Cómo recibir un 30% menos de email

Probablemente el título del post te haya llamado la atención y por eso estés leyendo esto. Es posible también que lo hagas con una cierta dosis de escepticismo.

Para tu tranquilidad, te diré que lo del 30% es una estimación a la baja. En realidad, si aplicas bien las técnicas que voy a comentar en el post, podrías llegar a reducir el volumen diario de email que recibes a la mitad o incluso menos.

Por qué necesitas «enfriar» tu email

Uno de los hábitos centrales de la metodología de efectividad personal OPTIMA3^® es enfriar el pensamiento. Este hábito se fundamenta en los resultados de las investigaciones más recientes sobre «cognición fría» y «cognición caliente».

Y es que el sistema de pensamiento caliente del que habla Walter Mischel es precisamente uno de los principales responsables del volumen ingente de email que a diario se envía y se recibe en las organizaciones.

Cuando el sistema de pensamiento caliente rige tus actos, tu sistema de pensamiento frío no interviene. Esto significa que tu proceso de toma de decisiones es puramente emocional, con escasa racionalidad.

Lógicamente, los comportamientos que resultan de un proceso de decisión emocional son comportamientos impulsivos.

Un comportamiento impulsivo es el que tiene lugar inmediatamente después de que aparece el estímulo. En el caso del email, un comportamiento impulsivo es leer y responder el email según llega. Si tienes este hábito, significa que respondes sistemáticamente tus emails «en caliente», con todo lo negativo que esto supone.

Por el contrario, un comportamiento reflexivo es aquel en el que la reacción no es inmediata ni impulsiva, sino tranquila y sosegada. En el caso del email, un comportamiento reflexivo es leer los emails únicamente en determinados momentos del día, no responderlos nada más leerlos y demorar al máximo los envíos de las respuestas.

Usar el email como chat es ineficiente y poco profesional

Uno de los hábitos más absurdos e ineficientes que infestan la mayoría de las organizaciones es utilizar el email como si fuera un chat o un teléfono, es decir, como un medio de comunicación síncrono. El email, que tuvo su origen como sustituto del correo postal, es por definición un medio de comunicación asíncrono.

Cuando la comunicación tiene que ser necesariamente síncrona, hay que utilizar un medio síncrono: teléfono, videoconferencia, reunión presencial…

Utilizar el email como herramienta de chat es un hábito altamente inefectivo por múltiples razones. Por una parte, porque se está utilizando una herramienta inadecuada y eso va a perjudicar a la comunicación. Por otra, porque obliga a las demás personas que lo usan a consultarlo con una frecuencia que sería innecesaria si se utilizara bien.

Cuando usas habitualmente el email como chat, haces evidente tu falta de profesionalidad, ya que demuestras: a) no saber utilizar tus herramientas de trabajo de forma efectiva y b) ignorar los hábitos productivos más básicos.

Gran parte del email que recibes es culpa tuya

¿Cuántos emails recibes al día? En realidad, da igual. Calcula que casi la mitad son culpa tuya y, por tanto, podrías «ahorrártelos». La gente se queja de recibir mucho email y a todas horas, sin ser conscientes de que son parte del problema.

Si cada vez que recibes un email, lo respondes en el momento, además de estar reaccionando «en caliente» ante ese email, estás dando lugar a que en pocos minutos te llegue un nuevo email con la respuesta. Si la otra persona tiene el mismo mal hábito que tú, podéis pasaros el día intercambiando emails absurda e ineficientemente.

Si el tema es realmente urgente o necesita que interacciones continuamente con la otra persona, coge el teléfono y llama. Además del email y del WhatsApp, todos los teléfonos móviles modernos tienen una App que sirve precisamente para eso: para llamar por teléfono 😉

Y si no es urgente, ni necesita una interacción continua con la otra persona, entonces este es un buen momento para aprender a usar bien el email y, de paso, reducir drásticamente el volumen de email diario que envías y recibes.

