Cómo llevar el registro de tu caja?

Una de las tareas cotidianas en las empresas es llevar el control de la entrada y salida de la caja, pero me han preguntado cuál es mejor control, o cómo llevar el registro diario de la caja. Si te has identificado con éste tema, sigue leyendo ahora te doy algunas respuestas, que orientaran tu quehacer diario.

 ¿Cuál es el mejor registro para mi caja?

1.- Para mí, el mejor registro es el que funciona, el que tiene la información que necesito, el que ésta actualizado y tiene el detalle que requiero.  Se trata de llevar para las necesidades del negocio el mejor registro para el control del dinero.

2.- El mejor control es que para empresario o emprendedor representa la forma más simple y sencilla  con continuidad y disciplinada.

3.- Un registro que puede ser una hoja de excell,   un cuaderno o  un sistema sofisticado, todo dependiendo del tamaño de tu negocio y/o de tu propia capacidad para hacerlo.

 4.- Recuerda éste registro, no es para pasar un examen, es un control que tú tienes para conocer los movimientos de tu negocio, por eso es sólo para ti.

5.- Para tu negocio, el que lleves el registro de tu caja,  significa que es un control que necesitas para conocer y tomar decisiones relacionadas con tu negocio, por eso, es importante que ésta tarea la lleves tú, o alguien de tu confianza, pero sobre todo, es importante, que consideres que éste no es un trabajo del contador, es un trabajo fundamentalmente para apoyar la administración y dirección de tu negocio.

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¿Cuál es el mejor contenido para el registro de mi caja?

 El contenido de los registros de la caja es una situación muy particular de cada uno de los negocios, y  dependen de la propia naturaleza de la empresa; sin embargo de forma general, todo control del registro de los movimientos de dinero debieran contener, las  siguientes características:

 1.-  Ser lo más claro posible, de tal forma que sea entendible y que contenga toda la información importante, tal como títulos, fechas, conceptos, descripciones o detalles y/o observaciones; y que ésta información sea fácil identificarla.

2.-  Diferenciar de forma muy específica los ingresos de los gastos, uno significa entrada de dinero y otro salida de dinero

3.- En los conceptos, ya sea de ingreso o gasto, es importante identificar agrupaciones por temas o por naturaleza  del movimiento, ya sea de ingreso o de gasto, incluyendo los subtotales y/o totales.

4.- Contener los saldos inicial del periodo, así como del fin del periodo.

 ¿Cómo llevar el registro de la caja?

1.– Si todos los días llevas el control de los movimientos de tu negocio, podrás ir generando la información semanal, mensual y anual.  De tal forma que cuentes con el historial de movimientos de tu empresa.

2.- Así como el contador tiene la clasificación de sus cuentas contables, tu como administrador de tu negocio, puedes hacer tu catalogo de los conceptos que requieres tener, por ejemplo, ingresos por venta de bien “a”, del bien “b”  o del tipo de servicios  “a”, o servicios “b”; o grupo de artículos o productos de tipo “a”, o de tipo “b”; esto es de acuerdo a las características de tu negocio. Lo mismo para los gastos.

3.- Diseña tu control  en un cuaderno o de preferencia en una hoja de excell, ya que éste es una herramienta que te permite hacer operaciones, y además incorporar información a otros controles.  Si desconoces el manejo de excell, es tiempo que lo conozcas, te ahorraras mucho tiempo y  esfuerzo.

4.-  Has las pruebas y  poco a poco encontraras el mejor reporte, son las pruebas del sastre, hasta que te quede a la medida.

 Llevar el control de las salidas y  entradas de dinero en los negocio, es un control básico y fundamental que todo negocio debe tener. Del resultado de éste control, podrás ver con cifras, como yo digo, los números te hablan y te dicen como va tu negocio, y te dan la pauta para que tomes decisiones.  Si estas interesado, con gusto te puedo proporcionar una  plantilla de ejercicio, sólo has contacto conmigo y te envío gratis.

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