¿Cómo termina un taller de Lego® Serious Play®?. El valor del informe final.

LEGO® SERIOUS PLAY® es una metodología cada vez más utilizada y más conocida. En la red es fácil encontrar una abundante colección de posts como los que te puedes encontrar en este blog describiendo las bondades de Lego® Serious Play®. Sin embargo, quisiera poner el foco en la importancia que tiene el informe que el facilitador deberá generar al finalizar el taller y la necesidad de ponerlo en valor frente al cliente.

Además de las horas preparatorias con el cliente y el propio desarrollo del workshop no hay que olvidar que existe un trabajo adicional después de la finalización del taller para elaborar el informe que describa el proceso y los principales resultados. Por lo tanto, el facilitador y el cliente tienen que llegar a un claro acuerdo sobre cuáles son los objetivos del taller y cuáles son las razones por las que se organiza el evento. Obviamente tener unos objetivos claros contribuirá enormemente a que los participantes entiendan porque se les ha convocado y qué es lo que se espera de ellos.

La definición de los objetivos ayudarán al facilitador a diseñar el roadmap del taller y saber exactamente dónde encontrará resultados, conclusiones, valoraciones, discusiones, propuestas, etcétera. Por lo tanto identificará los momentos en los que hay que apoyarse con post-its, algún tipo de soporte papel - ya sea Canvas diseñados para el taller o simplemente papelógrafos -, grabaciones de audio (especialmente en grupos grandes y cuando se está facilitando en varias mesas simultáneamente), apoyo de vídeo y por supuesto un buen reportaje fotográfico de los modelos, anotaciones escritas en las mesas, de las interacciones de las personas, expresiones, conexiones, etcétera.

Cuando estás facilitando un taller de Lego® Serious Play® los participantes están pendientes del reto planteado, de su construcción, de las metáforas, de las interacciones con compañeros, de los aprendizajes entre iguales, de las conversaciones que se van sucediendo rápidamente y el facilitador tendrá las competencias necesarias para "engancharles" en el proceso definido. Son talleres intensos donde fluye mucha información, datos, emociones, conexiones que requieren un buen diseño para ser capaces de recopilar lo que está ocurriendo.

Mi experiencia es que al principio el cliente no tiene conciencia de la importancia del informe. Quizás considera que es un "documento" que le implicará horas de lectura y a veces no presta atención sobre su importancia. Al finalizar el taller sí se dan cuenta que de algún modo hay que recopilar lo que allí ha ocurrido.

Aunque el informe implica dedicarle horas tanto en contenido como en estética, la verdad es que es muy reconfortante la entrega porque el cliente revive lo que allí aconteció y dispone de un documento que le puede permitir realizar un seguimiento sobre los siguientes pasos, darle continuidad a compromisos que los participantes pudieron haber manifestado o convertirlo como el punto de arranque de los aspectos relacionados con los objetivos que se definieron al inicio del taller. De ahí la importancia de conectar objetivos del taller, con el diseño del roadmap y su posterior reflejo en forma de resultados en el informe final. En ocasiones, genero dos versiones: una versión breve para los participantes y otra extendida para la persona responsable.