¿Cómo organizar una reunión con un equipo en teletrabajo/en remoto?

Las reuniones, para muchos, son una verdadera perdida de tiempo. Sin embargo, en SpacesON y en nuestro ejemplo de este post, Zapier, organizamos periódicamente reuniones, tanto presencialmente en Madrid, alquilando una sala de reuniones por Internet como a distancia.

Pensamos que las reuniones son una manera eficiente de resolver problemas y encontrar soluciones.

Aquí es como lo hace Zapier, la famosa startup de automatización, y también como lo hacemos nosotros (lo admitimos, les hemos “copiado” ;))  ¿Cómo lo haces tú?

Hora y frecuencia de las reuniones

Cada semana, fijamos una reunión semanal entre los miembros del equipo. Existen varios idiomas en el equipo (español e inglés), por lo que el idioma de referencia es el inglés. Tenemos gente trabajando en varios puntos de España y en Asia, por lo que la reunión se hace por la mañana siempre.

La duración de las reuniones es de 30 a 45 minutos máximo, lo que permite mirar todas las opciones.

Estructura de las reuniones

Las reuniones no son para compartir información, son para detectar problemas, ofrecer soluciones y planificar.

Antes de la reunión, cada miembro del equipo escribe un poco sobre lo que están trabajando esta semana y lo que tienes planificado en un documento

• Lo que he dicho que haré esta semana y resultados
• Problemas que han surgidos
• Cosas que haré la semana que viene

Se puede leer antes de la reunión (pero asegurar que se ha leído) o durante los 10 primeros minutos de la reunión en silencio. Compartir información por escrito es mucho más eficiente

Conversación durante la reunión

Gestionar una conversación durante una reunión es complicado de hacer. Algunas personas intentan siempre dominar la conversación. Una forma de solucionar este problema es dar 5 minutos a cada uno para hacer preguntas. Al limitar el tiempo, siempre se va a lo esencial.

Equipamiento de la reunión

Se puede pensar que una conexión a Internet y unos cascos es lo único suficiente para organizar la reunión. Pero realmente no es así. Es necesaria una BUENA conexión a Internet y unos BUENOS cascos. En SpacesON, si hay problemas con la conexión, alquilamos un despacho para una hora para no tener problemas. El coste es bajo (unos 12€+IVA) y nos aseguramos que todo funcione bien.

¿Porque este sistema de reuniones funciona?

Este sistema funciona porque las siguientes razones:

1. No requiere mucho trabajo preparar la reunión. Todo lo que necesita para el éxito de la reunión es escribir sobre lo que se ha hecho y lo que se va a hacer
2. La reunión se enfoca en contestar ciertas preguntas. Se comparte información al principio de la reunión.
3. Sigue una estructura definida y permite que la reunión fluya fácilmente
4. Cada uno de los miembros tiene tiempo para contestar a sus dudas gracias a la regla de los 5 minutos
5. Tener un entorno adecuado con el despacho por horas para los que lo necesitan
6. Todo esta documentado

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Vía Zapier