¿Cómo mejorar la comunicación con tu jefe? Problemas o oportunidades que puedes encontrar en tu camino

por workplaza2012.wordpress.com

En el momento que tu superior, es decir: tu jefe, se te acerca con una cara seria pero con sonrisa picara y te suelta una frase como:

“tras tanto tiempo trabajando duro a mi lado ha llegado el momento”; o “voy a darte una oportunidad para que me demuestres si puedo confiar en ti”; o algo similar, y te delega el desarrollo de un plan de acción, un plan de un proyecto, una presentación, o cualquier cosa que vas a poder crear tu solito bajo su “distante” supervisión.

Hasta aquí todo bien. Pero todo tiene sus peligros y, aunque te haya puesto al día, tu jefe maneja mucha más información que vas a necesitar para no fastidiarla e impactarle de verdad. Necesita poder atraer su atención cuando lo precises y mantenerla durante todo el desarrollo de tu proyecto.

¿Cómo hacerlo? Os doy 5 consejos para mejorar la comunicación.

1.  Evaluaciones preliminares de los puntos claves en el proceso de desarrollo

Debes encontrar momentos bis a bis con el/ella para repasar los puntos claves y poder mejorar el desarrollo y/o implantación del proyecto. Él, seguramente, deberá presentar el plan/proyecto a sus superiores y debe estar informado, y más importante, involucrado. “entonces piensa que es más suyo que tuyo”. Puede ser y da igual. Lo importante es que tenga confianza en ti y te pueda delegar cosas. Ya llegará el momento que puedas volar de forma más independiente. Céntrate en preparar bien esos encuentros y tener los puntos claves o los puntos de reflexión e incluya recomendaciones, propuestas, alternativas, etc. específicas para que las pueda considerar, identificar y guiarte.

2.  Informa de forma regular el progreso

Crear y entregar un informe de forma regular es importante tanto para tu jefe, ya que le darás tranquilidad, como para ti mismo y poder mantener el progreso del plan/proyecto conforme la planificación. Esto puede ir de la mano de las reuniones del punto anterior. Este punto es recomendable para mantener la atención de tu superior.

El informe puede ser sencillo, fácil de interpretar (y si tiene gráficos mejor) que incluya la planificación, el progreso, los puntos clave o críticos tanto para el propio plan/proyecto como para poder cumplir el objetivo del mismo y satisfacer los receptores. Por eso es imprescindible conocer a quien va dirigido, que expectativas tienen, que desean, etc. y esto lo debe extraer de tus reuniones con tu jefe, entre otros.

Si fuese necesario, puedes informar también a otros de la organización que pueden ser de diferentes departamentos para que te puedan aportar más datos y un feed-back constructivo.

Con todo esto estas consiguiendo que su compromiso se fomente y que se sienta co-responsable del resultado final.

3.  Todo el material que entregues debe tener un impacto máximo

Muchas empresas tienen formatos estándares o normalizados para hacer presentaciones, sobre todo si es para los niveles jerárquicos superiores de las organizaciones. Asegúrate conocer las expectativas de tu empresa y sigue el guión interno/cultural/etc.

Si el plan/proyecto contiene información financiera reúnete con el departamento financiero y que te asesoren en toda esta parte de tu plan/proyecto. Puede hasta ocurrir que te ayuden y te lo preparen ellos partiendo de un borrador que debe crear o desarrollar previamente.

Los informes de los planes/proyectos suelen incluir:

• antecedentes del proyecto
• resumen del proyecto
• el coste y los beneficios del proyecto
• riesgos, valor añadido u otras consideraciones
• recursos necesarios
• hitos y resultados
• recomendaciones para su aprobación

además, y para complicarlo más, debe ser “ligerito”. Olvídate de presentar/entregar un informe de 147 páginas. Aparte, tu jefe no te dejaría. Normalmente, el objetivo de un plan/proyecto es una aprobación, una visión para que ellos puedan tomar una decisión; por lo que debes facilitarle esa acción que esperan poder ejecutar basándose en tu plan/proyecto.

 4.  Consigue aprobaciones o revisiones previas

Esto ya lo he mencionado anteriormente, pero lo deseo resaltar como un consejo independiente por su importancia. Tu objetivo principal no es hacer el plan/proyecto. Tu objetivo es que tu jefe confié en ti, que te pueda asignar más proyectos, que tu pueda crecer en la empresa, que te tengan en cuenta para esa posición que puede esta disponible en algún momento. Lo más probable es que no lo presentes tu, que ni siguiera estés presente en la presentación. Será tu jefe quien lo presente y se lleve los méritos. Para ello es importante que tu jefe se haya reunido periódicamente contigo, que haya participado en el desarrollo de los puntos clave, etc.

Por ello, es imprescindible que tu jefe haga esas revisiones previas, que algún otro jefe/responsable de otra área evalúe el plan/proyecto y opine. Vas a conseguir mucho respecto y simpatía con los mandos de tu empresa. Y si tus compañeros consideran que es hacer la pelota, no debe ser tu problema ya que no lo es. Es hacer el trabajo bien.

