Cómo implantar un ERP con éxito en tu empresa

El auge de los ERP en el mundo de la empresa, debido a los avances tecnológicos y a la necesidad de optimizar los recursos en una era de crisis, es una tendencia imparable. Soluciones contables, gestión de inventario, manejo de la cartera de clientes, comunicación interna… Su capacidad de interrelacionar datos convierte a los ERP (Enterprise Resource Planning) en una potente herramienta de trabajo, capaz de proporcionar un ahorro de costes o una maximización de la efectividad.

La multinacional cosmética Avon dio por fracasada en septiembre la implantación de un nuevo software de gestión para sus agentes, tras invertir 125 millones de dólares y cuatro años de trabajo. Según analistas, la tecnología funcionaba, pero su complejidad de manejo provocaba la deserción de los comerciales, con lo que el negocio se resentía y el ROI brillaba por su ausencia. Este podría ser un buen (y dramático) ejemplo de los riesgos de implantar una solución ERP  de manera errónea en una compañía.

 EL DATO: Más del 50% de las empresas sufren sobrecostes y retrasos en la implantación de ERP, según un estudio de 2013. 

Quizás el caso de Avon sea extremo, pero cualquier compañía debería examinar muy bien no sólo que ERP va a implantar, sino CÓMO va a hacerlo. Se trata de una decisión capital, ya que los beneficios del nuevo sistema pueden quedar enterrados por una implantación deficiente.

Un estudio con datos de 2013 a empresas que instalaron un ERP muestra que más del 50% sufrieron de un incremento del presupuesto inicial, más del 60% experimentaron retraso en la implantación, y un 60% valoró que los beneficios del software fueron menos de la mitad sobre lo previsto. Por ello, antes de llevar a cabo la implantación de un ERP resulta INDISPENSABLE evaluar una serie de puntos:

Evaluar las metas, necesidades y los factores de influencia. Se trata de procesos muy complejos, por lo que una buena evaluación inicial del alcance del ERP puede ahorrar tiempo y dinero en retoques posteriores. Parece una recomendación de cajón, pero es indispensable tener las cosas claras para no encontrarse después con sorpresas que tengan un impacto negativo sobre la operatividad o la tesorería de la empresa.

Estandarización. Es corriente que las empresas pidan que el ERP se adapte a su idiosincrasia y funcionamiento. Lo que puede sonar como una gran idea puede no serlo realmente, dado que los ERP han sido diseñados a base de testar y validad su adaptación a los flujos de trabajo más efectivos. Por tanto, alterar demasiado su esencia puede desactivar su principal misión: incrementar la eficiencia. Además, en algunos ERP –especialmente los de software con licencia- las personalizaciones se cobran a precio de diamante. Conviene estar dispuestos a abrazar el cambio.

Interlocución. Generalmente, un ERP compuesto de varios módulos (áreas sobre las que actúa: compras, ventas, almacén, etc.) afectará al funcionamiento de varios departamentos de la empresa. Debe haber una persona o departamento que tome las riendas y se encargue de articular una comunicación interna, de la que deberán salir los parámetros a transmitir a la empresa que implante el ERP. De otro modo, se corre el riesgo de que lo que beneficie a un área perjudique a otra.

Evitar comparaciones. “Pues con la herramienta que usábamos antes esto era más fácil” es un comentario clásico en este tipo de procesos. El cambio siempre es traumático, y la implantación de un ERP a buen seguro alterará significativamente algunos procesos de trabajo. Sin embargo, la utilidad de un ERP debe valorarse desde una óptica global. Aunque haya pequeñas aristas, el rendimiento que ofrece el software de gestión bien calibrado es superior al de pequeñas herramientas y procesos que funcionan por separado. Al valor de funcionamiento en un área concreta hay que sumarle el valor de integración entre distintos procesos de la empresa y lo que ello aporta.

Formación. Es necesario que quienes vayan a usar el ERP atraviesen un periodo de formación para habituarse a la herramienta, aprender a sacarle todo el jugo y neutralizar esas críticas que pueden echar por tierra una instalación. El caso reseñado arriba es claro: los agentes comerciales encontraban el nuevo sistema tan complejo que, antes de utilizarlo, preferían abandonar el barco. Con el consiguiente impacto para la compañía.

Escalabilidad. Un ERP tiene que tener la posibilidad de evolucionar de acuerdo a las necesidades futuras de la empresa: integrarse con una tienda online, permitir la facturación electrónica, etc. Por lo que es especialmente recomendable escoger una herramienta escalable. O para adaptarse a los cambios legislativos, sin tener que pasar por caja cada vez (por ejemplo, en ámbitos contables). Los ERP Open Source (código libre) cuentan con la ventaja de que la comunidad desarrolladora crea cada día nuevos módulos que solucionan una u otra problemática, por lo general de manera gratuita o muy económica.

Si tienes alguna pregunta sobre ERP que desees ver respondida, puedes contactar con nuestro jefe de Operaciones, Eriz García.