Cómo presupuestar una revisión o transcripción (o cualquier otro trabajo por horas)

Esta semana me preguntaba mi amigo João cómo se podía presupuestar una revisión y he pensado que sería útil compartir aquí algunas ideas que le comenté. Además, también pueden aplicarse a las transcripciones o cualquier otro trabajo por horas, ya que se trata de un método en el que se pretende establecer previamente el número de horas que nos llevará el trabajo y poder dar así un presupuesto cerrado.

1. Pedirle al cliente, tanto si es directo como agencia, el documento en cuestión. En caso de que sea una transcripción, necesitaremos el vídeo o el audio correspondiente.
2. Delimitar y aclarar con el cliente el objeto del encargo. Con los términos “corrección” y “revisión” suele haber bastante confusión, de modo que no está de más que confirmemos de qué tipo de trabajo se trata. Quizá a los clientes directos haya que explicarles la diferencia, pero si cumplimos con este paso nos podemos ahorrar más de un disgusto. Con las transcripciones, entre otras cosas, conviene ponerse de acuerdo con el formato que se va a utilizar y asegurarnos de que vamos a incluir todos los datos que el cliente necesita.
3. Examinar el documento y hacer una prueba con una muestra. Aquí está el quid de la cuestión. ¿Cuánto tiempo tardamos en revisar una página (unidad útil para documentos en Word, por ejemplo)? ¿Cuántas palabras (unidad preferible con otros documentos como Excel o PowerPoint) revisamos en 15 minutos? Si se trata de una transcripción, ¿cuántos minutos soy capaz de transcribir con 10 minutos de trabajo? En función de la prueba que hayamos hecho y del documento, tendremos resultados como:

• Una página revisada cada 10 minutos.
• 600 palabras revisadas cada 15 minutos.
• Un minuto de audio/vídeo transcrito cada 10 minutos.

Es muy importante que hagamos la prueba anterior siempre y que no nos fiemos de las medias de trabajos anteriores. Puede haber textos muy bien escritos que apenas que tengamos que revisar y puede que haya otros que nos lleven más tiempo. Con las transcripciones ocurre lo mismo: en función de la calidad del sonido, de la temática y de la vocalización de las personas que hablen, el tiempo que tardemos se puede disparar.

Una vez tengamos nuestros datos, solo es cuestión de hacer cálculos:

• Una página cada 10 minutos = Seis páginas/hora. ¿Cuántas páginas en total tiene el documento? Supongamos que 100. Pues si dividimos el total de páginas (100) entre la media por hora (seis) y tendremos el total de horas que tardaremos en realizar el trabajo:  17 (con redondeo al alza).
• 200 palabras cada 15 minutos = 800/ hora. ¿Cuántas palabras en total tiene el documento? Supongamos que son unas 60.000 palabras. Divididas entre la media por hora (800) nos da un total de 75 horas.
• Un minuto de audio/vídeo transcrito cada 10 minutos = seis minutos/hora. Si la grabación dura 60 minutos, los dividimos entre la media por hora (seis) y obtenemos un total de 10 horas de trabajo. Con las transcripciones siempre nos sorprendemos de lo mucho que se tarda en hacerlas. ¡Con lo fácil que parece!

Con el resultado en horas, ya es solo cuestión de aplicar nuestra tarifa horaria para obtener el presupuesto final: Número de horas x tarifa horaria = PRESUPUESTO FINAL.

¿Qué os parece el método de azafata del Un, dos, tres?

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