La provisión de fondos es una operación muy habitual para las empresas cuando solicitan ciertas actividades o servicios.
Pero este movimiento monetario tiene una serie de consecuencias contables y financieras que vamos a explicar en este artículo.
¿Qué es una provisión de fondos?
Este concepto hace referencia a un dinero que se entrega por adelantado con el objetivo de cubrir el coste final de un encargo.
Es decir, una cantidad que está reservada para unos gastos futuros que tu empresa tendrá que asumir aunque desconozca la cuantía final de los mismos.
¿Cómo contabilizar una provisión de fondos?
Para contabilizar la provisión de fondos, es necesario recurrir al Plan General Contable. Esto permite conocer el tipo de cuenta que se adecúa al motivo de esta operación que vas a realizar.
Una vez reconocida, deberás registrar la cuenta de gastos correspondiente frente a la de pasivo que define esta provisión. Al término del ejercicio contable se debe realizar una actualización.
¿Cuánto te devuelven de la provisión de fondos?
Una vez completado el servicio por el que se realizó la operación contable es el momento de que calcules el saldo final.
El sobrante será devuelto a los activos de la empresa aplicando la tasa impositiva inversa a la de su salida. Es decir, si se facturó IVA, se podrá desgravar al retornar.
¿A qué cuenta contable se llevan los fondos de provisión?
Esta operación debe quedar registrada en la cuenta 417, definida como entregas a acreedores en base a débitos futuros.
La provisión de fondos y las implicaciones impositivas
Uno de los temas más complejos aparece en lo relacionado con la provisión de fondos y los impuestos asociados a estos pagos.
Es importante tener en cuenta estos detalles a la hora de realizar estas operaciones complejas. ¿Cuáles son las dudas más habituales que pueden surgirte?
¿Es legal cobrar los impuestos en la provisión de fondos?
Sí, se pueden realizar cargos de impuestos a este montante siempre y cuando estén relacionados con el servicio para el cual se haya preparado la partida monetaria.
¿Es obligatorio declarar provisión de fondos en IRPF e IVA?
En el caso de que se trate de un adelanto a los honorarios de un profesional, es obligado declarar los impuestos correspondientes.
En caso de que sea un dinero para pagos asociados a su actividad en tu nombre, no deberás hacerlo.
Es decir, si estás adelantando una cantidad a un abogado para sus servicios legales, deberás facturarlo como un gasto más.
En caso de que le asignes dinero para el pago de procuradores o tasas, no tendrás que reflejarlo en ese momento.
¿Es necesario declarar la devolución de la provisión de fondos?
La devolución de la provisión de fondos debe regirse por los principios que se llevaron a cabo durante su entrada y la intencionalidad de los mismos.
Esto implica que será necesario declararlos como ingresos si en su momento se facturaron como pago para unos servicios.
¿Es lo mismo presupuesto que provisión de fondos?
Para nada. Un presupuesto estima el coste de un servicio específico, pero no implica movimiento de dinero. La provisión supone llevar a cabo una transacción monetaria.
Operaciones con provisión de fondos
Existen una serie de operaciones que suelen llevarse a cabo mediante esta fórmula financiera. Estas son las más habituales.
¿De quién son las costas y la provisión de fondos?
La provisión de fondos de abogado y notaria es una de las más comunes para ti como empresa. Pero, si tras el juicio, la parte contraria debe asumir las costas, ¿a quién pertenecen? Por norma general, el profesional es quien las cobra y deberá devolverte la parte proporcional de la provisión realizada.
¿Es obligatoria la provisión de fondos para el procurador?
La judicatura es la principal rama que emplea esta figura, y en el caso del procurador es una obligación legal provisionarlo al iniciar el trámite.
¿Para qué sirve la provisión de fondos en el registro mercantil?
Se emplea para cubrir los costes de las diversas acciones que, como empresa, debes ejecutar en el registro. Por ejemplo, la publicación de información en el Borme.
La provisión de fondos en la hipoteca
La provisión de fondos para hipoteca es otro elemento bastante común que suele suponer el 30 % del importe de la compra. Este montante permite cubrir los diferentes trámites como notaría, tasas, impuestos o comisiones de apertura de la hipoteca, así como la entrada del inmueble.
Un ERP para controlar los aspectos de las provisiones de fondos
Contar con un ERP en la empresa de contabilidad permite simplificar todo el proceso de las operaciones de provisión.
Estos programas realizan el trabajo de manera automática, cargando los impuestos correspondientes y enviando las notificaciones necesarias para la actualización de la cuenta.
Si posees un software de gestión que incluya un módulo de contabilidad eficiente, te evitarás sustos en estas partidas.
La provisión de fondos es una operación contable compleja que se emplea para adelantar dinero en un bien o servicio. Contabilízala de manera adecuada con un programa de gestión como el de Cloud Gestion.
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