Cómo tener reuniones eficaces según Google

“Las reuniones sirven para demostrar que la empresa puede funcionar con muchas menos personas”

— F. Allen

Es probable que si trabajas en una oficina ya te hayas dado cuenta de que la mayoría de reuniones son inútiles.

Sobre todo en empresas grandes, cada vez hay más dispersión de responsabilidades, lo que hace que para que un proyecto salga adelante necesitemos información, validaciones y decisiones de muchísima gente. La respuesta a este problema ha sido las reuniones, aunque esta solución plantea a su vez nuevos problemas. Son muy largas, sin un objetivo bien definido, va mucha gente, la gente que va está por otras cosas, no hay un líder claro y todo el mundo habla al mismo tiempo, empiezan tarde y acaban más tarde todavía, y así podría estar un buen rato hasta aburrirte.

Según esta encuesta de Atlassian perdemos hasta 31 horas en reuniones improductivas al mes. Son casi 4 días enteros de trabajo. Como yo, tú supongo que preferirías aprovecharlos para algún tema más lucrativo como descansar o trabajar.

Cómo son las reuniones valiosas según Google

Una de las primeras acciones que Larry Page hizo cuando regresó a Google fue enviar un mail a todos los empleados pidiendo que se cambiara la forma de hacer reuniones. A grandes rasgos éstas eran las claves:

• Las reuniones deben tener un propósito, normalmente es resolver problemas y tomar decisiones. Por ello siempre debe haber al menos una persona en cada reunión con capacidad de tomar esas decisiones.
• Nunca más de 10 personas en una reunión.
• Todos participan, si una persona no participa activamente en una reunión entonces no debería estar allí.
• Si hay una decisión que bloquea un proyecto, y no hay alternativa a celebrar una reunión para tomar esa decisión, entonces la reunión debe celebrarse lo más pronto posible, si puede ser de inmediato.

Como en cualquier aspecto de la productividad personal y colectiva, todo parece bastante de sentido común, pero actualmente casi nada de esto se cumple en las organizaciones. El objetivo es claro, eliminar los comités y seguir actuando como una startup a la hora de tomar decisiones, con el fin último de entregar más valor más rápido.

Cómo eliminar la mayoría de las reuniones

Las reuniones no se convocan solas. Las convocamos tú y yo. Por eso de nada sirve quejarse de las reuniones si tú como persona responsable y comprometida con tu compañía no da ejemplo. La clave para eliminar las reuniones es no ser perezosos y sí valientes. Sí, has leído bien.

Muchas veces ante cualquier problema que se nos escapa un poco convocamos a los que nos parece que nos pueden solucionar la papeleta. Con un poco de esfuerzo podríamos hacer el ejercicio de analizar el problema, averiguar las distintas alternativas y seleccionar la que más valor aporta. Es posible que realmente necesitemos la ayuda de un experto para un tema concreto, pero también es posible que pensando un poco lleguemos a una buena solución. Una vez que tenemos la solución también te hará falta valor para tomar la decisión sin esperar el visto bueno de ese experto que sabe o del jefe.

“La mayoría de reuniones son inútiles”

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Tranquilo, no te culpo a ti, sino a la organización de las empresas. En la mayoría existen jerarquías imposibles que hacen difícil tomar una decisión por uno mismo y hay que consensuar la mayoría de decisiones. Incluso existirán procesos y procedimientos que evitan que alguien pueda decidir por su cuenta sin ‘pasar por el aro’. Además, existen represalias para las personas que se equivocan. Equivocarte al tomar una decisión consensuada con un comité de expertos y con la aprobación de tu jefe no es lo mismo que equivocarte tú solo sin consultar con nadie.

En el mismo texto citado de Google ya se adivina que la tendencia no es a jerarquizar la empresa sino a dividir por producto y formar equipos de trabajo en lugar de departamentos. Estoy seguro de que hay también más espacio para equivocarse y se fomentan las buenas ideas por encima de castigar las malas.

Qué hacemos con las reuniones que quedan

Existen ocasiones que una reunión es la mejor solución para desatascar impedimentos o tomar decisiones consensuadas. Para lograr tener reuniones productivas podemos aplicar algunas soluciones genéricas adicionales y de bastante sentido común como:

• Establecer claramente el objetivo y los temas que tratar antes de la reunión enviando una agenda.
• Los que vayan a la reunión que estén por la reunión, y si no que tengan libertad para irse.
• Hay un líder claro que marca los tiempos y los turnos en la reunión.
• Puntualidad para iniciar y acabar la reunión.
• Hay alguien que recoge las conclusiones y tareas derivadas de la reunión en un acta y las envía a los asistentes e interesados.

Éste último punto es importante y realmente muy sencillo de llevar a cabo. Para enterarte de lo que ocurre en una reunión no es necesario asistir. Es posible que estés interesado en la resolución del problema o en qué se decide sobre un tema, pero no tener nada que aportar en el proceso de decisión. Para eso también está el acta. Te quedas en tu sitio trabajando y que te envíen el acta cuando acaben la reunión.

Si quieres alguna ayuda inicial para empezar a mejorar la productividad en tus reuniones puedes empezar utilizando una aplicación específica como Brilliant Meeting. Puedes utilizarla en todo el ciclo de vida de la reunión, y una característica curiosa es que calcula en tiempo real el coste de la reunión para que en todo momento seas consciente de que el propósito de la reunión merece los recursos invertidos. Otra opción algo más atrevida y divertida es Goal to Meeting, una gamificación con la que conviertes tus reuniones en partidos de fútbol en los que un árbitro (el líder de la reunión) guía a los jugadores (participantes) a meter goles (objetivos de la reunión).

Conclusiones finales

Está claro que no todas las reuniones son una completa pérdida de tiempo y algunas son necesarias. Pero eso no significa que no se pueda hacer nada para eliminar la mayoría de reuniones que sobran y mejorar el resultado de las reuniones con sentido.

Algunas empresas ya se están poniéndose las pilas con sus reuniones, como hemos visto con Google. Pero no hace falta trabajar en Google para lograr pequeñas victorias y mejorar. Los primeros que debemos cambiar somos nosotros, dar ejemplo y educar. Y tú, ¿vas a seguir perdiendo tu tiempo y el de los demás o vas a mirar por ti y por tu empresa para mejorar esta lacra productiva?

Imagen Reunión cortesía de Shutterstock

Samuel Casanova

Soy Samuel Casanova, Scrum Master en Agilar y entusiasta de la productividad personal y en equipo con Scrum, LEAN y GTD.