Cómo sacar más partido al calendario de Google

Si usas un smartphone Android, seguramente estás familiarizado con el calendario de Gmail, la herramienta web de Google. Gmail se sincroniza de forma automática con el calendario de tu smartphone Android, de tal forma que si haces una modificación en tu dispositivo móvil, ésta queda hecha en el calendario web y, al mismo tiempo, cualquier cambio en el calendario web aparece de forma automática en su smartphone o tableta. Esta facilidad de sincronización evita tener que conectar el smarphone con un cable al ordenador para actualizar la agenda.

Pero quizás no sepas que además de tu propio calendario, puedes acceder a otros calendarios. Por ejemplo, el de un colaborador o compañero de trabajo o del de tu pareja. Necesitarás su permiso, pero esta posibilidad hace que puedas ver o editar otros calendarios (dependiendo de los permisos que recibas), lo que facilita a menudo fijar reuniones a la que tengan que acudir varias personas. 

Tanto desde la versión web como desde el dispositivo móvil puedes optar por ver un calendario o varios simultáneamente, incluso verlos en paralelo en la pantalla o de forma superpuesta (aunque esta opción puede ser un tanto caótica). 

Para poder ver y editar el calendario de un colaborador tienes que solicitar permiso. Para ello, en la parte inferior izquierda, escribes el mail de ese usuario en la ventana "Añadir calendario" (el e-mail de gmail de ese usuario o el que tenga asociado a su calendario) y si ese usuario te da permiso, podrás tener acceso a su calendario. 

Otra opción interesante es la de integrar en nuestro calendario otros calendarios diseñados por otras personas, a las que seguramente no conocemos, con eventos de interés público: por ejemplo, eventos deportivos. Si eres seguidor de la Fórmula 1, por ejemplo, puedes integrar en tu calendario todos los eventos del calendario de esta competición ya que alguien ha hecho este trabajo antes y lo ha puesto a disposición de cualquier interesado. 

Pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha del texto "Otros calendarios" puedes ver los que Google te sugiere. Entre ellos, los festivos de muchos países del mundo, opción muy interesante si tienes que trabajar con contactos de otro país y te interesa saber cuándo es festivo allí.

Además de los que Google sugiere, existen muchos otros calendarios creados por diferentes personas y entidades, que puedes localizar a través de buscadores y añadir a tu calendario en cualquier momento. Por ejemplo, para suscribirte al calendario de la Fórmula 1 que comentaba antes puedes localizar uno que te guste e integrarlo en tu calendario (yo lo he hecho a éste: https://www.f1calendar.com/download/f1-calendar_q_gp.ics?t=1426104730) pulsando sobre la opción "Añadir por URL" en la misma flecha a la derecha del texto "Otros calendarios".

Otra opción muy interesante es la de mostrar tu calendario a terceros para que te indiquen cuáles son el día y hora más adecuados para planificar, por ejemplo, una reunión. Pero puede ser interesante que esos terceros puedan saber qué huecos tienes pero no accedan a los detalles de tus otras citas.

Para hacer esto tienes que seguir estos pasos:

1º - En la fecha a la izquierda de tu propio calendario seleccionas "Compartir este calendario".
2º - Marca la opción "Hacer público este calendario" y también la opción "Compartir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles)"
3º - Pulsas Guardar
4º - Vuelves a pulsar la flecha a la derecha del nombre de tu calendario y seleccionas "Configuración del calendario". 
5º - En la sección "Dirección del calendario" pulsas sobre la etiqueta azul que pone HTML.
6º - Copias la dirección que aparece para tu calendario.

Esta dirección es la que tienes que dar a aquellas personas a las que quieras mostrar los huecos que tienes en tu calendario. Por ejemplo, la dirección de mi calendario es:

https://www.google.com/calendar/embed?src=fergarigl%40gmail.com&ctz=Europe/Madrid 

Si quieres una opción más avanzada, existen herramientas web como Appointlet -con una modalidad gratuita bastante potente- que muestran las horas libres de tu calendario a otras personas siguiendo los criterios que indiques: entre determinadas horas y en determinados días y con determinado tiempo de margen entre citas. La persona que quiera concertar una reunión contigo rellenará los campos apropiados: nombre, teléfono, e-mail, motivo de la reunión y Appointlet te pedirá por e-mail que confirmes la reunión.

Puedes poner un enlace a Appointlet en tu web o blog, como he hecho yo en el botón para concertar reuniones en la sección "Contacto" de la web de Artáiz Asesoría Tecnológica. Te invito a probarlo:

El calendario de Google tiene muchas más opciones, que te invito a descubrir y compartir con el resto de lectores. Que los disfrutes.