¿Cómo tener reuniones productivas?

Por Diego Hagman

Los directivos suelen pasar mucho tiempo reunidos, pero esto no es sinónimo de efectividad. Los fallidos encuentros de trabajo generan frustración y perjudican la toma de decisiones. Aquí, algunos consejos para que la reuniones cumplan su objetivo.

La compañía tenía que tomar una decisión importante. Tras varios días de idas y vueltas, se logró coordinar los horarios de los ocho ejecutivos que integraban el equipo de alta dirección.

Cuando finalmente se concretó la reunión, empezaron a surgir temas imprevistos sobre asuntos operativos. El Director de Ventas no veía la hora de irse, no tenía nada que aportar en aquella decisión. El Director de Operaciones estaba pendiente de los mensajes que llegaban a su BlackBerry.

La reunión terminó sin avances significativos. Al final, el Gerente General anunció: “Sé que todos estamos con viajes y tapados de responsabilidades. Pero vamos a tener que volver a reunirnos para seguir con este asunto”.

El tiempo del equipo directivo es uno de los recursos más escasos de una empresa. Y probablemente sea el que peor se gestiona. La empresa de nuestro ejemplo padece de una grave enfermedad llamada “reunionitis”, responsable del despilfarro de valiosas horas que podrían haberse dedicado a tareas más productivas.

Esta dolencia se manifiesta a través de los siguientes síntomas:

1) El tiempo excesivo que los ejecutivos pasan en reuniones.

2) La baja productividad de las reuniones.

¿Su empresa padece de reunionitis aguda? A continuación, algunas pautas para empezar un tratamiento efectivo.

Tener claridad sobre el objetivo de la reunión

El punto fundamental es la claridad sobre el objetivo de la reunión que pensamos convocar. El objetivo puede ordenarse en tres grandes categorías:

Comunicar: informar a los participantes acerca de resultados, objetivos estratégicos, nuevas políticas, etc.

Obtener input: conseguir información u opiniones de los participantes.

Tomar decisiones: tomar una o varias decisiones que luego permitan focalizarse en la acción.

Definir con antelación el objetivo de la reunión es el primer paso. Para esto existe una práctica muy efectiva. Antes de convocar a los participantes, preguntémonos: “¿Esta reunión es absolutamente necesaria? Los temas que se tratarán, ¿no podrían resolverse por otros medios? ¿Por teleconferencia? ¿Correo electrónico?”.

Con estas sencillas preguntas, nos evitaremos convocar a un gran número de reuniones innecesarias.

Aumentando la productividad de la reunión

Una vez que hemos decidido que necesitamos convocar la reunión, podemos aplicar una serie de prácticas para aumentar la calidad y la efectividad en el cumplimiento de nuestro objetivo.

Definir la agenda: el orden del día debe incluir todos los temas que se tratarán, explicitando el objetivo de cada uno (¿comunicar, conseguir un input, tomar una decisión?), el responsable de dirigir la discusión y la duración.

Toda la información que los participantes necesiten para prepararse debe enviarse con antelación. Si les enviamos la información un lunes a las 21, no esperemos tener una reunión muy productiva el martes a las 9.30.

Definición de los participantes: con frecuencia, se invita a reuniones a personas que nada tienen que hacer allí. Y esto es un gran derroche de recursos (además de una gran frustración para los que no tienen nada para aportar).

A la hora de planificar una reunión, debemos asegurarnos de convocar únicamente a aquellos que tengan algo que contribuir a los objetivos (comunicar, conseguir un input o decidir). En la sala, no debería haber ningún participante que no sepa cuál es su rol.

En una reunión de decisión, por ejemplo, típicamente los participantes deberían ser el decisor, la persona que realiza la recomendación con el debido análisis de alternativas, alguien que pueda contar con poder de veto técnico o legal, y los que estarán a cargo de la implementación.

Definición de roles: antes de comenzar la reunión, es necesario asignar los roles de cada participante.

• El coordinador es el responsable de convocar a la sesión, y de armar y enviar la agenda y toda la información que los participantes necesiten para los objetivos que se hayan establecido.

• El facilitador (o moderador) es responsable de moderar el debate y facilitar los acuerdos entre los demás participantes.

• El time-keeper se asegurará de que se respeten rigurosamente los tiempos establecidos para cada ítem de la agenda.

• El note-taker tomará nota de lo que se discuta en la sala, y dejará asentados los acuerdos, las discrepancias y las acciones comprometidas para su posterior ejecución.

Formalización de acuerdos: los acuerdos a los que se llegue en la reunión deben ponerse por escrito. El note-taker debe anotar el detalle de tareas a realizar, las fechas comprometidas y los responsables por su ejecución. Es recomendable dedicar los últimos minutos de cada reunión a revisar estos acuerdos.

En conclusión, la reunionitis es una grave enfermedad corporativa. El diagnóstico es sencillo. En su próxima reunión, pregúntese: “¿Para qué estoy aquí?”. Si la respuesta no es clara, es probable que la organización sea víctima de este terrible flagelo.

La buena noticia es que tiene cura. Para erradicarla, es fundamental entender cuáles son las reuniones donde este efecto se está propagando e instalar los mecanismos que fomenten el uso de estas prácticas a lo largo de toda la organización.

Autor Diego Hagman – Gerente de Consultoría en Tandem, Soluciones de Decisión Si te gustó el artículo y la temática del Blog por favor sería muy interesante para todos que nos dejes tu comentario.

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