Cómo saber cuándo implantar software ERP en tu empresa

Cada vez son más las empresas que sienten la necesidad de incorporar un sistema que les facilite la toma de decisiones, y mejore el funcionamiento del negocio en términos de gestión. Un software ERP, Enterprise Resource Planning, es un sistema para la planificación de recursos empresariales, que permite aumentar la productividad.
Su uso es adecuado para cualquier tamaño de empresa, tanto para PYMES como para organizaciones más grandes.
Si estás comenzando a notar que tu personal está sobrepasado de trabajo, y entre otras cosas, no se alcanzan los objetivos marcados, es posible que necesites reflexionar sobre la idea de instalar un software ERP.
¿No estás seguro de que la situación que vive tu empresa actualmente pase por la instalación de un software ERP como solución? En este artículo intentaremos explicarte algunas de las situaciones que llevan a muchas empresas a querer utilizar un sistema de planificación de recursos empresariales, pero antes, conoce las ventajas que puede reportarte.

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¿Qué puede aportar exactamente un ERP a tu negocio?

Estos son los beneficios que un buen ERP puede traer a tu empresa:

• Ahorro de tiempo y costes a largo plazo: disminuye el número de errores y la duplicidad de tareas, haciendo posible disminuir los costes empresariales y por tanto, generando un mayor beneficio y rentabilidad a tu empresa.
  
• Facilidad en la toma de decisiones: un software ERP puede proyectar con precisión la situación en tiempo real de tu empresa, lo que te facilita la toma de decisiones empresariales, y con ello, reduce también el margen de error que pueda ocasionar.
  
• Disminución de duplicidades de datos: proporciona mayor comunicación y transparencia entre los departamentos; mejora la comunicación interna de tu empresa y reduce los errores de duplicidad de datos.
  
• Personalización de los módulos: dependiendo del tipo de software que elijas podrás ampliar o cambiar los módulos de tu empresa, atendiendo las necesidades que tengas en cada momento. No hay problema si instalas un software ERP y más adelante tu empresa crece, porque el software también lo podrá hacer.
  
• Incremento de la eficacia y la productividad: aumenta la eficacia y productividad de tu empresa, haciéndote más competitivo frente a la competencia.

¿Cómo saber si tu empresa necesita un ERP?

No existen dos empresas iguales, y por lo tanto, será difícil encontrar un indicador preciso que te diga "ahora debes instalar un ERP".
A pesar de ello, sí hay patrones que suelen repetirse.
A continuación, te mostraremos cinco señales que indican a las empresas que necesitan un ERP, y con las que quizás tú puedas sentirte identificado:

• 1. Procesos no centralizados: las empresas necesitan un punto en común de organización de trabajo e interacción, pero sobre todo un mismo lugar en el que almacenar la información. Cuando los empleados de una organización utilizan un software para registrar procesos, y el departamento de contabilidad otro, la información no es compartida, se pierde, ni tampoco estos programas interactúan de forma eficiente entre sí.
  Utilizar un software ERP ayuda a conectar y centralizar todos los puntos de tu empresa, lo que se traduce en ahorro de tiempo, esfuerzo, y evita información errónea.
  
• 2. Transcurre tiempo en exceso a la hora de recuperar la información que necesitas: los empleados de tu organización deben poder acceder a los datos de inmediato. Si tu sistema actual tarda demasiado en ofrecer la información que necesitas, o debes buscar en infinitas hojas de cálculo, necesitas hacerte con un ERP de inmediato.
  Este tipo de software ofrece una visión holística de la mayoría de operaciones de tu organización, pudiendo consultar los datos en cualquier momento de forma rápida y precisa.
  
• 3. La contabilidad de la empresa consume mucho tiempo: posiblemente, el departamento de contabilidad sea el que más se beneficie de la implantación de software ERP en cualquier negocio.
  La complejidad de gestionar facturas, o la ardua tarea de transferir datos manualmente, solo se traduce en una pérdida de tiempo importante, pérdida de productividad, y posiblemente, también desaproveches oportunidades de negocio por ello.
  Los sistemas ERP pueden elaborar operaciones de contabilidad en segundos; ahorrarás tiempo y automatizarás tareas, permitiendo a tu personal utilizar su tiempo en ocupaciones más productivas.
  
• 4. Informes difíciles de analizar: si la información que se extrae es difícil de analizar, las decisiones adecuadas tardarán más en llegar.
  El business intelligence consiste en analizar la información para tomar las mejores decisiones informadas, pero si los datos de una empresa no se pueden recopilar fácilmente (porque por ejemplo, se utilizan diferentes herramientas de almacenamiento de datos), de nada servirá.
  Un sistema ERP incluirá una funcionalidad para elaborar y visualizar informes con la suficiente transparencia para que el equipo pueda realizar el análisis de los datos fácilmente.
  
• 5. La atención al cliente es insuficiente: es imprescindible, para cualquier empresa, contar con los datos de los clientes completamente actualizados. Para estos casos, lo más común suele ser utilizar un software para la gestión de clientes, conocido como CRM, pero muchos ERP también cuentan con funciones CRM integradas para administrar la relación con los clientes o clientes potenciales, monitoreándolas, adelantándote a sus necesidades, teniendo mayor control de los inventarios de la empresa, o pudiendo atender a los clientes desde cualquier lugar gracias a su capacidad de movilidad.

Como puedes ver, el uso de software ERP puede significar un antes y un después en las pequeñas y grandes empresas.
Si quieres implantar un sistema de planificación de recursos empresariales pero no sabes dónde encontrarlo, o cuál elegir entre todos los que ofrece el mercado de software, existen plataformas que te ayudarán a comparar y elegir el software ERP que precisas.
Y recuerda: analiza la situación actual de tu empresa y da el gran salto que tanto mereces con una herramienta a la altura de las necesidades.
* Artículo de María Martín Parrilla *

María Martín Parrilla

Content Manager & Copywriter en SoftDoit, comparador que analiza más de 400 programas para empresas, entre los que se incluyen: ERPs, CRMs, SGAs, software de RRHH, etc.

BIO

Me gusta trabajar con personas y con palabras. Disfruto de escribir para contar "cosas" y del proceso de investigación para poder contarlas. Me considero creativa, curiosa e imaginativa.

Jose Maria Acuña Morgado - Desarrollador Web