Saber como hacer una factura es una de las primeras cosas que debería de conocer cualquier persona que tenga la iniciativa de emprender y llevar a cabo una actividad económica por cuenta propia.
Puedes realizar muy bien tu trabajo pero si no sabes facturar es posible que pierdas bastante dinero, aunque es cierto que cada vez son mas las aplicaciones y herramientas que nos facilitan la forma de hacer una factura de forma correcta y de que tenemos a nuestra disposición Google para conocer como realizar correctamente este proceso todavía existen hoy muchos autónomos que ven en hacer una factura un gran problema.
En este articulo te vamos a enseñar como realizar una factura correctamente con el fin de que puedas proceder a cobrar tus servicios de forma correcta ya que el cliente te exigirá la factura para poder justificar el gasto realizado.
A través de este articulo contestaremos a las mayorías de las preguntas y problemas con los que se encuentran los autónomos y las empresas en el momento de llevar a cabo la tarea de facturar como por ejemplo:
- ¿Quién puede hacer una factura?
- ¿Cuáles son los componentes mas importantes de una factura?
- ¿Cómo deben de numerarse las facturas?
- ¿Cuándo debemos de hacer una factura con retención y cuando sin ella?
- ¿Cuándo hacer una factura con IVA y sin IVA?
- ¿Quién puede hacer facturas intracomunitarias sin IVA? ¿Qué requisitos debe de cumplir el cliente?
- ¿Qué plazo existe para hacer una factura?
¿Quién puede hacer una factura?
Lo primero que deberás de conocer si necesitas hacer una factura es que para poder hacer una factura es necesario que formes parte del censo de empresarios, profesionales y retenedores.
Para formar parte de este censo deberás de cumplimentar el modelo 036 o 37 cualquiera de los dos te sirven aunque por sencillez siempre es mas recomendable hacerlo a través del modelo 037.
Si eres de los que no te gustan los papeles y prefieres delegar en otro esta tarea nosotros podemos ayudarte
Actualmente en nuestra asesoría fiscal el alta en Hacienda que es lo que en resumen tenemos que hacer para poder facturar solemos utilizar la plataforma Circe por que mediante un único documento electrónico (DUE) te das de alta tanto en hacienda como en la seguridad social.
Desde que te das de alta en Hacienda ya estas en disposición para poder hacer una factura.
¿Cuáles son los componentes mas importantes a tener en cuenta para hacer una factura?
Para hacer una factura lo importante es que te centres sobre todo en los siguientes conceptos:
Numero de Factura :
Cada factura que realices debe ser diferente a la anterior y además si realizas varias actividades las deberías de separar.
Para separar una actividad de otra se utilizan las series.
A la hora de facturar lo mas sencillo siempre será poner Año numero de factura.
No puedes empezar una numeración cada mes por que esto permitiría meter facturas por el medio en cambio el año es diferente por que hace referencia a un periodo impositivo.
Datos del Cliente :
Es importante que conozcas los datos de tu cliente, además si este las quiere utilizar para poder deducir necesitara que sean nominativas, no es necesario realizar facturas nominativas a particulares.
Nuestros datos : (Nombre, razón social , Domicilio fiscal Esas cosas que fijo que te sabes de memoriacomo el NIF de la empresa.
Base Imponible : La base imponible es el ingreso que espera percibir el cliente por su servicio en base a sus conocimientos, dedicación , sabiduría. La base imponible es la “cantidad de referencia” o base de calculo para los impuestos a aplicar a esa factura que pueden ser el IVA y la retencion.
IVA:
Si vas a hacer una factura posiblemente tengas que repercutir el IVA a tus clientes.
El IVA puede ser:
- General (21%),
- Reducido (10%)
- Superreducido (4%).
En algunas ventas de productos y dependiendo de quien sea tu cliente cuando te dispongas a hacer una factura también tendrás que repercutir el recargo de equivalencia. Cuidado con esto que tu estés en recargo de equivalencia no significa que cuando tengas que hacer una factura debas repercutir el recargo de equivalencia a tu cliente (esto no se puede hacer)
Cuando hagas una factura debes de conocer que algunas de estas facturas puede que no lleven IVA por que la actividad puede estar exenta o bien por que estés facturando a un cliente situado en un país tercero o bien sea un cliente intracomunitario identificado con NIF IVA
Retención:
Antes de hacer una factura en la que tengas que incluir la retención debes de saber que lo importante no es que la pongas en la factura sino que el cliente pueda posteriormente ingresar esa retención.
Si facturas con retención a particulares o clientes extranjeros es muy probable que pierdas el dinero ya que este tipo de clientes no pueden ingresar la retención en tu nombre
La mayoría de las retenciones de las facturas se ingresan en Hacienda por el cliente a través de los modelos 111 (profesionales) o modelo 115 (alquileres) pero podrían existir mas modelos como por ejemplo los derechos de autor pagados a no residentes (esto tal vez ni te interese saberlo asi que de momento olvídate)
Otros datos:
Una vez que has puesto todo lo anterior al hacer la factura puedes poner cualquier dato extra que te parezca interesante.
