Como manejar correctamente una lista de correo

Disponer de una voluminosa lista de suscriptores es una herramienta excepcional para ganar dinero haciendo e-mail marketing, pero también constituye una gran responsabilidad.

Una de las prioridades para invertir en una tienda online, es ir progresando, ampliando y mejorando una amplia lista de correo, de clientes actuales y potenciales. Estos, con sus visitas reiteradas, a golpe de la recepción de los emails de una lista de correo, harán que tu tienda online, por ejemplo, sea mas exitosa en el tiempo, pero…. cuidado.

Si se hace de una forma desconsiderada, entendiendo por tal el hecho de desentenderse de los intereses del receptor, las campañas de e-mail pueden molestar a cualquiera y disuadir tanto a clientes habituales como a cliente potenciales.

Por el contrario, si se hace de forma responsable, una campaña de e-mail bienintencionada puede atraer a nuevos clientes y ayudar a mantener los clientes actuales. No olvides que las listas de correo te permiten mantener a tus clientes o usuarios actualizados acerca de tus productos, campañas, aspectos técnicos, seguridad, ofertas y mucho más.

Como ejemplo ilustrativo diremos que cuando la versión europea del Financial Times quiso hacer una campaña para aumentar el número de suscriptores, mandó un mensaje a 750.000 direcciones e-mail invitándolas a suscribirse. Los destinatarios eran personas que había entrado en el pasado a la web del Financial Times y habían expresado su interés por recibir información sobre ofertas especiales. En sólo unos días, el Financial Times había triplicado el número de suscriptores de su versión europea.

La campaña del Financial Times funcionó porque su público objetivo estaba bien definido, y se dirigía a individuos que anteriormente habían tenido interés en este tipo de información. De esta forma evitó hacer spam a un grupo de gente que, probablemente tuviera un vago interés por el Financial Times como, por ejemplo, gente que hubiera visitado el sitio web en el último año o gente que hubiera comprado acciones a través de la web.

Aunque algunos países contemplan una legislación en contra del spam (por ejemplo, España, con la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico), los casos en que ésta se aplica son contados.

Más graves son las acciones que emprenden los que sufren el spam. Algunos individuos e incluso organizaciones responden a estas campañas en masa devolviéndoles sus mensajes inflados varios miles de veces de forma que congestione la conexión del autor del spam. Los servidores que prestan sus servicios verán sospechoso esta sobrecarga y pueden suspender el servicio de acuerdo con los términos de su contrato.

Si tu empresa manda regularmente un boletín por e-mail, comprueba que tu lista contiene sólo aquellas direcciones que han solicitado estar en ellas. Si un usuario olvida que solicitó la información de tu empresa y presenta alguna queja, la mejor política a seguir es retirar su dirección de la lista de forma inmediata. También le puedes mandar un educado recordatorio de que fue él quien solicitó esa suscripción, para lo cual es conveniente conservar la prueba de que efectivamente fue una suscripción voluntaria, y preferiblemente mediante un “doble opt-in”.

En un nivel muy básico, el manejo de la lista se puede hacer desde un programa cliente de correo estándar, como Outlook Express, simplemente confeccionando una lista de las direcciones a las que quieres hacer llegar tu mensaje.
Lo malo es que el mantenimiento de estas listas es manual, lo cual se complica a medida que va creciendo el número de direcciones.

Es importante no dar la apariencia de estar haciendo spam, por lo que siempre que recibas una solicitud de baja debes atenderla inmediatamente, y si esto es difícil con cien o doscientas direcciones, imagina con varios miles.

Aquí es donde entran en juego los autorespondedores y los programas de mantenimiento de listas de correo. Estas aplicaciones automatizan el proceso de añadir y verificar las direcciones además de permitir otros servicios para facilitar la administración de la lista.

Los usuarios pueden darse de alta introduciendo sus datos (generalmente el nombre y la dirección e-mail) en un cajetín de suscripción conectado con el autorespondedor. Cuando quieres mandar un mensaje a un grupo de gente, solo tienes que hacerlo a una dirección que se encargará de distribuirlo a toda la lista. Los mensajes pueden ir dirigidos a toda la lista o sólo a una parte basada en criterios que puedes especificar. Igual de fácil es darse de baja, el suscriptor sólo tiene que pulsar un enlace que el autorespondedor inserta automaticamente al final de cada e-mail que envía.

Una vez que tengas una lista funcionando debes recordar siempre estos consejos:

• Aproximadamente un cinco por ciento de tus direcciones e-mail quedará obsoleta cada mes. Comprueba que tu servidor de listas detecta automáticamente mensajes devueltos por direcciones no válidas y que informe regularmente sobre las direcciones activas de tu lista de correo.
• No todo el que se suscribe en tu lista quiere permanecer en ella. Cualquier mensaje que mandes debe incluir un enlace para darse de baja con solo pulsarlo. Esto, además, te permite protegerte de posibles acusaciones de spam.
• Trata a tu lista de correo como una parte importante de tu campaña de marketing. Comprueba que todos los trabajadores de tu empresa están al corriente de todo lo que aparece en la lista, de forma que estén preparados para responder posibles dudas en cualquier momento.
• Naturalmente no hay garantías, pero si segmentas bien tus campañas de e-mail puedes esperar un ratio de respuestas de un 1 a un 5 por ciento. Así que elige un buen autorespondedor y prepárate para proporcionar a tus clientes la información que demanden.