Cómo organizar su archivo personal digital y Genealógico @ArchivoGeneral

El Archivo General de la Nación de Colombia presentó una serie de infografías destinadas a los funcionarios pero también a cualquier persona que genere archivos o los gestione (documentos, cartas, fotografías, etc) como es el caso de quienes investigamos nuestras raíces y nuestra genealogía.

Archivo General de la Nación -Colombia-

Es así como en la imagen detalla los pasos: Identificar

¿Dónde están?
En este punto debemos identificar dónde se encuentran los archivos digitales (web, familiar, portal especializado, etc).
¿Qué es importante?
Decidir y recoger los documentos que quiere organizar a partir de su calidad e importancia. O mejor dicho, si tenemos pilas y pilas de papeles que hemos ido recopilando durante años, tal vez algunos no tengan la importancia que antaño, puesto que a medida que completamos la vida de ese familiar, esa zona o esa época, nos hemos topado con información de mayor calidad y relevancia.

¿Cómo organizar?
Definir una estructura para organizar los documentos digitales de acuerdo con sus propias necesidades. ¿Lo organizará por países o zonas geográficas? ¿Por familias? ¿Por apellidos? ¿En carpetas? ¿Tal vez usará un documento en Google Drive (o excel) y lo vinculará con Dropbox?
Organizar

¿Cómo nombrar? Denominar cada uno de los archivos de acuerdo con temas, personas, lugares, eventos, fechas o lo que considere importante para la búsqueda y recuperación de la información.
¿Dónde guardar?  Definir el medio donde se almacenarán los documentos digitales. Y vaya a modo de ejemplo un disco duro externo, un página genealógica, familysearch, varias memorias que entregaremos a nuestros familiares previniendo posibles pérdidas de la única copia...
¿Cómo actualizar?
Agregar periódicamente a la estructura los nuevos documentos digitales generados y eliminar de ésta aquellos documentos digitales que no tengan importancia. En este caso lo mejor será señalar un día mensual para hacer una copia de todo lo que tenemos, esto también depende de nuestro ritmo de trabajo. Si no agregamos nuevos documentos no es necesario realizarlo una vez por mes. Si estamos trabajando de lleno lo ideal es que nuestra información esté organizada y al día. Es evidente que aquí también está incluido el transformar los documentos en archivos digitales, escaneándolos, fotografíandolos, etc.

Preservar
¿Cómo proteger? Realizar copias de seguridad y guardarlos en un lugar diferente. En este punto deberíamos pensar en las llaves de nuestra casa. Seguramente hay más de una, ¿verdad? De esta misma manera deberíamos proceder con nuestros archivos: Obsequiar copias en papel a la familia, tener varios soportes digitales en mas de un sitio físico...  
¿Cómo mantener? Revisar periódicamente los documentos digitales y cerciorarse de su correcta visualización y/o audición.
¿Cómo prolongar? Crear nuevas copias de medios cada 5 años o cuando sea necesario para evitar la pérdida de datos.
Recomendaciones Formatos Usar formatos que no dependan de un software específico, es decir que puedan abrirse con más de un programa. En el caso de nuestro árbol familiar debería ser un archivo GEDCOM o GED que es el formato genealógico estándar. Aunque cada software trae su extensión deberíamos exportar las actualizaciones en un formato que pueda ser leído cómodamente sin importar si usamos este o aquel programa.
Usar el software adecuado para reproducir los documentos. Verificar las extensiones de los formatos de los documentos. A veces por error podemos colocarles una extensión que no es la correcta y por ello no puede ser "leído" por el programa.
Medios de almacenamiento
Utilizar medios que garanticen la preservación de la información, teniendo en cuenta la capacidad y condiciones de almacenamiento del medio. Es decir, si va a comprar un disco externo, asegúrese de conocer la calidad de lo que compra, investigando antes las opiniones de los compradores, las posibles fallas comunes o la durabilidad de los datos. Si la localidad donde usted vive es húmeda, asesórese de las condiciones en las que debería guardar el soporte (lejos de la luz y la humedad). Así como cualquier otra particularidad que puede afectar a los datos que sean guardados en el dispositivo. Nombramiento de archivos Evitar el uso de nombres genéricos, abreviaturas o códigos que dificulten la consulta. Hace unos meses tuvimos una videoconferencia llamada Cómo organizar los archivos genealógicos de manera eficaz en donde Mike Anderton nos enseñó lo que a él le ha dado resultado para tener siempre a mano sus miles de imágenes.

Cada vez es más frecuente que me tope con clientes que no tienen su investigación organizada, al menos no digitalmente. Y cuando solicitan una búsqueda la maraña de nombres es interesante... y complicada. No usan archivos gedcom, seguramente por no verle la utilidad, pero en el momento de contratar un profesional si no le proveemos de la información que ya tenemos es probable que las búsquedas se repitan y gastemos dinero y tiempo.  Si queremos que un profesional nos lo organice, es posible, claro que sí. Pero tarde o temprano deberemos tener todo organizado debidamente.
¿Le parece necesaria la organización digital?