Cómo implementar office 365 en una empresa

Si te encuentras en este post, seguramente habrás tomado la grandiosa decisión de trasladar tu empresa o negocio, a la nube de Office 365 de Microsoft. Sin embargo, deberás tener en cuenta que al mover tu empresa a Microsoft 365, necesitarás conocer ciertos requisitos, así como las normas y procedimientos para su correcta implementación.

Sigue adelante, en este post lo conocerás todo al respecto…

Información que debes conocer antes de ejecutar el asistente de configuración

Antes de ejecutar el asistente de configuración de Office 365, debes tener en cuenta lo siguiente:

• El listado de usuarios que deseas incluir en Office 365
• Debes definir la forma como notificarás a los empleados de tu empresa el id de usuario y su contraseña. Es necesario aclarar, que esta información no podrá ser suministrada por correos electrónicos personales.
• Debes tener una dirección de dominio registrada y la información de acceso a esta, para que puedas utilizar el correo electrónico de Microsoft 365.

¿Qué sucede al ejecutar el asistente de instalación de archivos?

Cuando ejecutes el asistente de configuración, podrás instalar la aplicación de archivos de Microsoft 365 en tu ordenador. De esta manera, tendrás la posibilidad de:

• Comprobar el dominio y conectarlo
• Agregar tus usuarios
• Asignar licencias

Es necesario aclarar, que para que puedas asignar roles de administrador a los usuarios en Office 365 para empresas, debes agregar el asistente en, “Usuarios” o lo podrás también ejecutar desde el, “Centro de Administración”. Desde allí podrás:

• Migrar el correo electrónico y los contactos
• Modificar el dominio de tu cuenta de administrador
• Administrar toda la información relacionada con las facturas
• Quitar o incluir usuarios
• Reestablecer contraseñas, y mucho más….

Además, si quieres conocer cuáles son las diferencias entre la página de instalación y el asistente para la instalación, debes ir a “Configuración”.

Como configurar los Entornos híbridos y la Sincronización de Active Directory

Si quieres incluir la migración de datos de usuarios y la configuración de un sistema híbrido, con la sincronización de directorios desde diversos entornos locales, deberás seguir las siguientes instrucciones:

• Si lo que quieres es configurar la sincronización de directorios (Active Directy local), debes ir al menú en, “Sincronización de directorios para Microsoft Office 365.
• Si lo que deseas es configurar un sistema híbrido, debes recurrir al “Asistente para la implementación de Microsoft Exchange Server”.
• Para que puedas configurar un sistema híbrido de SharePoint, deberás consultar en el menú de Office 365, “Búsquedas híbridas en SharePoint”.

Pasar a Microsoft 365 a la vez o en fases

• Si quieres podrás mover de inmediato el dominio de tu empresa a Microsoft 365, tendrás que acceder al asistente de Office 365, con el cual podrás configurar tu dominio.
• Pero si quieres mover tu dominio de manera gradual, debes pasar por alto la ejecución del asistente para instalar Microsoft 365. Para tal fin, podrás hacerlo a través de Microsoft 365 características, de la siguiente manera:

1. Primero debes agregar a los empleados de tu empresa
2. Debes descargar y luego instalar las aplicaciones de Office
3. Tendrás como tercer paso que configurar, “Microsoft Team”
4. Como cuarto paso deberás mover el contenido al almacenamiento en la nube de Microsoft 365.
5. Cuando hayas cubierto los pasos arriba mencionados, debes in al, “Centro de Administración”. Allí tendrás que usar la página de configuración para que logres mover el correo electrónico y el dominio.

Requisitos del sistema

Entre los requisitos del sistema, se tienen los siguientes:

• Cada empleado de tu empresa podrá instalar las aplicaciones de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, entre otras), hasta en 5 ordenadores PC y Mac.
• Tus empleados podrán instalar aplicaciones móviles, en los siguientes dispositivos: iOS, Android y Windows.

Plan para el correo electrónico

Si quieres mover el servicio de correo electrónico a Microsoft 365, generalmente este cambio podrá tardar aproximadamente dos días.

Plan de inactividad de correo electrónico

Si vas a emplear Microsoft Office 365 para tu correo electrónico, tendrás que seguir el siguiente procedimiento:

• Si vas a mover la dirección de tu correo electrónico al correo de Microsoft 365, deberás entregar el correo al nuevo buzón de, “Microsoft 365 correo electrónico”. Allí deberás seleccionar en configuración, “Migrar los datos de usuarios”.
• Cuando ya tengas actualizado tu host de dominio, los cambios se ejecutaran en dos horas. Sin embargo, podrían tardar 72 horas.
• Cuando tu correo electrónico haya pasado un cierto tiempo inactivo, y además, deseas cambiarlo por el correo de Microsoft 365, lo recomendable es que lo realices en horas de la noche o los fines de semana.

Planificar cambios de correo electrónico, contactos y calendario existentes

Como ya se mencionó en párrafos anteriores, si deseas utilizar Microsoft 365 para correo electrónico, podrás trasladar:

• Tus contactos
• Tus calendarios
• El correo electrónico

Plan de almacenamiento y migración de archivos

La empresa Microsoft Office 365 ofrece almacenamiento en la nube para pequeñas, medianas y grandes empresas. En ese sentido podrás:

• Tendrás la posibilidad de mover gran cantidad de archivos a OneDrive o a SharePoint grupal. También, podrás cargar de manera simultánea, 100 archivos. (2 GB máximo, tamaño del archivo predeterminado).
• Además, si lo deseas mover cientos o miles de archivos a Office 365, deberás revisar, “SharePoint Limits”.

Planeación de Teams

Con Teams, podrás realizar llamadas o mensajes instantáneos a los empleados de tu empresa, que estén incluidos en tu suscripción.

Plan de integración con Active Directory u otro software

• Para que puedas integrar Active Directory con Microsoft 365, lo podrás realizar con, “Azure Active Directory”.
• Pero si lo que quieres es integrar Microsoft 365 con otros softwares de tu empresa, es recomendable que contrates un Partner que te ayude con la implementación.

¿Desea que alguien le ayude a configurar Microsoft 365?

Si tu empresa tiene menos de 50 empleados, tendrás que realizar lo siguiente:

• Cuando hayas obtenido Office 365, deberás acceder al, “Centro de Administración”. Luego deberás seleccionar en el menú, “¿Necesita ayuda? Allí los empleados de Microsoft se pondrán en contacto contigo.
• También, podrás comunicarte vía telefónica con, “Microsoft 365 soporte técnico para empresas”.
• Pero si tienes miles de archivos que deseas mover a Microsoft 365, será recomendable que contrates un Partner o especialista para la implementación del sistema.

Si tienes más de 50 empleados en tu empresa podemos ayudarte con el proceso de implementación de Microsoft Office 365. Somos partner oficial de Microsoft, no dudes en contarnos tu caso a través de nuestro formulario de contacto.