Cómo optimizar la reducción de costes

En estos tiempos que nos toca vivir, se ha puesto de moda la reducción de costes. Aunque es un aspecto que cualquier empresa debería tener siempre entre sus prioridades, la crisis ha obligado a muchas compañías a esforzarse especialmente en este apartado. A menudo, los resultados han sido mediocres o incluso contraproducentes, debido a un enfoque inadecuado a la hora de abordar este asunto.

¿Es siempre es positivo reducir costes?

Hay que tener en cuenta que cada partida de coste se corresponde habitualmente (aunque no siempre) a un input, es decir, a un factor que nuestra empresa utiliza en el proceso de elaboración de sus bienes y/o servicios. Por lo tanto, debemos tener claras las siguientes cuestiones:

• Cualquier modificación en estas partidas puede ocasionar cambios en la calidad del producto o servicio ofrecido.
• No todos los costes tienen igual importancia.
• Hay algunos que son imprescindibles para el negocio.
• Hay costes que no aportan ningún valor al cliente y, por lo tanto, pueden ser considerados como despilfarros.

Imaginemos un vaso lleno de agua, con una capa de aceite por encima. El agua sería el producto que ofrecemos al cliente, mientras que el aceite es el desperdicio, no le proporciona valor. Si nos ponemos a vaciar el vaso sin más, además del aceite, caerá agua, es decir, el valor percibido por el cliente será menor.

Lo mismo puede suceder si nos ponemos a recortar costes sin tener en cuenta otras consideraciones. Por ejemplo, hay empresas que, una vez analizados sus costes, observan que una de las partidas más importantes es la de personal. Por ello, a la hora de hacer recortes, comienzan reduciendo su plantilla, sin considerar otras posibilidades ni tener en cuenta los efectos que esta reducción puede tener sobre la calidad del producto o servicio que ofrecen, en sus múltiples facetas.

El concepto de muda en Japón

Taiichi Ono, creador del sistema Just in Time para la Toyota, es responsable del concepto de muda, que en japonés significa inutilidad, residuo. Bajo esta óptica, lo primero que debemos hacer es detectar los despilfarros que se producen, y actuar sobre ellos. Habitualmente, se distinguen siete varios tipos de mudas:

• Producción excesiva: relacionado precisamente con el just in time. Producir algo en exceso conlleva un uso excesivo de recursos materiales, humanos y financieros, además de que provoca otros costes (transporte, almacenamiento, seguridad, etcétera). Este apartado puede hacer referencia tanto a los productos terminados como semiterminados.
• Exceso de stock: también relacionado con el anterior punto, una mala gestión de stock, que provoque un exceso del mismo, no aporta ningún valor al cliente, y sí supone un elevado coste (almacenamiento, posibles daños, seguridad, obsolescencia, etcétera).
• Esperas: los lapsos de tiempo que se producen en medio de un proceso o entre procesos son desperdicios que hay que eliminar, ya que no añaden valor para el cliente. Se incluyen paradas por un uso deficiente o un mal mantenimiento de la maquinaria, esperas por una mala planificación, problemas surgidos en un punto anterior del proceso, etcétera.
• Transporte: llevar materiales o productos de un sitio a otro no aporta valor en sí mismo, y en muchas ocasiones, una mala gestión de la logística provoca movimientos sin sentido de materias primas y productos, que además pueden sufrir daños en el viaje.
• Procesos inadecuados: una adecuada revisión de los procesos de la empresa puede conllevar ahorros muy importantes, sin que el producto o servicio que se les da a los clientes sufra ningún menoscabo, sino todo lo contrario (en muchas ocasiones, incluso se mejora el mismo.
• Movimientos innecesarios: pueden ser debidos a una mala definición de los procesos, a la falta de planificación, o a una mala organización del lugar de trabajo. Hay multitud de movimientos innecesarios, que pueden referirse tanto a los materiales en una fábrica como a los papeles en una oficina.
• Defectos: los defectos y fallos en la producción o, en general, en el trabajo de cada uno, suponen un gran desperdicio, ya que conllevan un sobrecoste adicional, en forma del tiempo y los recursos que hay que dedicar para subsanarlos, además de que pueden dañar la imagen que los clientes tienen de la empresa. Pueden ser ocasionados por un mal diseño del producto o de los procesos, por cansancio, por falta de formación de los trabajadores, por un mantenimiento inadecuado de las máquinas, etcétera.

¿Y TÚ, QUÉ OPINAS?

Pablo Rodríguez es economista.

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