Como mejorar y potenciar el Inbox 0

Hace ya unos años que empecé a utilizar Inbox 0 para gestionar mi correo electrónico. Este, ocupa un lugar preferente en mi día a día ya que por él circulan, en mayor o menor medida, todos mis proyectos, es por eso que cuando empecé con GTD vi necesario, antes que nada, ‘domar’ mi Bandeja de Entrada para poder gestionar efectivamente la totalidad de mis tareas. Buscando soluciones, encontré, y me decidí, por Inbox 0, que además se integra más que bien con GTD, ya que los procesos mentales en ambos son muy similares.

Si no lo conocéis y queréis profundizar, en este post de mi blog podéis leer más acerca de las bases del sistema Inbox 0.

Estos años de experiencia, y buscando por aquí y por allá, me han permitido pulir algunos puntos de la metodología y también fijar algunos hábitos que la hacen, aún si cabe, más potente.

Así que, a continuación os presento un pequeño cajón de sastre, con puntos que para mí son importantes en la gestión diaria del correo, y que además perfeccionan y potencian el uso de Inbox 0. Y, aunque no lo apliqueis, estoy seguro que también os serán muy útiles si tenéis vuestra Bandeja de Entrada un poco descontrolada.

Borrar:

• Perder el miedo a borrar y aprender a hacerlo bien y rápido es clave. Parece una tontería, pero solo practicando cogerás habilidad en hacerlo bien.
• Como ya se que siempre te cuesta y no quieres hacer un ‘salto de fe’, como mínimo busca un equilibro entre borrar y archivar. No sobrecargues ni lo uno ni lo otro.
• En las típicas conversaciones por correo, normalmente en diferido y multiopinión, aplica la regla de borrar todo menos el último y céntrate en este.
• ¿Ves los correos como un abrazo virtual que necesita ser correspondido? No te sientas culpable, si no es de tu interés o incumbencia, ¡fuera!.

Redacción:

• Créate plantillas de correos, siempre hay 5 o 10 tipos de correo que se repiten y son muy similares (como por ejemplo el correo de dar las gracias cuando te mandan algo) ¿así porque empezarlos siempre desde 0?
• Al redactar un correo, menos es más, no seas rudo, pero tampoco hacen falta demasiadas florituras literarias.

Procesar:

• Mintiéndote no se vacía la Bandeja de Entrada. Marcar como no leído... ¿WTF? Abrirlo significa decidir que hacer con él, si no estas preparado para hacerlo o no es el momento, no lo abras.
• Revisión semanal: del mismo modo que se hace en GTD, fijar este hábito es muy interesante, ya que durante la semana, el frenesí diario impide una gestión ‘perfecta’, así, dedicar unos minutos fijos a la semana a limpiar y ordenar el gestor de correo te quitará presión en el proceso diario y mantendrá el sistema al día.
• Usa las reglas y filtros, esto te permitirá ser más efectivo y procesar por lotes.
• Frente correos en los que dudas que hacer, aplica la regla de o respondo ahora o nunca (porque lo borraremos); verás como será el empujoncito que necesitas para decidir que hacer.

Otros:

• Para que tu bandeja de Bandeja de Entrada se mantenga vacía, lo mejor es que ya no entren correos, así que date de baja de todos los newsletter o mails recurrentes en los que un día te diste de alta y ahora ya no te interesan. Es una tarea habitualmente procrastinada, así que ponte manos a la obra.
• Y para terminar solo una breve mención a otro punto negro, ya que este solo, ya sería tema para una serie de post, si trabajas en equipo, o tienes personas con las que te comunicas frecuentemente, debes fijar unas reglas de comunicación (por ejemplo, evitar el: te envío un email porque ahora me ha venido a la cabeza y así no se nos olvida…) y buscar otras herramientas, que efectivamente existen, para gestionar proyectos en grupo (y que incluyen también la gestión de la comunicación).

En fin, ya ves que hay muchos pequeños puntos donde incidir para trabajar efectivamente con el correo electrónico, algunos pueden sonar a obviedades, pero esto no significa que los apliquemos y, si te fijas, la mayoría de las veces solo hace falta una cosa: pensar.

Jordi Fortuny Baduell

Soy un apasionado de la productividad, hace unos años la conocí, me convenció y desde entonces es una de mis pasiones. Me gustaría que el mundo fuese un poco mas productivo, y puestos a pedir, también más creativo. Comparto mis experiencias en productividad, desarrollo personal y gestión de equipos en el blog Efectivitat.