácticamente imposible.

Una de las cosas que más me llama la atención en los cursos de formación GTD^® oficial que facilito, es que casi nadie revisa su calendario más allá de la próxima semana. Esta pésima práctica —por sí sola— dificulta extraordinariamente cualquier control de daños efectivo.

Yo reviso —todas las semanas— las cuatro o cinco próximas semanas en mi calendario. Esto me permite tomar consciencia de qué plazos no voy a poder cumplir, y también actuar de inmediato, por lo general renegociándolos.

Lo que quiero decirte con este post es que la mayoría de las crisis son evitables si realmente aplicas GTD^® , ya que, como dice Jordi Fortuny, GTD^® te prepara para «lo que te echen».

En mi experiencia, el 99% de los plazos se puede renegociar sin mayor problema, siempre que lo hagas con la antelación suficiente.

Por eso, para hacer control de daños con GTD^® , lo importante es tener una visión completa, global y actualizada —con la frecuencia necesaria— de todos tus compromisos.

Solo así podrás practicar la «planificación adaptativa», ajustando regularmente lo que crees que vas a hacer a la realidad de lo que estás haciendo y vas a poder hacer.