¿Cómo organizarse para ser más productivo?

En esta excelente nota Montserrat Montaño Fidalgo nos aconseja sobre cómo gestionar la sobrecarga de tareas que se produce día a día.

Vivimos en la sociedad del tengo que constante, de las prisas, del estrés. El trabajo, la casa, los niños, todo se suma y el tiempo no llega, no es suficiente, no conseguimos abarcar el conjunto de las tareas que el día a día nos demanda y entonces aparece la angustia, la presión… ¿Cómo podemos manejar esa sobrecarga?

Lo primero que conviene hacer es detenernos a listar todas las tareas que tenemos, las que se acumulan, para poder organizarnos, priorizar, decidir cómo vamos a abordar esas demandas, y asignarles los momentos y los espacios en los que nos vamos a ocupar de cada una de ellas. Lejos de lo que nos puede parecer, dedicar tiempo a planificarnos es una excelente inversión y puede facilitar que distribuyamos nuestros esfuerzos y nuestros recursos de un modo eficiente. En esa planificación es fundamental que dejemos hueco para los imprevistos que, sin duda, surgirán.

En nuestra organización es importante que intentemos diferenciar entre tres tipos de tareas: las imprescindibles, las deseables y las innecesarias. Las tareas imprescindibles son aquellas que no podemos dejar de hacer (no sin que aparezcan serias consecuencias): ir a trabajar, llevar a los niños al colegio, atender a las citas médicas. Las deseables, en cambio, son cosas que nos gustaría hacer pero que no son estrictamente necesarias, aunque a veces nos convenzamos de que son vitales y parezca que nos vaya la vida en realizarlas: lavar el coche antes de un evento social, llevar a los niños a multitud de actividades extraescolares, organizar una comida complicada para los amigos. Las tareas innecesarias, por su parte, son las que hacemos pero que en realidad aportan muy poco y nos complican demasiado: recorrer diversas tiendas para encontrar un vestido de fiesta cuando tenemos otros en casa que nos podrían valer, dedicar horas a arreglarnos antes de salir. Es importante diferenciar estos tipos de tareas porque necesitamos priorizar y distinguir qué es lo verdaderamente necesario y relevante, de las complicaciones añadidas que nos buscamos.

Vivimos en la sociedad del tengo que constante, de las prisas, del estrés. El trabajo, la casa, los niños, todo se suma y el tiempo no llega, no es suficiente, no conseguimos abarcar el conjunto de las tareas que el día a día nos demanda y entonces aparece la angustia, la presión… ¿Cómo podemos manejar esa sobrecarga?

Lo primero que conviene hacer es detenernos a listar todas las tareas que tenemos, las que se acumulan, para poder organizarnos, priorizar, decidir cómo vamos a abordar esas demandas, y asignarles los momentos y los espacios en los que nos vamos a ocupar de cada una de ellas. Lejos de lo que nos puede parecer, dedicar tiempo a planificarnos es una excelente inversión y puede facilitar que distribuyamos nuestros esfuerzos y nuestros recursos de un modo eficiente. En esa planificación es fundamental que dejemos hueco para los imprevistos que, sin duda, surgirán.

En nuestra organización es importante que intentemos diferenciar entre tres tipos de tareas: las imprescindibles, las deseables y las innecesarias. Las tareas imprescindibles son aquellas que no podemos dejar de hacer (no sin que aparezcan serias consecuencias): ir a trabajar, llevar a los niños al colegio, atender a las citas médicas. Las deseables, en cambio, son cosas que nos gustaría hacer pero que no son estrictamente necesarias, aunque a veces nos convenzamos de que son vitales y parezca que nos vaya la vida en realizarlas: lavar el coche antes de un evento social, llevar a los niños a multitud de actividades extraescolares, organizar una comida complicada para los amigos. Las tareas innecesarias, por su parte, son las que hacemos pero que en realidad aportan muy poco y nos complican demasiado: recorrer diversas tiendas para encontrar un vestido de fiesta cuando tenemos otros en casa que nos podrían valer, dedicar horas a arreglarnos antes de salir. Es importante diferenciar estos tipos de tareas porque necesitamos priorizar y distinguir qué es lo verdaderamente necesario y relevante, de las complicaciones añadidas que nos buscamos.