Cómo «enfriar» el email de manera efectiva

El primer paso para «enfriar» el email de manera efectiva es «desintoxicarte» del email. Las notificaciones son adictivas y por eso tienes que empezar a «desengancharte» de ellas. Quita cualquier tipo de notificación o alerta que te esté interrumpiendo cada vez que llega un nuevo email.

Si te sueles quejar de que te interrumpen mucho, asegúrate de no ser tú la causa número uno de tus interrupciones: desactiva todas las notificaciones de todo. Afortunadamente no eres un árbol, así que puedes ir a ver qué te ha llegado cada vez que tenga sentido.

El segundo paso para «enfriar» el email de manera efectiva es leer tu email solo en determinados momentos del día. A no ser que en tu descripción de puesto ponga «lector/a y redactor/a de email», tu trabajo es otro que estar todo el día leyendo emails.

Si lees el email solo en determinados momentos del día, ya estarás «enfriando» la mayoría de ellos. Recuerda que si algo es urgente (casi nada lo es), debería entrar por otro canal. Que los demás usen mal las herramientas no es tu culpa. Cuando vean que has dejado de vivir pendiente del email, ya espabilarán y aprenderán a usar el canal adecuado. Y sí, por supuesto, esto también aplica a tu jefe/a.

El tercer paso para «enfriar» el email de manera efectiva, y el más importante de todos, es diferir el envío de las respuestas.

Una vez hayas escrito el email de respuesta, es fundamental que te hagas la pregunta «¿cuánto puedo retrasar el envío de este email sin que afecte significativamente a este tema?». Una vez tengas la respuesta, programa el envío de acuerdo con ella.

Yo, por ejemplo, únicamente envío email entre las 8:00 y las 18:00 de lunes a viernes laborables. ¿Significa eso que solo escribo email esos días y a esas horas? En absoluto. Yo escribo email cuando tiene sentido. Si un día me despierto antes por lo que sea, puede que esté escribiendo emails a las 5:00. También puede ser un sábado a las 16:00 o un domingo a las 23:00. Da igual cuando lo escribas, lo importante es cuándo lo envías.

Como norma general, evito responder ningún email en el mismo día y lo que hago es programarlos para las 8:00 del día siguiente laborable.

Lógicamente, puede haber excepciones, pero son eso: excepciones. En estos casos, retraso al máximo la respuesta, y como mínimo 3 horas. Y, si es realmente urgente, llamo por teléfono.

Lo que consigo con esto es «inmunizarme» frente a los malos hábitos productivos de otras personas. Si la otra persona tiene la mala costumbre de usar el email como sustituto del teléfono, yo me aseguro de limitar sus email a como mucho uno o dos al día. Si es algo urgente (casi nunca lo es), ya me llamará.

De esta forma, en lugar de recibir media docena de emails por persona al día, únicamente recibes uno o dos. Imagina esto aplicado a todas las personas con las que interaccionas por email a diario.

Demorar el envío es muy fácil. Con Outlook tienes una opción para hacerlo. Con GMail hay varias extensiones. Yo antes usaba Boomerang, pero ahora llevo ya unos años usando Gmelius. Y, en el peor de los casos, siempre puedes dejarlos como borrador y enviarlos más tarde.

Conclusiones

Nos quejamos mucho del entorno y de lo muy negativamente que afecta a nuestra efectividad. Esto está muy bien, pero tú eres la causa principal de tu inefectividad. La buena noticia es que hay montones de cosas que caen en tu zona de influencia.

En lugar de seguir quejándote del mucho email que recibes y de que te interrumpen a todas horas, desactiva las notificaciones, deja de vivir pendiente del email y retrasa el envío de tus respuestas.

Son hábitos sencillos, de eficacia probada y al alcance de cualquiera. Solo tienes que vencer la natural resistencia al cambio y comprobarlo.

Recuerda que si quieres obtener resultados distintos no te queda otra que hacer cosas distintas. Retrasar el envío de tus emails puede ser una forma fantástica de empezar a hacerlo y de acercarte más a los resultados que quieres conseguir.