Cómo saber distinguir a una Wedding Planner profesional

El concepto de Wedding Planner es un concepto relativamente nuevo en España. Viene de los países anglosajones y empezó a introducirse por primera vez en este país a partir del año 2000 primeramente en la Comunidad de Madrid para luego pasar a Cataluña y después al resto de España.
Como profesión es algo muy novedoso y muchos novios desconocen todavía que existe y en qué consiste. Ya hablamos en un anterior post acerca de lo que se entiende por Wedding Planner y en la entrevista que también figura en este blog y que hicimos a nuestra Directora Emy Teruel, queda lo suficientemente explicado cómo trabaja Exclusive Weddings, que fueron de los pioneros en introducir esta profesión en el mercado (desde el 2002) y que por su profesionalidad y experiencia se han convertido en referentes en el sector.

Hoy en día, por el ritmo de trabajo de los novios y porque éstos no saben por dónde empezar, es cada vez más frecuente que éstos recurran a un profesional que les ayude en toda la organización y les ahorre tiempo y preocupaciones. Es por eso que los novios contratan a Organizadores de Bodas o Wedding Planners.
Pero lo que más nos preocupa en estos momentos es que está proliferando un fenómeno bastante alarmante y que puede dañar la imagen del mercado de los Wedding Planners en España. Y es que cada vez más están apareciendo empresas o personas que se hacen llamar de “Organización de Bodas” o “Wedding Planners” y no tienen ni conocimiento ni experiencia, pero si un buen marketing detrás que hacen confundir a los novios. El hecho de que sea una profesión relativamente nueva en España, hace que los novios no tengan claro qué es lo que ofrecen y pueden caer en el engaño de estas “pseudo empresas”. Y lo peor es que si sucede algún imprevisto el día de la boda u ocurre algún error, no se van a hacer responsables y la boda es uno de los acontecimientos más importantes de la vida y no se puede volver a repetir.
Es por eso que desde aquí ofrecemos a los novios unos consejos para saber distinguir a un Wedding Planner profesional del que no lo es y así no caigan en manos de estas personas que pueden hacerles mucho daño tanto emocional como económico:
1. Asegurarse de la experiencia de la Agencia o de la Wedding Planner en organización de bodas. Hay que preguntarles desde cuando están organizando bodas, cuántas han llevado a cabo, pedirles que les enseñen fotografías sobre las mismas y asegurarse de su autenticidad (muchos las compran por Internet o se apropian de fotografías de otros), que les expliquen cómo las han organizado, … Para hablar de Agencias con auténtica experiencia, deberían demostrar de forma fehaciente que como mínimo llevan 5 años organizando bodas o han llevado a cabo más de 50 bodas en total. Y que todo esto lo han hecho de forma profesional y seria.
2. Pedir referencias sobre la Agencia o Wedding Planner. Los novios deberían pedir referencias sobre dicha Agencia, y no a otros novios (que podrían ser amigos de dicha Agencia y no serían por tanto creíbles) sino a los profesionales que trabajan en el mercado de bodas, es decir, a los mejores espacios, caterings, fotógrafos, decoradores, etc de ese lugar en cuestión. Si la Agencia o Wedding Planner es profesional, seguro que la conocen y nadie mejor que ellos podrán facilitar información de cómo trabaja.
3. Preguntar qué tipo de forma jurídica tiene la Agencia o Wedding Planner: Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Civil, Autónomo, etc. y si tiene domicilio profesional y fiscal fijo, junto con un número de teléfono fijo de contacto. Muchos no tienen nada de esto y pueden estar hoy pero desaparecer mañana y dejar a los novios “compuestos y sin boda”.
4. No fiarse de aquellas Agencias que no cobran por su trabajo. Hoy en día nadie trabaja gratis y si hay Agencias que no cobran directamente a los novios es que cobrarán de los colaboradores que ofrecen a los mismos, por lo que sólo ofrecen aquellos que les pagan las más altas comisiones y por tanto la información que ofrecen a los novios está totalmente sesgada además de ser totalmente interesada. Los novios deben tener en cuenta que si la Agencia cobra de los proveedores, sus verdaderos clientes serán estos, pues son los que le pagan. Si los novios no le pagan por sus servicios, si algo falla, ¿qué pueden exigir?
5. Preguntar a la Agencia cuántas horas van a dedicarle a su boda. Sólo las Agencias que cobran por sus servicios van a invertir un número de horas suficiente para controlar todos los detalles y que todo salga perfecto. Y para dar un buen servicio, como mínimo y por muy pequeña que sea una boda, la Agencia debería invertir de 150 a 200 horas.
6. Exigir a la Agencia que todos los servicios que les ofrecen estén por escrito y perfectamente detallados, lo mismo que en el contrato que firmen entre las partes. Sólo si está todo por escrito, los clientes podrán saber qué es lo que tienen derecho a pedir y a reclamar en caso de que algo falle. 7. Mirar si en la web de la Agencia hay fotos reales o “compradas” o “robadas” de otras Agencias, y verificar si su web o blog, o los textos que figuran en los mismos, son copiados o plagiados de otros. Hoy en día, con Internet, es muy fácil copiar pero también es muy fácil descubrirlo. Aquellas Agencias que se limitan a copiar fotos o textos de otras, ya dicen mucho de ellas mismas y los novios ya pueden suponer cómo van a trabajar en su boda. Si empiezan por engañar en su presentación, no hay que fiarse de nada de lo que puedan ofrecer. Al tanto, porque últimamente hay muchas y cuando nosotros las detectamos lo ponemos en manos de los abogados. No sería de extrañar que los novios se encuentren en Internet, textos de entrevistas realizadas a nuestra Directora o reportajes nuestros como de otras Agencias. Si es así, os rogaríamos nos lo comunicaseis y por supuesto no hay que fiarse ni por un momento de esa Agencia. 8. Exigir a la Agencia que les den una copia de su Seguro de Responsabilidad Civil para el día de la boda y que todo el personal que trabajará ese día para la Agencia cumple con la normativa laboral o mercantil vigente.

Con todo esto no pretendemos asustar a los novios sino todo lo contrario. Con estos consejos, estarán mucho más tranquilos a la hora de contratar a una Agencia profesional de Organización de Bodas y sabrán distinguirlas de las que no lo son. Luego, dentro de las Agencias profesionales de Organización de Bodas, hay de muchos tipos: más o menos personalizadas en sus servicios, más o menos exclusivas, las que facturan ellas todo o las que sólo facturan sus honorarios, las que cobran un porcentaje sobre el presupuesto total de la boda o las que cobran un fijo en función de los servicios contratados, las que ofrecen un servicio integral o las que ofrecen servicios parciales, etc. etc. Los novios sólo tienen que preguntarles que ofrecen y decidir por lo que más les convenga a ellos. Y en todo caso, si los novios siguen todos los consejos dados anteriormente antes de contratarlas y estas cumplen dichas premisas, seguro que estarán contratando a buenos profesionales de la Organización de Bodas.
Como dice nuestra Directora Emy Teruel: “si los novios se aseguran de la experiencia y seriedad de la Wedding Planner, no se arrepentirán nunca de haberla contratado, pues aunque todo su trabajo al final se resume en un sólo día, el recuerdo de ese día durará toda la vida.”