✓ Cómo tener unas vacaciones productivas, parte 3

En este último artículo sobre vacaciones productivas (lea primero parte 1 y parte 2) compartiré unos trucos para mantener el control sobre el email durante las vacaciones.

Aunque tu estás de vacaciones para relajarte, el mundo continúa. Como resultado, mientras tu estás descansando a la playa, caminando en las montañas o visitando ciudades en el extranjero, tu bandeja de entrada del correo se está llenando. Cuando vuelves al trabajo necesitarás al menos la primera mañana para procesar todos estos mensajes y tener alguna idea de lo que ha pasado durante tu ausencia. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para disminuir este problema.

Gestionar expectativas

Siempre intento avisar a mis contactos cuando tengo previsto estar con poca conectividad durante un tiempo. Dos semanas antes de salir de vacaciones pego un post-it a mi pantalla con un recordatorio para mencionar mi ausencia en todas las conversaciones que tengo a partir de este momento. Así me aseguro que al menos mis clientes, proveedores y socios habituales saben que estaré fuera. Prefiero hacerlo por teléfono o Skype para así poder contestar directamente todas las preguntas que pueden surgir.

Mensaje automático

Aunque he avisado a la mayoría de mis contactos, esto no significa que no recibiré email durante mi ausencia. Hay algunas personas con quien no he hablado en las semanas anteriores a mis vacaciones, hay contactos que han olvidado mi mensaje y hay personas nuevas interesadas en mis servicios.

Dejo una respuesta automática programada para todos estos mensajes. En este mensaje explico que estoy ausente, indico la fecha en que vuelvo al trabajo y proporciono datos de contacto por si no pueden esperar a mi regreso.

La mayoría de las plataformas de correo tienen la posibilidad de crear estos mensajes automáticos. Yo procuro configurar el mensaje para que cada persona lo reciba sólo una vez a la semana.

Procesar el correo

Cuando tengo la posibilidad de conectarme, clasifico los mensajes nuevos. El objetivo es eliminar emergencias y facilitarme el trabajo cuando vuelvo. Leo rápidamente cada mensaje y decido qué hay que hacer con el correo basado en estas cinco categorías:

• Papelera
  Si el contenido del email no tiene ningún valor para mi, simplemente borro el mensaje. Se trata de spam, mensajes duplicados o simplemente algo que nunca más voy a consultar.
• Material de referencia
  Estos son mensajes que no requieren ninguna acción, pero que contienen información útil que me gustaría poder consultar en el futuro. Hablo de contratos firmados, propuestas, actas de reuniones, etc. Todos estos mensajes los guardo en una única carpeta llamada ‘Archivo’.
• Respuestas rápidas
  También conocido como la regla de dos minutos: si puedo contestar el correo en menos de dos minutos, lo hago en este momento y archivo el correo.
• Tareas y citas
  Todos los mensajes que implican alguna acción de más de dos minutos paso a mi gestor de tareas. Simplemente reenvío el email a la dirección especial de mi aplicación para convertir el mensaje en una tarea.
• Desconocido
  A veces encuentro un correo de que no sé qué hay que hacer. Habitualmente creo una tarea para analizar el contenido del mensaje, pero cuando estoy de vacaciones no tengo tanto tiempo. Simplemente guardo estos mensajes en una carpeta especial. Utilizo una aplicación llamada Sanebox para automatizar algunas tareas de email. Cuando vuelvo de mis vacaciones, Sanebox mueve todos los correos de esta carpeta especial a la bandeja de entrada.

Auto-corrección

Un último truco que aplico a mi correo cuando estoy de viaje es utilizar la función de auto-corrección del móvil. Escribir textos con el teclado en la pantalla del móvil no es tan fácil que con el teclado del ordenador. Utilizo la auto-corrección no solo para corregir mis faltas de ortografía, sino también para introducir rápidamente fragmentos de texto que utilizo habitualmente: instrucciones de pago de facturas, recordatorios de sesiones de consultoría, etc.

¿Cuáles son tus trucos para dominar el email durante las vacaciones? Explícalo en los comentarios.