¿Cómo numerar una factura correctamente?
La forma mas sencilla de numerar una factura posiblemente como ya comentamos es el año y posteriormente poner el numero.
Por una parte al hacer las facturas numeradas de esta forma estamos consiguiendo varias cosas por una parte conocer cuantas facturas hemos realizado en un año determinado y cuales son los ingresos que hemos obtenido ese año.
Además el año marca el periodo impositivo ya que los ingresos contenidos en esas facturas serán las que se deben tener en cuenta para calcular el volumen de operaciones en un determinado año que sera un dato que necesitaremos en el momento de hacer el modelo 390-
Si además tenemos varias actividades es conveniente que separemos de alguna forma nuestra facturación por tipo de actividades, con lo cual al año le podemos incorporar las iniciales o bien el nombre completo de la actividad que realicemos.
La normativa coge el año y no el mes por que tu declaración es anual y no mensual, solamente en el impuesto de sociedades o en el IRPF se declaran los ingresos, el resto del año tendremos que hacer uso de ellos pero para hacer pagos fraccionados en algunos casos que no dejan de ser pagos a cuenta.
Teniendo en cuenta lo anterior lo normal es que hagamos facturas anuales.
A veces es el propio cliente el que numera nuestras facturas pero lo normal es que nosotros mantengamos nuestra numeración interna y que por lo tanto incluyamos dicha factura dentro de las nuestras con el fin de llevar un orden cronológico de las mismas.
En el caso de que junto con las facturas ordinarias tengamos que hacer facturas simplificadas o facturas rectificativas es importante que estas lleven una numeración diferente.
¿Cuándo hacer una factura con y sin retención?
Si necesitas hacer una factura en la que tengas que incluir la retención en ella lo importante es que te asegures que ese cliente podrá ingresar esa retención en Hacienda.
Solamente las empresas y los autónomos con residencia fiscal en España van a estar en disposición de poder presentar los modelos 111 y 115 que son los necesarios para que el dinero de las retenciones no se pierda.
Existen algunos casos en las que los ingresos percibidos del extranjero pueden estar sometidos a retención como por ejemplo si existen derechos de autor pero en estos casos esperaremos a que nuestro cliente nos lo indique ya que entre otras cosas la retención no es uno de los conceptos obligatorios a incluir en el momento de hacer una factura.
Por si acaso cuando hagas una factura con retención es importante que guardes los justificantes de los cobros de esas facturas con el fin de evitar problemas en tu declaración.
Si realizas una actividad empresarial no tendrás este problema cuando vayas a hacer tu factura ya que las actividades empresariales no llevan retención excepto la de transporte cuando determine sus rendimientos por estimación objetiva.
Si no sabes diferenciar entre una actividad u otra te recomiendo que mires aquí la diferencia entre actividad profesional y empresarial.
Actualmente las retenciones que se incluyen en las facturas son del 7 si eres nuevo autónomo o del 15 en el resto de casos, las actividades de transporte en estimación objetivo tienen una retención del 1%.
Para calcular la retención cuando tengas que hacer una factura debes usar la base imponible (valor de tu servicio) como referencia.
¿Cuándo hacer una factura con IVA o sin IVA?
En términos sencillos las facturas solo van a llevar IVA cuando vendas un bien o prestes un servicio en España, pero tomar esto en sentido literal puede llevar como consecuencia algún problema.
El IVA es un impuesto que solo va a poder gravar una vez lo que es la operación y que esta armonizado a nivel europeo y cada administración deberá de encargarse de gravar y recaudar a través de los diferentes empresarios y profesionales el impuesto.
Su objeto principal es gravar el valor añadido que se produce en cada fase de producción en la que adquieren bienes y contratan servicios cuando se compra un bien o contrata un servicio en España va a existir un IVA salvo que se trate de una empresa exenta.
Por lo tanto el IVA va tener como objetivo grabar la adquisición de bienes y la de servicios, a veces estos bienes y servicios son contratados a otras empresas o autónomos que pueden estar situados en un pais tercero o en otro estado de la unión europea y que van a tener que igualmente soportar un IVA.
Cuando se contrata un bien que pasa por aduanas es la propia aduana quien se encarga de hacer pagar el IVA y los aranceles que correspondan cuando se trata de un servicio o de un bien intracomunitario el mecanismo que se utiliza es la ” inversión del sujeto pasivo”
Para que una empresa o un autónomo pueda autorepercutirse el IVA es necesario que ocurran ciertas circunstancias :
- Tratándose de autónomos y empresas europeas que tanto quien compra el bien o contrata el servicio este identificado a efectos de IVA, pero también el prestador o el vendedor tendrá que estar a su vez identificado en el otro pais miembro.