5.  Consiga alianzas

Este consejo está muy unido al anterior. Sabes que absolutamente todos los desarrollos de las empresas, y tu plan/proyecto es uno de ello, afectan a otras áreas. ¿Si no para que se hacen planes/proyectos? Muchos tienen que ver con cambios internos o de procesos, mejoras en la eficiencias, garantizar una calidad, mejoras continuas, etc. y muchos de la empresa buscan los mismos objetivos con proyectos paralelos al tuyo. Coordinar tus acciones y el desarrollo de tu plan/proyecto con otras áreas incrementan el éxito, tu éxito.

Puede ser que tu plan no genere beneficios en tu área, pero puede que si lo genere en otros departamentos o en los resultados finales de la empresa. Por ello, busca alianzas con otros.

Ahora voy a comentar algunos problemas y oportunidades con lo que puedes encontrarte en el desarrollo de ese plan o proyecto.

1.  Escepticismo:

Muchas personas, seguramente también en la empresa donde trabajas, consideran que tu plan de acción o proyecto puede interferir de forma negativa en las actividades primordiales de la empresa o en las actividades de su área. Por ello, debe asegurarte de que tus propuestas en el plan/proyecto son de carácter empresarial y muestran claramente las oportunidades para mejorar el desempeño organizacional y que además puedan ser medidas con criterios reconocidos y objetivos. Los indicadores de evaluación existen para hacer comparativas y aquellos indicadores aceptados en tu empresas son los que te proporcionan una base muy importante para destacar tus propuestas y/o planes. ¡Usalos!

Los escépticos deberán atacar a esos indicadores y no a ti como empleado, como persona o a cómo has llegado a esos valores que muestras a través de esos indicadores. Es en ese momento cuando puedes actuar de tu a tu con cualquiera de tu organización porque están hablando en un idioma empresarial y no sobre tu forma de hacer el plan/proyecto. Al desarrollar dicho plan tienes el conocimiento y por ella fuerza para justificarlo y responder a dichos ataques.

2.  Crisis

A menudo un fallo en un equipo, una instalación, un procedimiento u otro tipo de crisis crea una necesidad imprevista de una inversión en un equipo nuevo, una innovación u otro remedio. Asegúrate de estar preparado con el fin de poder ofrecer consejos sobre cómo hacer la inversión que ayudará a reducir o eliminar esa crisis. Igualmente, es importante ofrecer soluciones alternativas, incluidas aquellas que ofrecen un mejor medio ambiente o mejoran la sostenibilidad.

Ten en consideración que estás (están) en un momento en que la acción rápida y decisiva es esencial y esta atmósfera de urgencia puede significar que las soluciones simples, que pueden ser rápidamente implementadas para resolver el problema, pueden no valer a medio largo plazo y tendrán que ser sustituidas, reemplazadas o demolidas. Estas soluciones resultan costosas o problemáticas a largo plazo. Ten previstos los riesgos de las inversiones y soluciones rápidas y/o temporales para poder presentarlos o discutirlos.

Inversiones reducidas o de corta duración y los criterios de la toma de decisiones:

La superación de estas barreras, de estos obstáculos, significa que puede requerir de una negociación o profunda revisión con el personal del departamento financiero y, a veces, con la alta dirección. Si no eres tú, seguramente tu jefe requiera todos los datos para presentar tus números que son los que has desarrollado y que desde tu punto de vista son los que apoyan a la empresa. Es la hora de defenderlos.

Cuando presentas números financieros, algo que siempre tiene gran importancia en los planes y proyectos de las empresas, no debes olvidar una comparativa con la situación actual en el futuro. Es decir, haz previsiones de los gastos e ingresos si tu plan/proyecto no es implantado y compara esos números con las previsiones de gastos e ingresos en caso de serlo. También debes traducir el ahorro de tu solución en un Valor Neto Actual.

Inversiones Nuevas

Sea cual sea tu plan/proyecto, debes aprovechar para estudiar posibles innovaciones, nuevas tecnologías, metodologías, etc. Esta alternativas, no siempre, pero pueden poner sobre la mesa proyectos que estaban en la “nevera”. De repente, es posible, que te asignen un proyecto incluso mayor.

Lenguaje adecuado

Debes aprende a usar el lenguaje de los financieros aunque no tenga nada que ver con tu puesto, tu conocimientos. Todo en la empresa, absolutamente todo, pasa por el departamento financiero. Cuando hables su idioma has llegado al momento en el cual vas a poder conversar con ellos. Si te hacen la pregunta y no contestas no te lo van a explicar. Pasarán de ti. En cambio, si contestas, no tendrán ningún problema en hablarlo contigo, en dar su visión, comentar sus preocupaciones y es que ¡eres el que ha hecho el plan/proyecto! Formarás parte, aunque sea por un instante, de ese grupo privilegiado de tu empresa. Es entonces cuando has cumplido tu principal objetivo. No era hacer el plan, era ser reconocido y tratado con igualdad.

¡A por ello!

Fuente http://workplaza2012.wordpress.com/2012/10/04/2a-parte-como-mejorar-la-comunicacion-con-tu-jefe-problemas-o-oportunidades-que-puedes-encontrar-en-tu-camino/

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