Microsoft Outlook es el gestor de tareas más usado en empresas y organizaciones y Andoid es el sistema operativo más popular en smartphones. Sería lógico pensar que existe una manera fácil de sincronizar las tareas en Outlook con algún gestor de tareas en Android, pero en la realidad no es tan sencilla.
Microsoft ha creado una versión móvil de Outlook, pero por razones históricas esta aplicación no incluye soporte para tareas.
Cada semana recibo mensajes de lectores y clientes preguntándome cómo pueden pasar sus tareas de Outlook a su móvil.
¿Usas Microsoft Exchange?
Antes de hablar de la sincronización, hay que saber dónde están almacenados tus tareas de Outlook.
Muchas organizaciones trabajan con Microsoft Exchange Server. Este servidor es una solución para centralizar datos como correo, calendarios, contactos, tareas y notas en un servidor o en la nube. En este caso puedes usar un gestor de tareas en Android que comunica directamente con Exchange.
El servicio web Outlook.com que puedes contratar de Microsoft también está basado en Microsoft Exchange Server.
Si no trabajas con un servidor Exchange, Outlook guarda los datos en un fichero local en el ordenador. En este caso, necesitarás dos aplicaciones: además del gestor de tareas en el móvil tendrás que instalar una aplicación adicional en el ordenador para sincronizar los datos de Outlook con un servicio en la nube.
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Como la mayoría de los usuarios de Outlook están conectados a un servidor Exchange, primero os propongo algunas soluciones que requieren Exchange, seguido por mi recomendación para usuarios que no dispongan de Exchange y finalmente una lista de alternativas.
Sincronizar Android con Microsoft Exchange Server y outlook.com
Existen varias aplicaciones que permiten acceder a las tareas de Exchange desde un dispositivo con Android:
Exchange ActiveSync
Este es el método más fácil y rápido para sincronizar tu correo, contactos, calendario y tareas de Outlook en tu dispositivo Android. No necesitas utilizar ninguna aplicación de terceros en tu PC ni en tu dispositivo Android, ya que este método utiliza la función de Sincronización y Cuentas que ya está en Android.
Microsoft To-Do
Como ya he indicado en la introducción, la versión móvil de Outlook no incluye soporte para tareas. La solución oficial de Microsoft para acceder a tus tareas de Outlook desde un móvil se llama Microsoft To-Do. Esta aplicación es el sucesor de la famosa aplicación Wunderlist, comprado por Microsoft en 2015.
Habitualmente recomiendo usar las categorías de Outlook para trocear tu lista de tareas en listas más pequeñas. Este método no funciona si quieres acceder a tus tareas desde Microsoft To-Do. En lugar de utilizar las categorías para crear múltiples listas en Outlook, debes crear una carpeta de tareas para cada lista y/o contexto.
Nine
Existen varias aplicaciones de terceros para conectar con un servidor Exchange desde un dispositivo Android, pero Nine es que más me ha convencido. Esta aplicación popular con una interfaz moderna es capaz de conectar directamente a Exchange.
Tasks & Notes
Una alternativa más establecida es la aplicación Tasks & Notes. Es una solución muy completa con una gran cantidad de opciones de configuración.
Otras soluciones
A mis clientes casi siempre les recomiendo las cuatro soluciones antes mencionadas, pero hay más posibilidades. Si quieres, puedes investigar también las siguientes opciones:
Sincronizar Android con Outlook en el ordenador
Como he explicado, cuando tu empresa no dispone de Microsoft Exchange es necesario instalar una aplicación en el ordenador para sincronizar los datos de Outlook con un lugar accesible desde el móvil.
gSyncit
Mi solución favorita es gSyncit, la navaja suiza de la sincronización. Esta aplicación de $19,99 es capaz de pasar los datos de tus calendarios, contactos, tareas y notas en Outlook a los servidores de Google. Luego, para poder acceder a tus tareas desde tu dispositivo Android, puedes usar una aplicación como Todoist.
¡Pero hay más! gSyncit también puede sincronizar tus tareas en Outlook directamente con algunas aplicaciones muy conocidas como Nozbe, ToodleDo o Pocket Informant.
Finalmente, aunque no está relacionado con el tema de este artículo, puedes sincronizar las notas de Outlook con Evernote, Simplenote o Dropbox.
Otras soluciones
CodeTwo
VCOrganizer
Organiza Microsoft Outlook para la máxima eficiencia
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¿Qué método utilizas para sincronizar las tareas de Microsoft Outlook con Android? Explícalo en los comentarios.
Jeroen Sangers
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.
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