Cómo Planificar el "Timing" del Día de la Boda

Uno de los secretos infalibles de cualquier wedding planner para que una boda sea perfecta es que el timing también lo sea. El timing podría traducirse como el cronograma o programación de la boda.

Lo cierto es que pocas parejas le dan la importancia que tiene, quizás porque piensan que todos los implicados en la boda saben el momento en el que deben intervenir, casi por arte de magia. Pero la realidad es muy diferente, porque es necesario coordinar de forma meticulosa para que todo vaya sobre ruedas a los novios, a los padrinos, a los invitados, al oficiante, al chófer, al fotógrafo, al videógrafo, a los músicos, al personal del catering, al DJ, a los animadores... Para que todo sea un éxito hasta la improvisación debería estar programada.

En caso de que hayáis contratado a una organizadora de bodas, no os tendréis que preocupar por el timing más que para consensuarlo con ella y para que os lo comunique una vez que esté finalizado y podáis seguirlo el día de la boda. Pero en caso de que os vayáis a encargar vosotros mismos de la programación de vuestra boda, necesitaréis ayuda, así que nada mejor que los consejos que encontraréis a continuación para ello.

En general

✿ Hay dos cosas fundamentales que debéis tener en cuenta: qué ocurrirá y cuándo tendrá lugar.

✿ Plasmadlo por escrito y retocadlo todo lo necesario hasta que sea eficiente y realista.

✿ Es fundamental que, además de diseñarlo, se lo comuniquéis a todos los involucrados en la boda.

✿ Cuando contratéis a los proveedores, pedid que incluyan en el documento de reserva o el contrato la duración de sus servicios.

✿ No os fieis de los timings de otras parejas o de plantillas que encontréis en Internet, porque cada boda es única, incluso aunque se celebre en el mismo lugar.

Preparación

✿ Valorad el tiempo necesario para el maquillaje y la peluquería. No seáis optimistas con el cálculo del tiempo, porque será mucho mayor del que pensáis, tanto si sois la novia como si sois el novio. En el mejor de los casos a la novia le llevará 1 hora y media, aunque es mejor contemplar 2 horas. Mucho más si el peinado es complejo o si hay más invitadas que también se están arreglando en el mismo salón de belleza.

✿ Tened en cuenta el tiempo que requiere el vestuario. Vestirse para ir a trabajar por la mañana suele llevar pocos minutos (salvo en esos días en los que no sabéis qué poneros, ya sabéis a lo que me refiero), pero hacerlo para pasar por el altar requiere mucho más tiempo. 

✿ Si vais a hacer fotos antes de la ceremonia. Os aconsejo consultar los tiempos con el fotógrafo y planificar las sesiones de ambos.

Desplazamientos

✿ Si la ceremonia y la recepción se celebran en diferentes lugares, considerad el tiempo necesario para los desplazamientos entre un lugar y otro, tanto los vuestros como los de los invitados. En vuestro caso, contad con unos minutos extra por si hubieses atascos o algún imprevisto en el tráfico o con el vehículo. Si el transporte es especial, como un carruaje de caballos, por ejemplo, debéis añadir más tiempo.

✿ Considerad si los invitados acudirán tanto a la ceremonia como al banquete por sus propios medios o con un transporte colectivo. En este caso es necesario contar con el trayecto o trayectos en caso de que haya varios puntos de recogida y de los tiempos de espera (no optimistas) para la llegada de todos los invitados.

Ceremonia

✿ Contemplad la duración de la ceremonia. Diseñarla junto con el oficiante si es simbólica o consultar duración con el funcionario que celebre la boda civil o con el sacerdote en caso de que sea religiosa. También deberíais saber el tiempo requerido para los discursos de los amigos o familiares que participen en la ceremonia. Añadid tiempo extra para imprevistos y retrasos.

✿ Contad con entre 10 y 20 minutos después de la ceremonia, porque tendréis que saludar a buena parte de los invitados.  

Recepción

✿ Consultad con el proveedor de gastronomía la duración del cóctel, de la recepción y de la fiesta, qué ocurrirá si hay retrasos, etc.

✿ Considerad el tiempo estimado del cóctel.

✿ Cuidado con las sesiones de fotos antes del cóctel, porque pueden retrasar el resto del programa de la boda, tanto las vuestras como las que se hagan con la familia y amigos más cercanos. Es importante planificarlas al milímetro... y seguirlas. El hecho de que no aparezcáis durante el cóctel o que el comienzo de la comida o la cena se retrase es todo un inconveniente para el personal de servicio, para los profesionales (DJ, animadores, cocteleros, etc.) y una grosería para con los invitados. Lo ideal, que la sesión antes del cóctel no dure más de 20-30 minutos, porque el fotógrafo ya habrá hecho fotos preciosas durante la preparación de ambos, en la ceremonia y luego las hará a los postres y durante la fiesta.

✿ Calculad unos 30 minutos para las fotos de grupo antes de pasar a la zona en la que se sirva el banquete. Si estas fotos las vais a tomar tras la ceremonia, esa media hora debéis trasladarla al final de la misma. Lo ideal es organizarlas por grupos, comenzando por las personas más cercanas. Por ejemplo, podéis empezar con el grupo de padres y padrinos, luego continuar con el de hermanos y sobrinos, con el de abuelos y tíos, con las damas de honor y groomsmen, con los amigos más íntimos, con los compañeros de trabajo y finalmente con los compromisos, por ejemplo. Cada grupo os llevará aproximadamente 5 minutos.

✿ Tened en cuenta el tiempo estimado de la recepción. Aunque lo habitual es que la comida o la cene se alargue mucho más, lo recomendable es que dure unas 2 horas.

La fiesta

✿ Considerad el tiempo estimado del traslado de la zona del banquete a la fiesta. Normalmente esto llevará unos 30-35 minutos, más o menos dependiendo del número de asistentes.

✿ Contemplad la duración pactada de la barra libre y la posibilidad de ampliación del horario en caso de que podáis permitíroslo y que el proveedor estén en disposición de ofrecéroslo.

✿ Tened en cuenta el tiempo y momento de servicio de la recena. 

Entretenimiento

✿ En caso de que haya entretenimiento y/o animación, debéis consultar con los profesionales y artistas que vayan a llevarlos a cabo el tiempo que requerirán.

✿ Si vais a ofrecer a los invitados algún tipo de sorpresa, es importante que contéis con la duración estimada.

Estas ideas son generales, por lo que tendréis que adaptarlas a vuestra boda en particular. 

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La primera vez que apareció el post Cómo Planificar el Timing del Día de la Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?

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