Cómo hacer que una reunión no sea una perdida de tiempo

De siempre me ha gustado ser organizado, no en vano, en más de una ocasión me han llamado “el hombre sistema”.

Manías que tienen uno a la hora de hacer las cosas, rutinas que se va auto-imponiendo con el tiempo, incluso cuando afronto novedades en mi vida, lo hago de la forma más sistemática posible… no me gusta vivir en el caos ni en la incertidumbre.

Por eso me da tanta rabia cuando me toca ir a una reunión y veo que tres cuartas partes de la misma se ha convertido en una perdida de tiempo. ¿Si se podía haber liquidado el asunto en 15 minutos qué narices hacemos aquí más de una hora?

Te suena, ¿verdad?

Pues en el siguiente artículo encontrábamos unas cuantas pistas para que las reuniones sean lo que tienen que ser: productivas. Para eso hay que abordarlas atendiendo a tres grandes bloques: preparación, desarrollo y seguimiento.

Trabajo previo.

Una reunión debe tener bien definido su objetivo, establecer una meta clara que se pueda tratar durante la duración de la misma –no debe superar la hora y media, porque pasado ese tiempo, la atención y participación irá decreciendo–.

Una vez que se tiene claro qué se quiere resolver hay que definir quién debe asistir. Tenemos que ser capaces de evitar y controlar personajes que utilizan las reuniones para encubrir su incompetencia. Gente experta en dar vueltas a las cosas, poner pegas a todo para, al final, acabar en el mismo sitio.

Por supuesto, no hay que olvidarse de adjuntar la documentación necesaria y exigir que cada asistente acuda con los deberes hechos: haber estudiado el orden del día y tener preparado todo lo necesario para argumentar su intervención.

En la reunión.

Una vez llegada la cita, la puntualidad es esencial. La actitud con la que se acude es también vital: hay ir libre de prejuicios y abierto a escuchar. De lo contrario, se pueden descartar propuestas interesantes sólo porque no nos gusta quién lo dice. Una reunión eficaz sólo se consigue respetando los turnos de palabra, sin monopolizar la junta, con un tono calmado y sin promover la agresividad.

Clausura.

Una fase a menudo olvidada es el cierre. Es el momento de definir acciones, fijar responsables para cada una de ellas y los plazos de ejecución. Todo debe quedar recogido en un acta y la figura del responsable de seguimiento, aunque poco extendida en las organizaciones, es importante, porque permitirá comprobar si los acuerdos alcanzados se están cumpliendo y evitará volver sobre puntos ya tratados.

Me encanta este tema de las reuniones, así que la semana que viene profundizaremos en ello un poquito más. Hoy no os quiero cansar más, que ya es viernes, puerta del fin de semana, así que os dejo con el vídeo clip musical elegido para esta ocasión: Imagine Dragons – It’s Time.