¿cómo se detectan las necesidades de personal en vuestras empresas?

Una compañía tiene que estar muy coordinada y organizada de cara a detectar las nuevas necesidades de personal. Pero no olvidemos que algunas organizaciones son reinos de taifas donde los principales enemigos son los otros departamentos, donde unos a otros se ponen zancadillas y no es tan fácil poder entrar en ellos. Claramente, este tipo de empresas tiene un grave problema que redundará en los resultados de la compañía… El enfoque es personal y no se trabaja en equipo. Una empresa exitosa será aquella donde exista coordinación, colaboración y ayuda mutua a nivel interno. Una empresa con un único fin: el bien de la empresa.

Los responsables de otros departamentos suelen ver al departamento de selección como un facilitador de personas inmediato. Se escucha más de lo que nos gustaría la frase “necesito X personas no para mañana sino para ayer”. La verdad es que pienso que a este tipo de requerimientos, el responsable de selección debe decir que no. Una nueva necesidad de personal debe venir justificada, planificada y conllevaría un tiempo para seleccionar al candidato correcto. Estos requerimientos se necesitan para un proyecto, un período de tiempo para ese proyecto, investigar si existen otras personas internas con poco trabajo que puedan desempeñar esas funciones, tipo de perfil que se precisa, plazos para su incorporación. Es decir debe existir una planificación interna de las personas de una organización. Se debe trabajar con previsión y visión global.

El departamento de recursos humanos debe saber las cargas anuales de trabajo de las personas que conforman cada departamento. Todos los departamentos tienen épocas de carga y otras épocas valle donde les queda más tiempo libre de tareas. La clave está en ser flexibles y poder mover a determinadas personas de un departamento a otro siempre y cuando encajen con el perfil necesario o poderles formar en determinadas funciones. En muchas empresas parece que las personas pertenecen al responsable del departamento que conforman, cuando no debemos olvidar que todos trabajamos para la misma empresa. La clave es que cada persona esté en cada momento donde más se les precise.

Todos en la empresa dirán que van a tope de trabajo si les preguntas cuánto trabajo tiene: “hasta arriba”, “no llego”. Pero las labores de vigilancia del departamento de recursos humanos no siempre coincidirán con las respuestas… Las conversaciones largas de café, esas escapaditas a hacer compras o hablar de las que se hicieron la tarde anterior o del partido o carreras del fin de semana,… cualquier excusa es buena para no llevar a cabo su trabajo… Siempre he dicho que si uno tiene mucho trabajo no tiene tiempo para nada, incluidos esos ratos de asueto prolongados.

Un departamento de recursos humanos debe destacar por la gestión eficaz y eficiente de sus personas. El tema es que se nos ha vendido correcta o incorrectamente que si uno se queda o parece que no tiene trabajo es prescindible. Igualmente el enseñar a otros compañeros lo que uno hace es misión imposible, porque las tareas que muchos trabajadores hacen son “SU tesoro” porque dicen que son muy complicadas o que ellos no están ahí para enseñar a nadie.

Las empresas deben tener una previsión anual de sus necesidades de personal previstas en función de la carga de trabajo, nuevos proyectos, imprevistos, etc. Lógicamente esta previsión debe ser flexible, sin embargo, permite anticiparse y trabajar en equipo.

En algunas compañías el conseguir nuevo personal supone camelarse al gran jefe y hacerle ver que se necesita determinado perfil aunque no se justifique de forma objetiva la necesidad de esa nueva persona. No sería la primera vez que un departamento se entera de que tiene un nuevo compañero/a el día que empieza a trabajar esa nueva persona. Y es más, cuando se les pregunta  a qué se va a dedicar esa nueva persona, te responde más de uno que esa es una muy buena pregunta y esto es debido a la desorganización imperante en muchos departamentos y por ende en la organización global. No es lógico que un departamento facture cada vez menos o tenga cada vez menos trabajo y su plantilla cada vez sea más extensa, algo falla ahí a nivel de control y previsión. Y formación. No siempre todos los nuevos en una organización tienen la formación adecuada de cómo la empresa funciona.

El trabajar en un departamento de selección requiere ser metódico, firme y saber decir no. Las necesidades de personal deben justificarse, preverse con tiempo en la mayoría de ocasiones y tener muy claro lo que se necesita.

Nadie es imprescindible en una compañía, sin embargo, muchas empresas permiten que determinadas personas sean más necesarias que otras porque se hacen su hueco, su lugar y solamente ellos saben hacer algo. La clara culpable de esta empresa es ella misma, por no planificar las tareas de cada persona para cuando esta y para cuando no está. No sería la primera vez que se llama para pedir algo y se te dice que eso “lo lleva solo Pepe y hasta dentro de 3 semanas no vuelve”. La actividad no se puede paralizar porque alguien se ausente por vacaciones o por otro motivo. Tampoco es justo que un trabajador se vaya de vacaciones y tenga que estar chequeando su correo electrónico cada día por no haber nadie que pueda hacer su trabajo (ni apreciado ni valorado). Debería “parearse” a las personas para evitar este tipo de situaciones y la empresa pudiera funcionar como de costumbre estando o no aquellos que suelen realizar las labores.

Si se contrata sobre la marcha suele ocurrir que igual que te dicen que necesitan para mañana tres cuartos de un técnico de marketing puede ocurrir que te digan dentro de dos semanas que les sobran 4 personas que ellos mismos pidieron poco tiempo atrás. Esto se debe cortar de raíz. Se debe llevar un orden para detectar las necesidades concretas de personal con un diseño exacto de los que se precisa y con las competencias y requisitos necesarios que debe tener. La claves es que los perfiles profesionales existentes en un departamento se complementen y todos sepan hacer de todo.

Está claro que no es fácil, sin embargo, tampoco es imposible tener una previsión de personal en una empresa. Es cuestión de que exista una comunicación constante, fluida y coherente entre todos los interlocutores internos. En algunas empresas parece que sus personas hablan dialectos diferentes porque el entendimiento es imposible.

¿Cómo se detectan las necesidades de personal en vuestras empresas? ¿Cómo os habéis enterado de las necesidades de personal de vuestros departamentos?