Cómo implementar GTD y no morir en el intento

Es posible implementar GTD y no morir en ahogado por la multitud de cambios a asimilar, por la cantidad de nuevas tareas a realizar por «preparar tu actividad» con la intención de hacerla de la mejor forma posible?

Sí. Es posible.

Sufriendo menos pero sin llegar a morir;-)

¿Cómo? Pues cumpliendo dos reglas de oro de las personas efectivas pensar antes de actuar y convertir los grandes problemas en problemas más pequeños y manejables.

Antes de lanzarte a la piscina y empezar a implementar los 5 pasos, crear tu sistema de listas y empezar a «funcionar» bajo la disciplina GTD, debes conocer puntos clave de la estructura del sistema y reflexionar en cómo los vas a utilizar.

En el fondo GTD canaliza multitud de procesos para preparar tu actividad. Transformar ideas, intenciones, peticiones en algo tangible y concreto que puedas realizar. Organizándose de tal manera que el proceso para escoger la próxima acción a realizar sea lo más intuitivo posible.

Las listas de acciones, contextos, etiquetas de tiempo y energía, incluso las áreas de responsabilidad son recursos superpuestos para clasificar tu actividad. Pero, ¿son todos necesarios?

Esto es lo que tienes que responder ti antes de empezar a trabajar con tu sistema.

Se debe distinguir entre recursos que aportan valor y los que resultaron irrelevantes para tu forma de trabajar. Sólo tú sabes cómo trabajas, sólo tú puedes decidir que puede resultar eficaz:

Contextos o áreas de responsabilidad

El espíritu de trabajar por contextos pretende crear compartimentos entre la actividad más inminente (próximas acciones). No sólo segmentar la lista, también la atención.

Para tener éxito implementando GTD necesitas encontrar una configuración que lo facilite.

Trabajar en un entorno uniforme

Para los que trabajamos siempre en el mismo entorno, por cuenta ajena en un despacho delante del ordenador, trabajar por contexto no tiene sentido si no es por cuestiones muy concretas. #conectado, #offline, #mensajeria, #telefono, #email y @ cliente1, @ cliente2 …

Segmento mi actividad pero no existe una limitación física que me impida trabajar en varios contexto a la vez, por lo tanto la compartimentación es defectuosa y el resultado no es el ideal.

Después de múltiples configuraciones empecé a etiquetar mis acciones también por áreas de responsabilidad. ¿Una etiqueta más, una complicación más? La verdad es que el resultado ha sido muy satisfactorio.

Tal sea la novedad pero he recuperado el efecto psicológico de aislarme del resto de mi actividad. Cuando trabajo en un aspecto de mi vida (!Finanzas,!TrabajoProgramador,! Blog, !Familia …) sólo hay esa actividad, aunque mezcle acciones de diferentes contextos.

El área de responsabilidad compartimenta mi atención y el contextos se convierten en un segundo nivel de filtrado.

Etiquetar las acciones. Tiempo y energía

¿Hay que etiquetar cada acción con energía, tiempo y contexto? Yo sólo asigno un nivel de energía Alto, medio o bajo, según la exigencia que me requiere. No asigno un tiempo concreto a cada acción:

• Alto por las acciones que requieren atención plena o una actividad persistente.
• Bajo por las acciones breves, que se pueden realizar en menos de media hora.
• Medio, para todo lo demás.

Mi aplicación permite etiquetar nivel alto y bajo de energía. Necesitaba un nivel medio para poder filtrar las acciones y opté por una solución «casera». Etiquetar las acciones de nivel medio de energía con la etiqueta 30 minutos de tiempo.

Cambiar el sistema de listas

No se trata de reinventar la rueda sino de realizar una leve modificación. Dividir listas ya existentes en dos para administrar de forma más eficiente:

• Algún día/Tal vez: Se divide en «Esta semana no» (*) y «Algún día». La primera por asuntos que no has de realizar los próximos 7 días y la segunda pasa a ser un almacén de ideas y deseos.
• Proyectos. Se divide en «Proyectos activos» y «Proyectos en espera». Los segundos sólo se consultan durante la revisión semanal por si se deben activar para trabajar la próxima semana.

Ritualizar las rutinas

Se deben crear mecanismos para facilitar la introducción de las nuevas rutinas. Una muleta para introducir un elemento nuevo y extraño sin causar trauma y poco a poco convertirlo en habitual y natural.

Todo se basa en saber que tienes que hacer y en repetirlo. Crear un mecanismo que lo facilite y ya está. Fácil ¿verdad?

• Crear una lista de control para realizar tus revisiones diaria y semanal
• Crear rutinas diarias para procesar tus bandejas de entrada. Una vez al medio día y otra al final de la jornada (tú eliges el momento y la frecuencia).
• Limitar cuando organizas las acciones (cambiar acción a lista) en las revisiones y el paso de procesar.

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Cada vez que vuelvo a leer el libro de David Allen me sorprende cuando expone cómo puede mejorar tu organización personal aunque no implementa el GTD de forma completa, aunque sólo te quedes con alguno de los recursos que te da.

Somos multitud de usuarios con multitud de estilos de vida y GTD nos permite canalizar la actividad pero quizás no es necesario utilizar todo el abanico de recursos. Sin traicionar el espíritu, sin desdibujar las líneas que hacen que sea GTD y hacen que funcione.

A ti te toca evaluar y tomar la decisión de cómo estructurar tu sistema, de cómo darle forma a tu organización personal.