¿Cómo hacer una factura de autónomo por primera vez?

Ahora que por fin tu actividad profesional como autónomo está en marcha y has conseguido algunos clientes, llega el importante momento de hacer tu primera factura. Un documento que será el paso previo a recibir tus primeros ingresos, si todo va bien.

Seguramente a lo largo de tu vida hayas visto muchas facturas, pero ahora que te llega el momento de elaborar una como autónomo es posible que te surjan las dudas. Vamos a ver paso a paso cómo tienes que hacerlo para no cometer ningún error.

Darse de alta en el IAE para poder emitir facturas

Para que tu actividad sea totalmente legal, debes darte de alta en Hacienda eligiendo el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) que mejor se amolde a la actividad que vas a ejercer.

No te asustes si no encuentras nada que cuadre exactamente con lo que tú haces. La regulación de este impuesto se ha quedado un poco obsoleta y no tiene en cuenta nuevas profesiones como la de Community Manager. Intenta buscar la actividad que más pueda aproximarse a lo que tú haces.

Si vas a llevar a cabo diferentes actividades, incluso puedes darte de alta en varios epígrafes. Además, puedes hacer cambios al respecto todas las veces que lo consideres necesario.

Lo que es imprescindible, en todo caso, es que te des de alta en Hacienda. Esta es la forma que tienes de comunicarle al Fisco que vas a ejercer una actividad económica y vas a facturar por ella. Si no lo haces, no solo no podrás emitir una factura, sino que estarías cometiendo una irregularidad que puede llegar a salirte muy cara.

¿Hace falta el alta en el RETA?

El alta en el RETA o Régimen Especial de trabajadores Autónomos es necesaria cuando la actividad que vas a ejercer tiene un carácter habitual. Si es algo puntual, no hace falta, pero sí tienes que darte de alta en el IAE para facturar.

Por ejemplo, si eres un fotógrafo aficionado y tu prima te contrata para hacer su reportaje de boda, no es necesario que para un trabajo de un día te des de alta en la Seguridad Social, bastará con el alta en el IAE.

Ahora bien, si vas a trabajar como fotógrafo de bodas los fines de semana, entonces sí tienes que cursar tu alta como autónomo, con independencia de la cantidad de dinero que factures a final de mes por tu actividad.

La numeración de tus facturas

Con tu situación debidamente legalizada ante Hacienda, ya puedes facturar. Ten en cuenta que todos los documentos de este tipo que emitas deben estar numerados de forma correlativa y cronológica.

Puedes comenzar por el número que te dé la gana, pero el resto de documentos seguirán un orden. Si empiezas por el 1, luego vendrán la factura 2, la 3… Si comienzas por el 100 tendrás luego la 101, la 102, etc.

Cuando cambia el ejercicio económico (empieza un nuevo año) es el único momento en el que puedes variar la serie que usas para numerar tus facturas. No es obligatorio, pero sí muy aconsejable. Porque, en caso contrario, tras unos años de actividad puedes acabar con series demasiado largas para numerar tus facturas.

Puedes usar letras y números, pero también algunos caracteres especiales como la barra inclinada, el punto o los guiones bajo o medio.

Lo que te recomendamos en este caso es que uses un sistema de numeración que sea lo más sencillo y práctico posible.

Por ejemplo, arranca el año con la factura 1/2021 y luego sigue con la 2/2021. Cuando empiece un nuevo ejercicio fiscal pasas al modelo 1/2022 y así sucesivamente.

Además, recuerda llevar un registro de todas las facturas que emitas. Antes solíamos pensar que una sencilla hoja de cálculo puede ser suficiente para dejar constancia de todos los documentos que has emitido y de la información básica contenida en los mismos. Pero cada vez es más recomendable utilizar para este fin un software de facturación en nube eficiente.

Ten en cuenta que Hacienda puede pedirte una copia de tu libro de facturas para hacer las revisiones pertinentes, así que tenlo siempre lo más al día posible. Si utilizas Cloud Gestion, por ejemplo, no tendrás que preocuparte por este punto.

Impuestos que debes aplicar en tus facturas

Si te tienes que dar de alta en Hacienda para poder facturar es precisamente porque una factura implica la aplicación de una serie de impuestos.

IVA

Lo normal es que el producto que vendes o el servicio que prestas esté gravado con IVA. Antes de nada infórmate sobre el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido que es aplicable en tu caso y aplica ese porcentaje en tus facturas.

