¿Cómo organizar una reunión de ventas realmente exitosa?

Con el COVID, hemos tenido que re-pensar muchas cosas. Una de ellas es la forma en la que vendemos nuestros productos y servicios. Si bien es cierto que podemos organizar reuniones de venta online, la venta presencial, sobre todo para productos y servicios de alto valor, sigue teniendo mucha importancia.

En este post, veremos cómo puedes hacer que esta reunión de ventas sea realmente exitosa y consigas todos tus objetivos de ventas. 

1. ¿Qué es una reunión de ventas?

Antes de nada, vamos a definir qué es una reunión de ventas. Hay una gran variedad de tipos de reuniones de ventas y cada reunión tiene un propósito diferente. Entender claramente por qué se pide a un cliente que se reúna con él contribuye en gran medida al éxito y es un componente fundamental de la gestión de ventas. De hecho, si no puedes articular un propósito claro para una reunión, no deberías hacer perder el tiempo a nadie por tenerla. Eso significa tener un objetivo que pueda definir y determinar fácilmente si se ha cumplido o no. Y eso no solo es importante para las reuniones de ventas, sino para cualquier llamada o reunión.

Algunos ejemplos de propósitos para sus reuniones con clientes son: 

• Reunión de presentación: Tanto si se trata de un nuevo cliente como de un simple traspaso entre gestores de cuentas, la reunión de presentación es una de las más importantes, ya que sirve de base para una buena relación. Las reuniones introductorias deben centrarse en establecer una conexión y crear una buena relación, lo que hará que las futuras reuniones sean más productivas.
• Consulta: Una consulta es una reunión de ventas que busca entender las necesidades de un cliente o posible cliente a través de un diálogo y una serie de preguntas. Como vendedor, su objetivo debe ser comprender, no vender. Las consultas tienen éxito cuando se sale con información que se puede utilizar para preparar una solución que se ajuste a las necesidades del cliente.
• Propuesta: La presentación de una propuesta suele parecer una reunión de alto nivel. Sin embargo, es importante tener en cuenta que has llegado hasta aquí por una razón. Tu principal objetivo en este tipo de reunión es compartir con el cliente cómo abordas las necesidades específicas que han articulado y por qué tu solución es mejor que la de la competencia.
• Reunión de control: Las citas periódicas de seguimiento y comprobación, especialmente con las cuentas más importantes, pueden ayudarle a descubrir nuevas oportunidades de venta y a abordar cualquier preocupación que tenga. Reunirse con sus clientes de forma regular le da la oportunidad de reforzar la relación con el cliente, fomentar la relación, aumentar la fidelidad del cliente y hacer crecer su negocio.

2. Haz tus deberes y conoce bien a tu cliente

El siguiente paso en la preparación de una reunión con un cliente es la investigación previa a la reunión. La investigación previa implica conocer a fondo a la persona con la que se va a reunir. Tener una visión global de la cuenta hace que las reuniones se desarrollen de forma mucho más fluida que si te presentas sin estar preparado.

Su preparación será diferente si se reúne con un cliente en lugar de con un posible cliente, pero siempre debe asegurarse de investigar. Esto le dará la información que necesita para guiar la conversación. Por ejemplo, si su reunión es una consulta con un cliente existente, tómese el tiempo de revisar la cuenta, tanto en términos de su negocio en general como de su historia con su empresa.

En cambio, si se trata de una reunión introductoria con un posible cliente, conviene dedicar más tiempo a investigar el contacto concreto con el que se va a reunir, así como su negocio. Esto te ayudará a crear una lista de preguntas que quieres hacer, y a preparar la información que necesitas para poder abordar las necesidades y preocupaciones que puedan tener.

Para preparar una reunión de ventas con un cliente potencial, recomendamos hacer lo siguiente:

• Revisar la información disponible en su CRM: Es posible que otros empleados hayan intentado hacer negocios con el cliente potencial en el pasado. Las conversaciones con el cliente potencial pueden estar registradas en las notas del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esta información reforzará su llamada de ventas. Asegúrese siempre de comprobar el historial del CRM para descubrir cualquier dato o historia sobre el posible cliente.
• Investigar a tu contacto y a su empresa: Asegúrate de hacer una búsqueda en Google sobre el contacto y su empresa. Revisa LinkedIn, Twitter, el sitio web de la empresa y sus comunicados de prensa.
• Tener un plan para la reunión: Una vez que hayas investigado sobre la empresa, deberías haber obtenido algunos temas de conversación. Conecta tu conocimiento de su negocio con los beneficios de tu solución. No tiene que ser un esquema formal, pero asegúrese de tener una lista de lo que va a tratar. Así la reunión tendrá más estructura y podrás ir más seguro

La preparación para una revisión de cuentas con un cliente debe incluir lo siguiente:

• Establecer un orden del día: Asegúrese de establecer la agenda un poco antes de la reunión, o incluso mejor, envíela el día anterior. Un plan prepara a sus clientes y les permite preparar sus propios temas de conversación. La agenda debe dejar claro el objetivo de la reunión. Tener un objetivo impide desviarse y hacer perder el tiempo al cliente.
• Revisar la cuenta: Saber quién va a participar en la llamada. Haz un mapa de las partes interesadas y familiarízate con esas relaciones. Revisa todas las notas de las interacciones para estar al día sobre la cuenta. Haz un análisis DAFO (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas). Te dará una hoja de ruta sobre cómo realizar la reunión.
• Recoger las opiniones del cliente: Asegúrate de que el cliente se sienta escuchado. Pregúntale qué podría hacer mejor. Recibir una retroalimentación difícil es crucial para evitar la pérdida de clientes. Incluso si ha habido problemas significativos en la cuenta, deje que el cliente exprese sus quejas. Una vez que el cliente haya compartido su opinión, resumir lo que ha dicho para que sepa que se le ha escuchado. A continuación, comparte las medidas que va a tomar basándose en esos comentarios.

