Cómo hacer una Backup de Correos en Outlook

Seguro que muchas veces has necesitado hacer una copia de seguridad de tus correos electrónicos, tanto para tener un respaldo y no perderlos, como para conseguir más espacio porque te estás quedando sin él en tu hosting, y quizá los tutoriales oficiales no te han sido de mucha ayuda. Por eso, te vamos a explicar el paso a paso para crear una backup de tus emails en el gestor de correo Microsoft Oulook y además te mostraremos cómo importarlos sin perder información y también cómo visualizarlos con distintos métodos.

¿Qué es una copia de seguridad y por qué debo hacerla?

Una copia de seguridad es una copia de tus archivos, en este caso una copia de tus correos electrónicos, con sus archivos adjuntos, fechas,etc. ¿Y pòr qué hacerla? eso tiene fácil respuesta: porque nos puede hacer falta en el futuro. Hay muchas circunstancias que pueden hacer que necesites una copia de seguridad de tus correos electrónicos:

• Se estropea el ordenador y no hay forma de recuperarlo.
• No sabes cómo copiar los correos almacenados en el hosting que tienes contratado.
• Necesitas recuperar espacio del hosting porque tu web está creciendo y no quieres pasar a un plan superior y más caro.

Por todo esto la copia de seguridad de tus correos antiguos es muy importante, e igual que cuando realizamos respaldos de nuestros archivos o de nuestra web, deberíamos, como una rutina, hacerlo de nuestros emails.

¿Cada cuánto tiempo es recomendable hacer una copia de seguridad de los correos?

Depende de ti, de tu forma de trabajar, del flujo de emails que envíes y recibas, si los adjuntos que envías o recibes son muy grandes (como es nuestro caso) y del tiempo del que dispongas para hacerlo. En nuestro caso, antes hacíamos una copia anual, pero desde que nos quedamos sin espacio en el hosting realizamos una copia cada 6 meses.

¿Dónde guardo las copia de seguridad de los correos?

En un disco duro externo, un pen drive, en la nube...en el sitio o sitios donde recuerdes que la has guardado y que te resulte más cómodo. Para la nube puede ser Google Drive, Dropbox, OneDrive,…

Tutorial para hacer una Backup de los correos en Outlook

1.Lo primero es abrir el programa Microsoft Outlook de tu paquete Office y seleccionar el correo electrónico que quieras copiar. En nuestro caso, es el Outlook 2013 y lo haremos con nuestro correo claudiabravo@estudioka.es, que está alojado en un hosting externo:

2. Ahora, haz clic en el menú superior “Archivo”. Nos aparecerá el menú vertical en azul, donde clicaremos en “Abrir y Exportar”:

Y a continuación haremos clic en “Importar o Exportar”

3. Nos aparecerá esta ventana, donde iremos siguiendo un paso-a-paso.

4. Ahora seleccionamos “Exportar a un archivo”

5. Elige “Archivo de datos de Outlook (.pst)”

6. Selecciona el correo que quieres copiar, con la casilla de “Incluir Subcarpetas” activa y dale a “Siguiente”:

7. Dale al botón “Examinar” para seleccionar la carpeta donde guardarás el archivo .pst que te genera Outlook

8. Al finalizar, te aparecerá una última ventana donde te dice que puedes, si quieres, crear una contraseña para bloquear el archivo. Si no quieres agregarle ninguna, simplemente haz clic en “Aceptar”

Y ¡listo! ya tenemos nuestro archivo .pst creado y guardado en nuestro ordenador. Ahora, si no lo has hecho ya, tocaría guardarlo en un disco duro externo, un pen drive o subirlo a la nube.

Y ahora, ¿y si quiero seguir viendo los correos electrónicos, porque aunque no me queda espacio en el hosting, necesito consultarlos? te proponemos dos soluciones:

• Crear y configurar una cuenta de correo gratuita de Gmail y copiar en ella todos los correos copiados, pudiendo tenerla instalada en Outlook y consultarlos también en Gmail.
• Visualizar los correos electrónicos en un Visor PST gratuito

Tutorial para importar mi backup .pst en un correo de Gmail

1.Crea tu cuenta en Google para obtener todos los servicios y aplicaciones, incluyendo Gmail en este enlace 

2.Una vez rellenados todos los campos, entramos en Gmail y comprobamos que nos aparece así:

3.Es el momento de volver a Outlook para configurar el correo de Gmail aquí, vamos a Archivo > Agregar Cuenta

4.Ahora vamos a configurar la cuenta de Gmail según nos indica Google, y para ello seleccionaremos “Configuración manual o tipos de servidores adicionales”

Para poder configurar aquí la cuenta, importar los correos y que también podamos verlos en la cuenta de Gmail, configura la cuenta como IMAP, por lo que debes seleccionar “POP o IMAP”

En esta captura puedes ver los datos que a día de hoy (17/11/2016) tiene Google para configurar los correos en IMAP. Puedes abrir la página donde hemos consultado estos datos en este enlace.

Lo primero es completar la Información del Servidor tal como ves en esta captura (imap.gmail.com/smtp.gmail.com) y clicar en “Más configuraciones”

Ahora activa la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación” en la pestaña “Servidor de Salida”

En la pestaña “Avanzadas” configúralo como aparece en la captura, siguiendo las pautas de la tabla de Google

Por último, activa la casilla de “Requerir inicio de sesión utilizando Autenticación de contraseña segura (SPA)” y haz clic en “Siguiente” y ya tendremos nuestro Gmail configurado en Outlook

3. Ahora importamos el archivo .pst a la cuenta que hemos configurado en Gmail. Antes comprueba que os aparecen los correos de bienvenida de Gmail. Después iremos a Archivo en el menú superior y seguiremos un proceso parecido al que hicimos para crear la backup, pero en lugar de Exportar, vamos a Importar.

Clicamos en “Abrir y exportar” en el menú izquierdo y a continuación en “Importar o Exportar”

Selecciona “Importar de otro programa o archivo” y sigue los pasos de las capturas siguientes

Clica en “Examinar” para buscar la ubicación de tu archivo .pst

Es importante que esté activada la casilla de “Incluir subcarpetas” y que Importes elementos en la misma carpeta de el correo de Gmail que acabas de configurar:

Cuando finalice, podrás ver los correos importados

Una vez que Outlook sincronice los correos que acabas de importar con el servidor de Gmail, los podrás ver en el programa (esto para un archivo .pst pequeño es casi inmediato, pero en caso de ser un archivo grande tendrás que esperar). También podrás ver esos correos en Gmail directamente, una vez haya terminado de importar. Ya tienes hecha tu copia de seguridad, y volcada a un correo gratuito de Gmail.

Visualizar correos electrónicos de un .PST sin el programa Outlook

Existen programas para poder visualizar los correos de un archivo .pst sin tener instalado el programa Outlook. Esto puede ser muy útil si por ejemplo utilizas Mac o te has cambiado de ordenador y no tienes instalado Outlook pero necesitas poder consultar tus emails de forma rápida.

Sólo tienes que buscar en Google por un visor de .PST como por ejemplo PST Viewer, descargarlo e instalarlo, y luego importar el arhivo .PST y te dejará ver e imprimir los correos electrónicos. Lo único malo es que no podrás descargar los archivos adjuntos de los correos, pero sí podrás visualizarlos.

Si te ha sido útil este tutorial, comparte. Si tienes dudas, comenta y te contestaremos pronto.

¡Abrazos de oso!