Cómo solucionar la caída de la productividad de un equipo en verano

El verano es una época de cambios a corto y a largo plazo para la empresa. Hilando más fino, es un periodo del año que sufre de cierto grado de incertidumbre en lo que a Recursos Humanos se refiere. Y la incertidumbre en la empresa siempre repercute en un descenso de la productividad.

Gran parte de esta incertidumbre viene dada por los periodos vacacionales. Nuestra infraestructura se debilita temporalmente porque algunos de nuestros compañeros están disfrutando de unas bien merecidas vacaciones.

Es inevitable que la producción de una empresa se resienta en verano, pero existen algunos trucos que pueden ayudarnos a minimizar este descenso y a gestionar adecuadamente las bajas. Se da frecuentemente la circunstancia de que uno de sus miembros se va de vacaciones durante tres o cuatro semanas y es necesario suplir su baja para alcanzar nuestros objetivos.

Por suerte, la experiencia nos enseña una serie de trucos que nos serán de gran ayuda para gestionar esta circunstancia:

1) Un cambio en el equipo siempre implica una bajada de productividad

Esta es una regla de oro que cualquier persona que gestione equipos debe tener siempre muy presente. Cualquier cambio en las personas que forman un equipo se traduce en un descenso temporal de la productividad del mismo. Es tan cierto como que el sol sale por la mañana.

No podemos pretender sustituir una persona por otra y esperar que la capacidad de producción del equipo sea la misma. Tampoco podemos incorporar a alguien nuevo sin esperar que haya una ventana temporal en la que el resto del equipo tenga que dedicar cierto esfuerzo a formar y sincronizarse con el nuevo compañero.

Esa es una de las razones por las que los equipos con baja rotación siempre son más productivos.

2) Contratar a alguien con experiencia previa

El segundo consejo es bastante evidente. No tenemos tiempo para formar a alguien y hacer que se integre en el equipo, lo que necesitamos en este momento es un parche de personal que nos ayude a sacar la producción adelante. Solución: contratamos a una persona realmente buena en su trabajo y esperamos que su gran experiencia mitigue la previsible caída en la productividad.

El problema es que gran parte de la gente especializada no estará dispuesta a ser contratada solamente durante unas pocas semanas, y probablemente los que acepten un acuerdo de este tipo pidan cobrar más que la persona a la que deben suplir.

En todo caso, contratar a un gran experto en determinada área durante un periodo limitado de tiempo, aunque sea con un coste salarial mayor de lo habitual, suele ser una buena idea.

3) Previsión, siempre previsión

Las vacaciones llegan cada año más o menos durante el mismo periodo de forma inexorable. Sin embargo, resulta increíble ver la cantidad de empresas que se ven sorprendidas por las circunstancias y en junio se dan cuenta de que van a tener un problema para cumplir con los objetivos que se habían marcado para los meses estivales.

Esto es debido a una mala planificación. Debemos hacer nuestras estimaciones partiendo de la base de que probablemente nuestra capacidad de producción sea menor en los meses de verano. Por tanto, no debemos engañarnos a nosotros mismos y tener en cuenta esta circunstancia cuando nos comprometamos al cumplimiento de alguna meta.

4) Ten un comodín por si acaso

En las pequeñas y medianas empresas resulta muy útil disponer de trabajadores con conocimientos transversales. Son personas que, aunque tengan una labor especializada, en un momento dado pueden asumir otro rol para cubrir las necesidades del equipo. Un trabajador transversal nunca será tan bueno haciendo un trabajo como un especialista, pero a cambio tenemos a una persona capaz de realizar tareas que de otro modo quedarían completamente desatendidas.

Suele ser una buena idea fomentar la formación en diversas áreas para mejorar la versatilidad de los miembros de nuestro equipo por si las circunstancias lo requieren. La relación de costes/productividad de esta solución suele ser bastante eficiente, y tiene la ventaja de que no modificamos demasiado la dinámica de grupo.

5) Echa mano de viejos conocidos

Una de las soluciones más efectivas es poder disponer temporalmente de alguien que ya ha formado parte del equipo previamente. Puede ser un antiguo colaborador, un becario que busca un trabajo de verano, una persona que ha sido destinada a otro departamento dentro de la misma empresa…

Por poder contar durante unas pocas semanas con alguien que ya ha sido parte del equipo es la solución menos traumática para el conjunto. Conoce cómo se trabaja y el trabajo a realizar. Sus nuevos compañeros en realidad son sus viejos compañeros, y el trabajo que va a desempeñar en realidad es su viejo trabajo.

Esta solución es factible en el caso de que la empresa suela redistribuir a las personas en diferentes equipos periódicamente o en el caso de que un antiguo colaborador haya decidido establecerse por su cuenta. En cualquiera de los dos casos, si es posible explorar esta alternativa merece la pena hacerlo.

Quizás debería haberlo mencionado al principio de este artículo, pero la moraleja está implícita en estos cuatro puntos: para mantener el nivel de producción de un equipo en vacaciones hay que invertir recursos para suplir las bajas. Si no, debes estar dispuesto a aceptar este descenso de la producción y asumir sus consecuencias.

Deseo de corazón que este sea el último verano que descubramos que no hemos sabido gestionar la que se nos viene encima cada año. ¡Buenas vacaciones!

Escrito por Daniel Grifol.

Acerca de mí

Soy especialista en SEO y Desarrollo Web y un completo apasionado de la Productividad Personal, aunque lo que más me gusta de mi trabajo es poder aplicar mis conocimientos a la dirección de equipos y la gestión de proyectos. Puedes seguirme en mi blog danielgrifol.es