En caso de que tu actividad esté exenta de IVA (por ejemplo si te dedicas a la labor docente), simplemente no tendrás que aplicar este impuesto en las facturas que emitas.

Ten en cuenta que estamos hablando del IVA que repercutes a tus clientes y que luego tendrás que ingresar tú mismo a la Agencia Tributaria. Es decir, que lo que te abonan a ti en concepto de IVA no es dinero tuyo.

Una vez que acabe el trimestre deberás elaborar la autoliquidación correspondiente de este impuesto e ingresar en Hacienda la cantidad resultante de restarle al IVA repercutido el que tú has soportado (el IVA que está en las facturas que tú has tenido que pagar por productos o servicios vinculados con tu actividad: compra de material de oficina, línea de teléfono, etc.)

IRPF

Como estás ejerciendo una actividad económica debes pagar impuestos por ello, concretamente el IRPF. Sin embargo, no todos los autónomos aplican retención de IRPF en sus facturas.

La retención se lleva a cabo cuando se está dado de alta en el IAE en un epígrafe que corresponda a actividades profesionales o artísticas. Además, la retención solo es aplicable cuando el cliente que va a recibir la factura es una empresa u otro autónomo. Si se trata de un particular, no se aplica retención de IRPF.

La cuantía a retener es de un 15 %. No obstante, si es la primera vez que estás de alta en el RETA, durante los tres primeros años la cuantía se reduce a un 7 %.

Si estás dado de alta en el régimen de estimación objetiva por módulos retienes un 1 %, y si te dedicas a actividades agrícolas, forestales o ganaderas tu retención será siempre de un 2 %. No obstante, si haces actividades ganaderas de engorde porcino o de avicultura, la retención es de un 1 %.

Al aplicar la retención lo que sucede es que el cliente no te va a pagar la totalidad de la base imponible, sino que de ella va a descontar la cantidad equivalente a la retención aplicada. Una vez que acabe el trimestre ingresará ese dinero en Hacienda a cuenta de tu IRPF.

Si en tu caso tus facturas no llevan retención de IRPF, una vez que acabe el trimestre harás la autoliquidación del impuesto y tendrás que abonar de forma directa la cantidad resultante en función de tus ingresos y de los gastos deducibles aplicables.

El contenido de la factura

Para que este documento sea legal, debe contener una serie de datos mínimos que son los siguientes.

Lo primero que debe aparecer es el número de la factura (siguiendo la numeración o serie en los términos que hemos señalado antes), seguido de la fecha de expedición de la misma. Luego se registran otros datos como el nombre o razón social del receptor (tu cliente) y el nombre o razón social del emisor (el tuyo), así como las direcciones completas de ambos y el CIF o DNI.

En el apartado de “concepto” debes detallar el producto o servicio que justifica la elaboración de la factura. Incluirás también el precio base y el IVA aplicable. Por último, incluye la retención de IRPF si corresponde.

En la factura deberán aparecer, por separado:

• La base imponible.
• El importe del IVA.
• La cuantía a retener.
• El importe total a pagar por el cliente.

Por último, no te olvides de añadir el medio de pago (mejor si admites varios) y el plazo dado al cliente para hacer efectivo el pago de la factura.

Programas para facturar

Aunque puedes hacer la factura con ayuda de herramientas ofimáticas, lo más sencillo en estos casos es recurrir al software especializado. Existen muchas aplicaciones con las que puedes hacer todas las facturas que necesites.

Lo bueno es que puedes crear una base de datos de tus clientes, así que para emitir la factura solo tendrás que añadir los nuevos importes a cobrar, el resto queda totalmente automatizado.

Además, muchos programas de este tipo ya te dejan personalizar el formato al máximo y podrás incluir el logotipo y colores corporativos de tu negocio.

Tal y como has comprobado, hacer tu primera factura (y todas las que vengan después) no es tan complicado. Al principio tendrás que dedicarle un poco más de tiempo a la facturación, pero luego la harás en apenas unos minutos.

Eso sí, una vez listo el documento, recuerda hacérselo llegar al cliente lo antes posible y guarda una copia del mismo (puede ser en formato digital) durante cinco años por si Hacienda decide hacerte una inspección. Fuera de ese plazo, ya no puede exigirte nada en relación con esas facturas.

Esperamos que este artículo te haya resultado de utilidad, sobre todo si vas a comenzar tu andadura como trabajador autónomo. Recuerda que en Cloud Gestion ofrecemos la Versión Lite especialmente pensada para esta perfil, con todo lo necesario para realizar tu facturación como autónomo.