Cómo sobrevivir a la redacción de una memoria EFQM

(aviso: post para jóvenes padawan EFQMitas)

Un cliente amigo acaba de entregar su primera memoria EFQM y me relata su aprendizaje como editor … ¡!menuda primera experiencia!! La verdad es que he visto el trabajazo y no puedo evitar traducir y transcribir algunas de las cuestiones clave a la hora de redactar una memoria EFQM. Si te ha tocado embarcarte en esta “emocionante aventura”, y es la primera vez, te sugiero considerar los siguientes diez consejos:

Consejo nº1. Esto no se hace en un día

Cuidado con la idea de tu jefe/jefa de que recopilando 4 power point se presenta este documento. O mejor aún, “si es más o menos una memoria RSE”… Para que tengas una dimensión aproximada, realizar una memoria por primera te va a costar, como poco, un mes de ocupación full time. Os aseguro, tiro muyyyyy por lo bajo. Valora el impacto en tus otros trabajos y, obviamente, que el/la responsable del que dependes tenga conocimiento de esto.

Consejo nº2. Vas a comer mal

Vas a tener la suerte (sin segundas) de buscar múltiples evidencias a múltiples niveles de la organización en sus diversos alcances; recursos humanos, procesos, sostenibilidad, tecnología, etc. Evidentemente lo que para ti es una prioridad máxima, para el resto lo más probable es que no lo sea. Seguramente pedirás información, datos, ejemplos de mejora y te encontrarás con, por ser políticamente correctos, diferentes niveles de intensidad en la involucración. Recibirás datos que hay que pulir, informes que hay que leer, etc. Ojo con la dieta, echarás horas y tendrás síndrome de hombre orquesta. Cuídate.

Consejo nº3. Prepara una planificación

Si fuera un evaluador ortodoxo te diría que empezaras a redactar la memoria por el criterio 2-estrategia puesto que todo debe pivotar sobre ella, o incluso por la introducción, o quizás por la recopilación de los criterios resultados. Sin duda, apuesto por comenzar subiendo la moral para la tropa abriendo y cerrando un subcriterio lo antes posible. En este sentido empieza a escribir por aquél que más domines. Seguro que tendrás que retocarlo y ajustarlo en un futuro si bien, cuando lo tengas listo pensarás… “!Ya queda uno menos!”.

Consejo nº4. Ten claro lo que vas a contar

Sobre cada uno de los subcriterios define una estrategia a seguir; ¿De qué manera se explica mejor tu organización y renta en más puntos frente a un tercero?. Recuerda que la base para evaluar en EFQM es REDER…plantea tus subcriterios pensado en la teoría (enfoque), la práctica (despliegue) y la revisión y ejemplos de mejoras que lo sustenta.

Por cierto, nota para algún navegante despistado…obviamente con los elementos del Modelo en su última versión, y no en la anterior.

Consejo nº5. Piensa en las referencias cruzadas de los distintos subcriterios

A poco que conozcas el Modelo sabrás los subcriterios agentes y resultados que relación entre sí. Ten en cuenta esta relación a la hora de ponerte manos a la obra. Te cito algunos ejemplos (ojo no son todos los que son…)

• 1a con 9a
• 1b con 9b
• 2c con 9a
• 3a con 7a
• 4b con 9a
• 4c con 8a
• 5a con 9b
• 5e con 6a
• …

Considerando estas cuestiones ahorrarás tiempo y ganarás en la calidad de la exposición.

Consejo nº6. Ojo con el espacio

Recuerda que el espacio en las Memorias está regulado; perdón, hiperregulado…que si arial 10, que si tantas páginas para los criterios agentes, etc. No entro a discutir el acierto de esta reglamentación (y mira que me lo pide el cuerpo…) si bien, ten esto en cuenta a la hora de reunirte con el típico jefe he-venido-a-hablar-de-mi-libro porque te garantizo que los centímetros cuadrados de papel estarán caros. Acota y reparte los espacios donde más renten.

Consejo nº7. No desfallezcas

Vas a pasar por las siguientes fases en el proceso de redacción:

• Fase 1. No tengo ni idea sobre cómo abordar esto…comportamiento típico: búsqueda de memorias tipo en Google a tutiplén. Ojo, imitar los planteamientos de otros es pan para hoy y….recuerda que luego habrá que “defender” lo escrito.
• Fase 2. En la que me he metido…varios frentes abiertos y ninguno cerrado del todo. Tranquilo/a es normal (o mejor dicho, habitual). No trates de cerrar todo a la primera, deja cabos abiertos con notas para luego encontrarlas fácilmente cuando tengas la información o datos.
• Fase 3. Ay que no llego…se acerca la fecha de la entrega y queda un mundo por cerrar. Si te sirve de consuelo, este que escribe ha escrito más de una y más dos y todas son entregadas en el último instante. Finalmente las personas de la organización suelen responder y si no, recuerda que en la visita podrás presentar más evidencias.
• Fase 4. ¡!ARGG..Hay un error!!…la ley de Murphy dice que al minuto siguiente de entregar la memoria empiezan a aparecer errores como setas. ¡Mira que la has repasado 40 veces!..Calma, abre una fe de erratas y antes de la visita házsela llegar a los evaluadores.

Consejo nº8. Ojo con “la EFQMitis creativa”

¿Que cómo se definen los objetivos?….mmm, eeestoooo…

Es tentador….¿que no tengo objetivos para los resultados?…pues los invento; ¿que no tengo Modelo de Innovación?….pues lo planteo. Ojo, por que luego, en la visita de los evaluadores te pondrán más colorado que Gusiluz si no puedes justificar con claridad alguna exposición. Prudencia.

Consejo nº9. Invierte algo de tiempo en la maquetación

Realmente lo bonita que sea la memoria no da puntos pero sí que genera sensaciones positivas para el equipo de evaluadores. Plantea mejor un formato de trabajo que resulte cómodo para leer, subrayar, tomar notas. Recuerda que el Grupo de Interés al que va destinado este trabajo son los 4-5 evaluadores y no clientes, accionistas, el Comité de Dirección…

Consejo nº10. ¿Crees que ya has acabado?

Tras la memoria aún quedan partes indispensables en el proceso, más aún si optas a algún reconocimiento EFQM en formato competitivo (Premio Europeo, Premio Aragonés…) aún queda preparar la logística de la visita, preparar evidencias, cumplir con requisitos de la Entidad que otorga el reconocimiento, comunicación interna y externa, etc. Recuerda que has recorrido gran parte del camino pero que aún quedan cosas por hacer.

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