¿Cómo se administra un proyecto de Microsoft Project?

La administración de proyectos muy pocas veces es fácil. Con estas recomendaciones completas paso a paso, vas a poder comprender la forma de administrar proyectos mientras usas Project.

Mientras más difícil y complejo es un proyecto, más requiere planificar bien antes de comenzar a utilizar el programa de Microsoft Project. Durante la fase de inicio de un proyecto, emplear ciertas aplicaciones como Word, Excel y SharePoint, te facilitará las cosas para que puedas diseñar el planteamiento inicial.

El ambiente del proyecto delimita lo que se está realizando y más relevante aun: lo que no se hace. Administrar el espacio del proyecto posiblemente resulte complejo, ya que te podrías encontrar con presiones constantes de gestionar a los participantes, los integrantes del equipo, e inclusive a ti mismo.

Aun cuando el ámbito del proyecto se encuentra conectado para su evolución a lo largo y ancho del período de vida del plan, es necesario que te asegures de realizar las acciones apropiadas para ello.

Planteamiento previo al proyecto

Frecuentemente, los proyectos no poseen un planteamiento anterior suficiente en la etapa inicial. En este lugar, debería pensarse en los que serían los colaboradores o participes y los valedores, así como de construir los estatutos, los detalles previos y posiblemente un cálculo presupuestario.

En los casos de proyectos reducidos, gran parte de esta labor puede realizarse a través de Microsoft Project. Al contrario, para los proyectos de mayores dimensiones, se requerirá utilizar Word, Excel, SharePoint o, inclusive, la telefonía para apuntar ideas.

Crear la programación de un proyecto nuevo

Una vez que hayas finalizado la etapa preliminar del planteamiento, viene el momento de comenzar a utilizar Microsoft Project y establecer una programación novedosa.

Puedes empezar con la planificación del proyecto en blanco o también emplear plantillas que hayan elaborado otros administradores de proyectos; algunas de ellas pertenecen a grandes conocedores en la gerencia de proyectos o en servicios parecidos al suyo.

Organizar la programación de los proyectos requiere demasiado tiempo. Te va a resultar más fácil si clasificas los pasos necesarios en 4 clases:

Agregar tareas

Las labores son las acciones que se hacen en todos los proyectos. Debes aprender a añadir tareas, modificarles sus posesiones y computar los términos.

Organizarlas

Luego de añadir las labores, no necesariamente se realizan en la disposición adecuada para su administración. Necesitas aprender a estructurarlas usando para ello labores y sub labores de resúmenes y luego vincularlas todas.

Sumar personal de trabajo

Una vez agregadas las tareas al proyecto, piensa en qué personas deseas que trabajen en ellas. Recuerda que agregar personas y asignarlas a las tareas son actividades diferentes en Project.

Comunicar los planes a los participantes

Conservar las vías de información con las partes involucradas generalmente es complicado y complejo. Aun cuando constituye una piedra angular para el éxito de los proyectos.

Otras recomendaciones para administra un proyecto de Microsoft Project

Crear y compartir informes del proyecto

Para contribuir con el relevante aspecto de la información, Microsoft Project posee varios informes que pueden utilizarse a través de un clic. Puedes capturar los planes preliminares, hechos significativos del proyecto, requerimientos del presupuesto, exigencias de los participantes, etc.

Compartir recursos mediante un fondo de recursos y proyectos maestros

Para que sea más sencillo gestionar las personas ubicadas en distintos proyectos, ubica a todos los sujetos de los proyectos que diriges en un solo archivo de planificación. Este registro funcionará como una base de recursos. Desde ese registro, puedes cooperar con todos los recursos entre diferentes proyectos (sin necesidad de utilizar Project Server).

Establecer los costes para un proyecto

Gestionar los costes de un proyecto posiblemente sea amenazador para los jefes de planificaciones. Con Project vas a descubrir que esta labor no resulta tan compleja. Te ayudará a elaborar el presupuesto.

Administrar el proyecto

Los trabajos no culminan luego de haber creado la programación. Gestionar el proyecto demanda más tiempo que establecerlo. Ejemplos: las labores se modifican, se añaden personas, las fechas de cumplimiento deben replegarse, etc. Con Microsoft Project tienes todos los instrumentos para la supervisión de la evolución del proyecto y hacer las modificaciones que garanticen el éxito.

Elegir la vista adecuada de la programación

Para minimizar la complicación de la programación, consigue la vista necesaria para ello. El diagrama de Gantt te provee una perspectiva de la dirección a la que se encamina el proyecto. Asimismo, puedes emplear una vista de almanaque, diagramas de redes o escalas de tiempo para analizar distintos grados de los mínimos detalles.

Realizar un seguimiento de los avances de la programación

Luego de diseñar la programación preliminar, empiezas a observar cómo marchan los trabajos. Establecer un punto básico y utilizar una perspectiva apropiada, va a ayudarte a seguir el avance de la planificación del proyecto.

Seguimiento del porcentaje completado de las tareas

El rastreo del avance del proyecto podría ser difícil y complejo, aunque a través de las barras de progresos de los diagramas de Gantt se te facilita saber el porcentaje cumplido.

Resolver problemas de asignación de recursos

Para alcanzar el mejor beneficio y los resultados de los Capitales, debes gestionar las asignaciones de las labores de los recursos, con el fin de evitar sobrecargas.

Acercar la fecha de finalización del proyecto

La peor inquietud de un gerente de planificación es la demora en las fechas de culminación luego de ejecutar las modificaciones en la sistematización. Aprende estrategias que te permitan asumir el control sobre las fechas de finalización de los proyectos.

Informar sobre el estado del proyecto

Frecuentemente, las comunicaciones son difíciles, sobre todo, si hay que notificar malas informaciones. Con el fin de ayudarte a comunicarte con los colaboradores y los directores, Microsoft Project posee informes atrayentes y profesionales que permiten elaborarlas y remitirlas mediante un grupo de pasos simples.

Visualizar informes de análisis de valor añadido

El valor almacenado es una técnica avanzada de rastreo. Lo mejor de todo es que no solo la pueden utilizar los conocedores de la materia. Cualquiera puede usarla como apoyo para la supervisión del proyecto.

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