Cómo promocionar con éxito un evento en Twitter: Guía paso a paso para pymes

Con el avance imparable de las plataformas sociales, unido a una crisis que parece que nunca acaba de marcharse, muchas pymes han decidido basar su estrategia online en el Marketing en Social Media. Y no digo que no sea acertado, pero no debemos olvidar que estas plataformas funcionan como un impulso, una ayuda para viralizar nuestra imagen de marca y estrechar lazos con clientes (actuales y potenciales), aunque no deben ser la única labor de promoción.

Y dentro de las numerosas estrategias que se pueden planificar para viralizar tu imagen de marca, una de las mejores formas de fidelizar clientes y conseguir un contacto directo y afectivo con influencers y bloggers del sector es realizar un evento off-line. Pero ese evento ha de ser promocionado y viralizado a través de tus principales canales online: Tu blog y las redes sociales en las que estás presente.

En el caso del evento organizado por Vintage by Lopez-Linares, el canal estrella desde el que promocionar efectivamente el evento fue Twitter.

Pero promocionar un evento en Twitter no es nada fácil si realmente quieres tener éxito. No se trata de lanzar tweets con el nombre y la fecha del evento, una y otra vez, hasta aburrir a tus seguidores, sino de darles un motivo para asistir, bien físicamente u online.

Esta fue la estrategia que se siguió, paso a paso:

1.      Define las fechas

Tienes que tener muy claro cuándo vas a comenzar a twitear sobre el evento y cuándo dejarás de hacerlo. Define las fechas acorde a estos tres períodos:

• Pre – Evento: La promoción en Twitter debería comenzar como mínimo dos semanas antes del evento. Aunque lo ideal es iniciarla antes.
• Evento: Es el día (o días) de celebración del acto en sí. Aquí twitearás de forma diferente, en tiempo real, así que define muy bien estas fechas.
• Post – Evento: La promoción no debe acabar en el momento en el que se clausura el evento. Debe continuar para cerrar los lazos con los asistentes y convencer a aquellos que no asistieron a esta edición para que no se pierdan la siguiente.

2.     Recolecta información y documentación sobre el evento

Este paso es también básico. Sin estar plenamente documentado sobre lo que se va a tratar en el evento, es imposible hacer una buena labor de promoción en Twitter. Acabaríamos haciendo lo que os comentaba al principio del post: twitear el nombre del evento y la fecha una y otra vez, sin más atractivo.

Entre la documentación que debes tener en tu poder no puede faltar:

• Calendario y horario del evento
• Nombres y toda la información que puedas encontrar sobre cada uno de los ponentes asistentes al acto.
• Si es posible, accede a las ponencias que se tratarán, de forma que puedas twitear con conocimiento exacto de qué temas se van a tocar y crear así expectación.
• Información adicional sobre la temática del evento: historias relacionadas, anécdotas curiosas…

3.     Elige dos hashtags a autilizar.

Dos es el número más apropiado: uno debe ser específico de tu evento, y otro general, pero totalmente relacionado con el acto, y a ser posible, trending topic.

En el caso del evento con el que colaboré, se eligió #JoyasHistóricas por el nombre de la Exposición, y #GraceKelly ya que el acto inaugural así como las piezas Estrella en la muestra estaban inspiradas en las que luciera la actriz y Princesa de Mónaco. En este caso, el evento se hizo coincidir además con el estreno mundial en cines de la película Grace of Monaco, con lo que el hashtag #GraceKelly estaba siendo trending topic.

4.     Pre-Evento: Establece 5 tipos de tweets a twitear

Aquí es donde entran en juego los objetivos específicos que quieras conseguir con esta promoción en Twitter. Lo que desde Social With It os aconsejo, es que durante este período previo al evento os centréis en cinco tipos de tweets, a alternar cada día:

• Tweets con el anuncio del evento en sí: recordatorios de fechas, ponencias, etc. Recuerda también que el evento se podrá seguir a través de redes sociales y los hashtags a seguir, para quienes no puedan asistir.

• Tweets con posts relacionados que se hayan escrito en el blog corporativo de la pyme que organiza el evento. Hasta ahora no he hablado de este punto porque no es el objetivo central de este post, pero es crucial que desarrolléis también una estrategia de contenidos en torno al evento.

• Tweets con historias relacionadas al acto y las ponencias, curiosidades o pequeños adelantos de detalles que se tratarán en el evento, de forma que crees expectación.

• Tweets con mensajes e invitaciones a seguidores, influencers o bloggers: Esto hay que llevarlo con cuidado, pero puedes seleccionar aquéllos con más influencia entre tu comunidad social y aprovechar los tweets para invitarlos al evento, incluyendo por supuesto la invitación. También puedes utilizar este Sistema para invitar a bloggers relacionados con la temática.

• Tweets para contestar a menciones o dudas.

Para distribuir los tweets durante cada día de este período, puedes hacerlo como indico en la foto superior que ilustra este post, escribiendo directamente cada día qué tipo de tweets vais a lanzar, y dejando siempre un tiempo a diario para contestar a los seguidores.

5.     Durante el Evento: 2 tipos diferentes de tweets

Durante esta fase tienes que ser más espontáneo y twitear conforme los actos vayan teniendo lugar.

Recuerda twitear dos tipos de tweets:

• Fotografías, vídeos y otros materiales gráficos que se vayan tomando durante el evento.
• Información importante o de interés para los seguidores que se vaya debatiendo durante el evento.

Y no olvides utilizar en todos los tweets como mínimo el hashtag específico de tu evento, y, siempre que sea posible, también el general para generar mayor alcance.

6.     Post-Evento: tweets recordatorios y participación en conversaciones

Una vez ha terminado el evento, toca agradecer la asistencia, ya haya sido física como online a través de redes sociales.

Publica tweets con las imágenes del evento, vídeos y participa en las conversaciones que surjan bajo alguno de los hashtags que has estado utilizando. ¡Y no olvides utilizar estos hashtags de vez en cuando para mantenerlos activos hasta la siguiente edición el evento!

Aunque parezca complicado, todo esto es sencillo de aplicar una vez lo tienes en un documento escrito.

Mi consejo:

Planifica muy bien qué tipos de tweets vas a twitear cada día y déjalos programados si es posible, para poder dedicarte a contestar tweets que te dirijan a tí en tiempo real.

¡Espero que esta estrategia te resulte útil, práctica e igual de efectiva que a nosotros! Y como siempre, espero impaciente vuestras impresiones o comentarios.

También podéis contactarme y seguir más información y nuevas tendencias del sector en Twitter o Google+, nuevas fotos e infografías en Pinterest o temas a debatir en la fanpage y el grupo de LinkedIn. ¡Te espero!

[Caso de Estudio Vintage by Lopez-Linares - Estrategia en Twitter por Rus Martínez]

¿Quieres recibir una Plantilla para descargar en exclusiva una vez al mes sólo para ti? ¡Suscríbete a la newsletter!

¿Quieres más?

• Las 10 cosas que más me molestan como usuaria de Twitter – Decálogo del sentido común
• Cómo tuitear el mismo contenido sin aburrir a tus seguidores… y perderlos
• Cómo calcular tu grado de Engagement en Facebook y Twitter
• 10 ideas originales para utilizar Vine: Qué historias contar en 6 segundos
• Primeros pasos a seguir para desarrollar una estrategia en social media… en infografías
• Cómo diseñar un anuncio low-cost en Facebook [Caso de Estudio]