Una vez que hemos priorizado, o justo antes para poder hacerlo, demos a las cosas la importancia que realmente tienen. Está muy bien, por ejemplo, preparar una tarta complicadísima para un cumpleaños pero tal vez no es tan relevante invertir esfuerzo en esto y sí lo es estar tranquilos, tener tiempo para disfrutar del cumpleañero, de la fiesta o de comprar un regalo. A veces vivimos las actividades como si fueran fundamentales y muchas veces no lo son. Preguntémonos, ¿es tan grave si no se hace?, ¿las consecuencias son tan horribles?, ¿es la única alternativa? Si la respuesta a estas preguntas es “no”, entonces dejemos de tomarnos esta tarea como si fuera cuestión de vida o muerte realizarla. Si nos da tiempo, estupendo, pero si no, tampoco pasa nada. No merece la pena dejar de disfrutar de las cosas realmente valiosas de la vida por sobrecargarnos de obligaciones irrelevantes y muchas veces absurdas.

La urgencia y lo realmente importante

Valoremos delegar, “externalizar” tareas, pedir ayuda. Llegar a todo, más allá de ser imposible, no nos hace mejor personas ni más válidas. Usemos nuestros recursos. Si tenemos dinero para “subcontratar” a alguien que se ocupe de una tarea, ¿por qué no utilizar esta alternativa? No se trata de ser superman o superwoman, se trata de hacernos la vida agradable, cómoda, fácil, feliz. Eso sí, si delegamos, pedimos ayuda, dejamos algo en otras manos, aceptemos que no se haga exactamente como nos gustaría, puede haber muchas formas de hacer las cosas y de hacerlas bien. Renunciemos a la perfección. A veces nos empeñamos en hacer las cosas “de diez” y ¿para qué? No todo hay que hacerlo al máximo nivel. Los esfuerzos, el tiempo, son limitados y las tareas no, seamos inteligentes y decidamos en qué merece la pena “poner la vida” y qué cosas pueden realizarse con mucho menos detenimiento.

Nunca olvidemos en nuestra planificación el autocuidado, el descanso, la distracción… Que lo urgente no desplace a lo importante. Estamos en la vida para ser felices, no para cumplir con tareas… las tareas son un medio para hacer que la vida sea más cómoda, se consigan nuestros objetivos, los que creemos que nos acercan a la felicidad, no confundamos los medios con el fin. En ese sentido, aprendamos a decir que no, a renunciar a cosas, a no pretender tenerlo ni abarcarlo todo. También trabajemos el entendernos y perdonarnos cuando no hemos cumplido con nuestros objetivos (quizá no eran realistas), cuando han surgido inconvenientes, cuando hemos tenido un mal día y hemos estado perezosos. Todo eso forma parte de la vida,aceptémoslo y aprendamos a convivir con ello.

En definitiva, no olvidemos que por encima de “hacer lo que toca” está nuestro bienestar, nuestra salud y nuestra calidad de vida. Sepamos frenar el ritmo vertiginoso para saborear de lo realmente importante y que nos hace felices. Habrá tiempo para todo y, si no… el mundo seguirá girando, disfrutemos del movimiento.

*Montserrat Montaño Fidalgo es psicóloga en el Centro de Psicología Álava Reyes, doctora en el área de Personalidad, Evaluación y Tratamiento Psicológico y máster en Terapia de Conducta por el Instituto Terapéutico de Madrid (ITEMA).

Original

El post ¿Cómo organizarse para ser más productivo? ha sido publicado primero en Ser Gerente - Management y Creatividad, blog de Miguel Cané