Cómo hacer un eficaz “brainstorming”

Supongo que a estas alturas de la película, ya debes saber qué es un “brainstorming” o “tormenta de ideas”. Pero para que no queden dudas te voy a facilitar la definición que nos aporta Wikipedia:

“Una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La tormenta de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

Esta herramienta fue ideada en el año 1938 por Alex Faickney Osborn, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente, dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.”

Dicho en términos coloquiales: se trata de reunir a un grupo de personas en una sala durante 2 o 3 horas sin interrupciones externas y dejarlas que expresen líbremente sus ideas sobre un tema predeterminado en busca de una solución para un problema concreto.

Si nunca has participado en una sesión de brainstorming no puedes hacerte una idea de los sorprendentes resultados que pueden alcanzarse. Pero no quiero venderte las bondades de esta técnica, de la cual yo soy un entusiasta seguidor, sino facilitarte una serie de consejos para que, si te decides a ponerla en práctica, puedas sacar los mejores resultados posibles.

Son estas simples reglas que mejoran la eficacia del grupo considerablemente:

1.- Invita a la gente adecuada.

Con frecuencia se suele invitar a estas reuni0nes de trabajo a gente brillante y creativa, pero con poca experiencia en aplicar esta técnica o en el problema a resolver, y eso suele producir ideas que, aun siendo brillantes en teoría, nunca pueden implementarse en la práctica. Por eso mi recomendación es intentar hacer un “mix” de personas expertas en practicar el brainstorming y personas expertas en el problema que se va a tratar.

2.- Échales de comer y verás cómo mejoran los resultados.

Las mujeres suelen decir que el mejor camino para llegar al corazón de un hombre es a través del estómago. Y hay mucho de razón en esa afirmación.

Curiosamente, está comprobado que los resultados del brainstorming mejoran considerablemente cuando en medio de la mesa de reuniones se colocan unas bandejitas con chocolatinas, frutos secos, etc., además de algunas bebidas no alcohólicas, por supuesto. Y probablemente la razón de este incremento de productividad provenga de que este tipo alimentos aportan considerables dosis de energía a quienes los ingieren.

3.- No invites al jefe a la reunión.

Las sesiones de brainstorming funcionan mucho mejor cuando todos los asistentes son, más o menos, del mismo nivel jerárquico. Probablemente porque así todos pueden manifestarse con mayor libertad.

Si un participante está preocupado por lo que su jefe, presente en la  reunión, pueda pensar de lo que va a decir, es muy probable que se lo piense dos veces y, ante la duda, termine callándose una buena idea.

4.- Define claramente el problema.

Estas reuniones son más eficaces cuando se trata de buscar soluciones para un problema concreto y muy bien definido. Por eso se recomienda que el problema se entregue por escrito a los asistentes antes de empezar la sesión.

5.- Aprovecha todo lo aprovechable.

Es muy frecuente que en medio de una sesión de brainstorming se generen buenas ideas que, aun no siendo relevantes para el problema que se trata de resolver, pueden ser aprovechables para otros fines. Y parece innecesario decir que no se deben desaprovechar.

Mi consejo es anotarlas en “post-its” y pegarlas en un tablero o pizarra que debería existir en la sala de reuniones.

6.- Está prohibido juzgar las ideas en medio de la reunión.

Juzgar una idea que acaba de lanzarse sobre la mesa es la manera más eficaz de cortar la creatividad de los presentes. La sesión de brainstorming es un proceso de creatividad, no de análisis racional. Tiempo habrá en una sesión posterior de analizar cada una de las propuestas y clasificarlas por su grado de interés.

7.- Cuidado con el liderazgo del grupo.

Otra forma de matar la creatividad del grupo es permitir que uno de los participantes lidere o domine la sesión, especialmente si se trata de alguien con mayor nivel jerárquico que los demás participantes.

Lo ideal es que no exista un líder, sino un “dinamizador”, alguien que promueva la participación y la creatividad sin asumir el rol de líder. Por esa razón en las grandes organizaciones suele contratarse a un profesional externo para que lidere la sesión y la dinamice.

8.- Es muy importante compartir la información.

Es muy habitual que los diferentes asistentes a la sesión de brainstorming tengan diferentes niveles de conocimiento y experiencia en el tema a tratar. Por eso es muy recomendable comenzar la reunión haciendo que cada participante exponga brevemente lo que sabe acerca del problema que se va a tratar, ya que eso permite que todos partan desde un nivel de conocimientos común.

9.- Además del dinamizador debe existir un secretario.

El dinamizador debe estar durante toda la sesión pendiente de todos y cada uno de los asistentes, ayudándoles y facilitando su participación, sin poder dedicar ni un minuto a otra tarea.

Por eso se hace necesaria la presencia de un “secretario”, que es una persona que no tiene que participar en las discusiones, sino tan solo tomar notas de todo lo que se va diciendo. Y muy especialmente de las propuestas o ideas que se lanzan durante la reunión.

10.- Dale seguimiento al brainstorming.

Está comprobado que muchas buenas ideas surgen después de haber terminado la reunión. Por eso no debemos concluir el brainstorming cuando nos levantamos de la mesa.

Es aconsejable fomentar las conversaciones entre los participantes, fuera de la reunión y vez esta ha terminado, mientras todavía tienen las ideas discutidas frescas en su cabeza y a la mano las notas que han tomado durante la reunión.

También es muy eficaz convocar una segunda reunión unos días más tarde con solo una parte de los asistentes a la primera reunión para analizar y evaluar las ideas obtenidas en la primera reunión, separar las aprovechables de las que no lo son, mejorarlas y decidir cuáles serán los siguientes pasos. Y por experiencia te digo que esta segundo reunión suele ser más productiva que la primera.

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