Cómo saber si realmente estás aplicando GTD

En este post me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre cómo saber si realmente estás aplicando GTD o no.

Puedo adelantarte ya que son muy pocas las personas que realmente aplican GTD, por muy convencidas que estén de lo contrario.

Es verdad que hay millones de personas que han adoptado un cierto número de buenas prácticas de GTD, pero eso es otra cosa.

Evidentemente, la adopción de cada una de las buenas prácticas de la metodología conlleva una mejora significativa en tu día a día, tanto personal como profesional.

Y, como es lógico, cuantas más buenas prácticas incorpores, más notable será la mejora que experimentes.

Al margen de lo anterior, estar aplicando GTD es sustancialmente distinto de aplicar un número mayor o menor de sus prácticas recomendadas.

Tu mente es un pésimo gestor de recordatorios

La mente humana es buena, incluso muy buena, para ciertas actividades y francamente mala para otras.

Una de esas cosas que se le dan realmente mal es recordarte cosas. De hecho, lo hace tan rematadamente mal que parece que lo haga adrede.

Hay que entender que nuestra mente se desarrolló en unas circunstancias en las que la necesidad de recordarnos cosas era prácticamente nula.

Además, las prioridades para la supervivencia eran otras como, por ejemplo, reconocer patrones o evaluar situaciones y decidir rápidamente ante ellas.

A pesar de ello, son muchas las personas que siguen empeñadas en intentar usar su cabeza para gestionar recordatorios. Como es lógico, el resultado deja mucho que desear.

La enorme contribución de GTD a la humanidad es haber ofrecido una alternativa universal, sencilla y adaptable que —y esto es lo verdaderamente importante— funciona.

Otra cosa es el mayor o menor acierto con el que se plantea y explica dicha alternativa, aunque eso es otra historia.

Un mal hábito que no funciona

La mayoría de las personas tienen un mal hábito, que es intentar acordarse de las cosas.

Es un mal hábito por una única y sencilla razón: no funciona.

Sí, es posible que te acuerdes de alguna de ellas, pero eso es insuficiente.

En ningún caso vas a tener la seguridad ni la confianza de que vas a acordarte de lo que tienes que acordarte justo cuando necesites hacerlo.

Porque casi seguro que vas a acordarte, y no una, sino muchas veces, pero siempre a destiempo.

Tu mente te recordará una y otra vez eso tan crucial, excepto en una ocasión: cuando realmente te sea útil recordarlo.

Esta manía de nuestra mente de recordarnos las cosas cuando no podemos hacer nada al respecto, es poco útil, genera frustración y contribuye a la sensación de estrés.

Un buen hábito que sí funciona

A lo mejor eres de esas personas que han aprendido esta lección por propia experiencia: si quieres acordarte, ponlo en la puerta, la alternativa inteligente a ponerte alarmas.

¿Por qué funciona esto? Muy sencillo. Porque combina dos buenas prácticas que, al hacerlo, se refuerzan entre sí.

Por una parte, asumes que tu mente es un pésimo gestor de recordatorios, así que decides ponerte un recordatorio visible fuera de tu cabeza.

Por otra, porque asumes también que, como no te vas a acordar de buscar el recordatorio, necesitas ponerlo de tal manera que te asegures de verlo cuando te sea útil verlo.

Es esta segunda práctica la que realmente marca la diferencia y la que, por lo general, peor aplican muchas de las personas que intentan hacer GTD^®.

Marca la diferencia porque es la que realmente sustituye al mal hábito de intentar acordarte.

En lugar de confiar en tu memoria, te aseguras de ponerte el recordatorio en el sitio adecuado.

El sitio adecuado es el que te garantiza encontrarte el recordatorio cuando te es útil verlo, es decir, en el momento en que necesitas que te recuerde lo que quiera que sea.

El gran cambio para estar aplicando GTD

Las personas que están aplicando GTD han sustituido el mal hábito que no funciona por el buen hábito que sí lo hace.

Han dejado de estar siempre pensando cosas como: «cuando hable con X, que no se olvide comentarle Y», o «la próxima vez que vaya a tal sitio, que no se me pase hacer tal cosa», o «a ver si me acuerdo de llamar a Z».

En su lugar, cuando esos pensamientos aparecen, los sacan de su cabeza y los convierten en recordatorios visibles fuera de ella. Pero no en cualquier sitio, sino en los sitios adecuados para verlos en los momentos adecuados.

Por ejemplo, en listas como «temas para hablar con X», o «cosas que hacer la próxima vez que vaya a tal sitio», o «llamadas».

Y, por supuesto, han desarrollado el hábito de consultar sistemáticamente la lista correspondiente a cada circunstancia.

Esto significa que, cada vez que hablan o se reúnen con X, cada vez que van a tal sitio o cada vez que piensan que es un buen momento para hacer una llamada, miran la lista correspondiente.

La clave es consultar siempre la lista asociada a cada circunstancia, al margen de si tiene o no algún recordatorio y también al margen de si harán luego o no algo al respecto.

Es decir, puedes ver el recordatorio de que quieres comentarle Y a X y, a pesar de ello, no comentárselo, por el motivo que sea.

Porque a diferencia de los olvidos —que te impiden hacer, aunque quieras—, usar listas de recordatorios, lejos de obligarte a nada, te da libertad para elegir lo que quieres hacer.

¿Hasta qué punto tienes una lista de recordatorios para cada circunstancia y la consultas cuando esa circunstancia se presenta?

Tu respuesta te dirá en qué medida estás aplicando GTD.

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