Cómo trabajo (II): Mi GTD explicado en 5 pasos

A continuación un repaso de cómo gobierno mi flow a través de Get Things Done y su estructura de cinco pasos. En cada uno describo como realizo las diferentes actividades que implican, y cómo lo implemento con mis herramientas. Para gestionar mi flow y mis listas utilizo Facilethings, pero conservo Evernote para recopilar y para gestionar mi archivo y material de apoyo.

La estructura del post en cinco pasos pretende remarcar que lo importante es como trabajamos, no con que lo hacemos.

Recopilar

Principalmente uso Evernote como inbox digital global, recopilando desde mi dispositivo móvil. Mi smartphone se ha convertido en la principal vía para recopilar ideas sobre la marcha, incluso por encima del pequeño bloc de notas que llevo siempre conmigo. El hecho de grabar una nota de voz me resulta más directo que anotar con el boli. He montado el acceso a la aplicación para registrar la idea o el pensamiento sólo con dos clics a través de un widget.

El bloc de notas queda para esos momentos donde me da vergüenza meterme a hablar solo :-), por ejemplo durante la hora del almuerzo, o en algún lugar público. Cuando estoy en la oficina lo complemento con el email. Un correo el correo asociado a mi cuenta de Evernote para enviar material asociado a alguna tarea, o acciones a realizar a la cuenta de Facilethings para que se depositen en el inbox de la aplicación.

Me he creado un conjunto de reglas IFTTT que facilitan la recopilación. Cada vez que marco un correo en GMAIL con una estrella o envío una nota a una determinada libreta de Evernote, automáticamente se envía al inbox de mi aplicación GTD.

Mi inbox físico-de fabricación propia – continúa incombustible en mi despacho para el material físico. Cada vez con una forma más imposible.

Procesar

Mínimo una vez cada dos días, de otra manera llegaba a mi revisión semanal con una bandeja de entrada digna de un afectado por el síndrome del acaparador compulsivo. Suelo revisar mis inbox en Evernote, GMAIL y inbox del despacho. Archivo o elimino el material correspondiente y gestiono la actividad depositada en forma de correos, notas u otros soportes.

Es el momento de convertir en acciones aquellas ideas y conceptos recopilados que requieren una breve reflexión para estructurar y redactar la actividad. Una vez planteada es registrada a través de Facilethings como acciones en el inbox, como un nuevo item en el apartado de proyectos, o una nueva cita en la agenda.

Una vez dispongo procesadas todos los inbox ajenos a facilethins, mi app gtd, lanzo el proceso específico del que dispone la aplicación para procesar, permitiéndome focalizar en esta actividad sin distracciones. Clasifico acciones con niveles de tiempo, energía, contexto, y las envío a la lista que corresponde.

Organizar

Si la acción entra inmediatamente en mi actividad va a mi lista de próximas acciones, sino se queda en Algún día. Las acciones enviadas a la lista son recuperadas durante la revisión, o a medida que se va vaciando la lista de siguientes acciones. Facilethings permite ordenar nuestra lista Algún día con orden cronológico, siendo las últimas en estar enviadas las primeras en mostrarse. El otro destino se puede pasar a En espera, sobre todo por los correos ya enviados sobre los que espero respuesta.

Con los proyectos pasa algo similar, los doy de alta, pero si no debo iniciarlos al momento pasan a la lista de espera. Durante la revisión semanal me ocuparé de recuperar los que deban arrancar.

Pase de Evernote a Facilethings porque no tengo que preocuparme de la infraestructura de listas, contextos… Tiene algunas cosas que te ayudan a exprimir el sistema. Se permite incluir tags en el texto de la nota, de hecho el contexto de la acción se define así #ordenador, #casa, #mail… facilita la creación de listas más reducidas a través de la inserción de un tag al estilo #llistab, #primerahora etc … Especialmente útil para organizar el contenido de una lista masiva como Algún Día, realizando una subdivisión de las notas con tags del tipo #proyecto, #idea, #talvez … me ayuda a aliviar mi revisión mensual o de áreas de responsabilidad.

Revisar

 Hace pocas semanas escribí un post de cómo gestionar nuestra revisión semanal. La implemento a través de una lista de control que guardo en Evernote. Puede seguir el link para ampliar el tema, pero lo más destacable es la incorporación de una lista de disparadores para ayudarme a vaciar la mente de todo lo que me queda pendiente.

Durante la revisión semanal verifico los proyectos. Facilethings permite mantener proyectos activos y archivados, estos últimos fuera de la vista del usuario. Al igual que sus acciones, retiradas de las listas del sistema hasta que vuelvan a activarse. Los proyectos activos son aquellos que realizaré durante la semana.

Queda el tema de la revisión diaria y su implementación. La suelo hacer sobre papel, en mi bloc de notas. En no más de una hoja resumo lo que tengo que hacer al día siguiente, útil para definir y aclarar la siguiente acción de cada asunto. Si quiero crear una notificación para llevarme a la oficina, envío un mail a mi cuenta del trabajo, con las siguientes acciones y el porqué de cada una (si es necesario).

Un equivalente en baja tecnología, que me funciona igual o mejor que el mail de la cuenta personal al profesional, es depositar el papel redactado con las acciones y su motivación a la funda de las gafas. Al llegar a mi lugar de trabajo es el primero que abro… Es una notificación analógica ;-)

Hacer

Para ejecutar la actividad presente en la lista de siguientes acciones, la segmento filtrando por el contexto en el que me encuentro, normalmente sin fijarme en la duración de la acción. Lo dejo para cuando llevo a cabo pequeñas acciones y el tiempo está realmente limitado. Si no se suficiente, creo una lista más pequeña utilizando un tag adicional #ahora.

Para ayudar a aislarme y focalizar sólo en realizar en mi actividad, marco las notas prioritarias antes de empezar la jornada. Normalmente dos de indispensables, seguidas por la escala de prioridad marcada por objetivos, responsabilidades y proyectos. Facilethings cuenta con un desplegable que permite filtrar las acciones de las listas según el objetivo, área de responsabilidad o proyecto al que pertenece.

Más allá de la herramienta utilizada me reservo días de la semana, como el sábado por la tarde para ejecutar las acciones estancadas y para rematar proyectos, encerrándolos y sacándolos de mi campo de visión. Rematar es un concepto que ayuda a sacar temas pendientes de encima, igual que aplicar sin compasión la regla de los dos minutos para eliminar las pequeñas acciones a procesar mi inbox.

Si una acción depositada en tu inbox se puede realizar en menos de 2 minutos hazla al procesarla y olvídate de ella.

Como has visto nada de secretos ni de trucos, sólo hábitos de trabajo que puedes incorporar a tu rutina. Seguro que tú también tienes una forma de hacer que las cosas funcionen adaptada a tu rutina, ¿porque no nos lo explicas? El espacio de comentarios está a tu disposición.

Yo utilizo Facilethings y desde hace tiempo colaboro en su blog corporativo, si eres usuario o te estás planteando darte de alta con una cuenta de pago, puedes enviarme un correo a través del formulario de contacto del blog, poniendo “Facilethings” al asunto y te haré llegar un código promocional para que obtengas un descuento.

Imagen vía 30heme bajo licencia Creative Commons