Por eso si vas a hacer una factura que tenga como destinatario a otro autónomo o a otra empresa de un pais europeo es importante que solicites tu NIF IVA y que además te asegures que tu cliente también cumple con los requisitos.
Cuando se prestan servicios a un no residente en la unión europea la factura normalmente ira sin IVA pero no debes de perder de vista la “regla de cierre”. (Si el uso efectivo de ese servicio es España la factura tendrá IVA en algunos servicios)
Si tienes que hacer una factura sin IVA deberás indicar la causa por la que esa factura que estas realizando no lleva IVA.
- Si el motivo de que la factura que haga es que el servicio este exento por incluirse en alguna de las actividades exentas del articulo 20. deberás de incluir el precepto legal que motiva dicha exención
Por ejemplo si existen derechos de autor pondremos algo parecido a esto ” Estos servicios se encuentran exentos en virtud del articulo 20.26 de la ley 37/92 Ley del Impuesto sobre el valor añadido”
- Que nuestro cliente este situado fuera de España pero dentro de la Unión Europa en cuyo caso para poder facturar sin IVA necesitaremos que sea un autónomo o una empresa y que se identifique como operador intracomunitario (Empresas). Para asegurarte si esta dado de alta puedes hacerlo mediante esta fabulosa herramienta. En este caso incluiremos en la factura el siguiente texto.
” De acuerdo con el artículo 196 de la Directiva del Consejo 2006/112/CEE, el destinatario de este servicio está obligado a autoliquidar el IVA “. Por eso lo del IVA invisible por que cuando nosotros recibamos una factura de este tipo estaremos obligados a auto repercutirnos el IVA
- Si el cliente se encuentra situado fuera de España y fuera de la unión europea, la factura entonces ira sin IVA, salvo en aquellos casos en los que se aplique “la regla de cierre”.
En este caso incorporaremos algo parecido a esto
” De acuerdo a los artículos 69 y 70 esta factura no lleva IVA y que por lo tanto es el que recibe la factura el que tiene que encargarse con la normativa de su país”
En todo caso es importante que sepamos diferenciar cual es el motivo por el que una factura lleva IVA para poder aplicar el IVA correctamente además a veces se puede mezclar una actividad exenta y al mismo tiempo esa factura tener como destinatario a una empresa extranjera lo cual seria imposible ya que no existiría claridad a la hora de calcular el % de prorrata que es el % que nos indica la cantidad del IVA soportable que es deducible en la declaración de IVA.
¿Cuáles son los pasos para hacer una factura intracomunitaria?
Este tipo de facturas tienen algo de particular ya que requieren ademas de formar parte del censo de empresarios y profesionales formar parte del VIES o registro intracomunitario.
Sin darte de alta en el VIES no podrás hacer una factura intracomunitaria ya que el NIF que debes utilizar para hacer este tipo de facturas es el NIF IVA.
La solicitud en el VIES que es lo mismo que el ROI se realiza mediante el modelo 036 y tiene carácter retroactivo.
Es importante cuando te dispongas a hacer una factura intracomunitaria que prestes especial atención en el NIF del cliente que indicas en la factura y que te asegures que esta inscrito en el ROI por que después tendrás que hacer una declaración (modelo 349) informando de este tipo de facturas junto con los bienes y servicios que por otra parte adquieras de otras empresas y autónomos situados en otros paises intracomunitarios
¿Qué plazo existe para hacer una factura?
Debes de conocer que tendrás un tiempo para poder emitir una factura, el plazo de expedición será:- Como regla general en el momento de realizarse la operación.
- En el caso de ser un empresario o profesional nuestro cliente deberá expedirse esta antes del 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del IVA ;
- Si estamos ante una entrega intracomunitaria de bienes comprendidas en la LIVA art.75.Uno.8º redacc RDL/3020 , antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente;
¿ Es obligatorio hacer facturas por cada operación que realicemos?
Si bien lo normal es hacer una factura por cada operación, no existe ningún problema por hacer una factura mensual que recoja todas las operaciones que hayamos tenido con un determinado cliente dentro de un mes natural, ahora bien para facturar de esta forma tendrás que tener en cuenta que:
- Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición.
- Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.
¿ Como hacer una factura de forma sencilla?
La forma mas sencilla para hacer una factura posiblemente sea un Excel aunque salvo que te manejes muy bien con el esto acaba siendo algo chapucero ya que entre otras cosas no tendrás una base de datos de las mismas.
Mi recomendación es que uses alguno de estos dos programas:
Factura Cloud: Es un sistema de facturación con base de datos que te facilitara mucho la vida y que te permitirá formar un entorno colaborativo con tu asesor.
Holded: Es la aplicación que yo uso para facturar por que me permite tener un control de mis ingresos mensuales, conciliar mis cobros y mis pagos y sobre todo por que las facturas se hacen y envían automáticamente al cliente que era algo que llevaba buscando mucho tiempo.
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