3. Eligir el sitio adecuado para la reunión de ventas

El lugar de reunión con los clientes es importante. De hecho, cada tipo de reunión se beneficia de un entorno diferente. Por ejemplo, si estás realizando una reunión de presentación de un nuevo cliente, reunirte con él en su oficina o lugar de trabajo puede crear un ambiente más relajado y te ayuda a entender mejor su negocio. Por otro lado, si se trata de una reunión para comprobar el estado de la empresa, puede ser más valioso reunirse para tomar un café o almorzar en su restaurante favorito.

Puedes también optar por un despacho exclusivo si quieres cerrar una venta de alto valor. En SpacesON, tenemos unas salas o bien con vistas de ensueño o con una decoración exclusiva que impresionarán a tu cliente. No dudes en pedirnos asesoramiento si no encuentras el lugar perfecto.

La clave está en elegir el entorno que más beneficie a la reunión con el cliente. Eso significa minimizar las distracciones, como el ruido o las interrupciones. También significa elegir el lugar que mejor se adapte a su propósito. Esto permitirá a tu cliente estar relajado y a ti llevar a cabo el tipo de conversaciones que conducen a resultados exitosos.

Una de las salas disponibles en SpacesON en el barrio de Salamanca, que te inspirarán para tu reunión comercial

4. Seguimiento de la reunión de ventas

Lo que hagas después de una reunión con un cliente puede ser tan importante como la propia reunión. Anota las tareas de seguimiento para que no se le olviden. Esto es especialmente importante si un cliente te ha pedido que le proporciones información adicional o tiene necesidades que piensas atender. No hay nada que arruine una buena relación con un cliente como dejar de cumplir los compromisos adquiridos durante la reunión.

Considera la posibilidad de estandarizar la forma de registrar las notas de la reunión utilizando una plantilla de agenda. Asegúrate de incluir un área en la que se indiquen los próximos pasos, a quién se asignan las tareas y cuándo debe realizarse cada una de ellas. 

5. Déjate inspirar por estos consejos sobre cómo organizar una reunión de ventas

«A menudo cuando la gente piensa en una reunión de ventas o en el cierre de una venta suele pensar en el que decir, pero la clave está en el cómo, al menos en mi caso.

Para mi el cierre de ventas consta de tres pilares fundamentales los cuales están todos relacionados entre sí.

El primero es la confianza en uno mismo, puede resultar simple pero es más complejo de lo que parece. En mi caso trabajo casi a diario en mi desarrollo personal por que cuanto mas me conozco a mi mismo más fácil me resulta entender a la persona que tengo delante ya sea presencial, a través de zoom o del teléfono. Como consecuencia conectas mas con las personas, generando confianza en ellos lo cual facilitará la comunicación. Se trata de tener una conversación de ser humano a ser humano lo cual muchas veces se olvida poniendo por delante el dinero en vez de ayudar a la persona que tenemos al otro lado, el dinero es la consecuencia de ayudar no la causa.

El segundo pilar es escuchar, que la anterior es simple pero compleja de llevar a cabo. La mayoría siempre está pensando qué decir en vez de escuchar a la otra persona la cual muchas veces nos dice lo que necesita, este método para el cierre de ventas consiste en hacer las preguntas correctas para que la otra persona se cierre a sí misma, o sea se venda ella a nosotros en vez de nosotros a ellas lo cual hace más del 90% de la gente en el mundo de la ventas, y por eso para hacer las preguntas correctas es muy importante estar escuchando al 100%.

Por último, pero no menos importante, el desapego a la venta. El desapego a la venta y el dinero es clave. Porque no hay nada que más eche atrás que un vendedor desesperado, por eso la psicología inversa es la mejor solución para la conversación está estancada. Por ejemplo, piensa en un niño que no está utilizando un juguete, cuando se lo quitas, es cuando más lo quiere, pues pasa igual en el cierre de ventas mostrar ese desapego a la venta hace que la gente confíe en ti por que está viendo que les quieres ayudar y no vender.

Si os interesa saber mas o teneis alguna pregunta no dudéis en escribirme a mi instagram: @javierdiazcdv1996″

Javier Diaz, Sales Closer

«Creo que a la hora de realizar una venta es crucial empezar la reunión con la intención 

sincera de ayudar a tu cliente. Tener la disposición de escuchar que es lo que necesita y por nuestra parte saber discernir si realmente le podemos ayudar. Si no es así, decirle que no es el momento, que quizá le podamos ayudar más adelante, en cambio si vemos que si lo podemos hacer, debemos encontrar la manera de cerrar esa venta sin presión. Tener desapego al resultado sabiendo que nuestro producto es valioso también es importante.» 

Andrea Saavedra, Closer de Ventas

«Por mi parte creo que en una reunión de ventas, lo principal es tratar las necesidades del cliente. ¿cuáles son? ¿qué necesita para suplir dichas necesidades?

A partir de ahí se podría desarrollar la reunión.»

Rafael del Hierro, director comercial en Hallon

¡Te deseamos muchos éxitos en este año 2022 para tus reuniones comerciales!