Cómo usar plantillas afecta a tu efectividad

En este breve post voy a compartir mi experiencia y reflexiones sobre cómo usar plantillas afecta a tu efectividad, tanto positiva como negativamente.

Sí, has leído bien. Ya sabes que las cosas son como tú haces que sean —en función de cómo decides utilizarlas— y las plantillas son un buen ejemplo de ello.

Bien empleadas, las plantillas pueden aportar una mejora considerable a tu efectividad. Ahora bien, tu efectividad también puede verse perjudicada si las empleas mal.

Lo primero que vamos a definir en este post es a qué llamamos exactamente «plantillas». También veremos en qué se diferencian de otros objetos parecidos.

Luego identificaremos para qué sirven las plantillas, las ventajas de su uso y cómo este contribuye —concretamente— a mejorar tu efectividad.

Y, finalmente, abordaremos las buenas y malas prácticas más habituales al trabajar con plantillas y qué consecuencias directas —positivas o negativas— tiene cada una de ellas.

Qué es una plantilla

Hay muchos tipos de «plantillas», pero en este post voy a centrarme únicamente en aquellas cuyo contenido es mayoritariamente texto, aunque también pueda contener gráficos o imágenes.

Por «plantilla» me refiero a un documento que se utiliza como base a partir de la cual derivar otros documentos similares.

Cuando necesitas generar un documento, eliges la plantilla adecuada, haces una copia de la misma y luego la editas, haciendo las modificaciones que tengan sentido.

En línea con eso, en este post voy a diferenciar entre «plantilla» y «respuesta automatizada», ya que en este segundo caso el documento —es decir, la respuesta— se emplea directamente tal y como está, sin editar.

Por otra parte, las plantillas pueden ser muy breves o muy extensas; pueden igualmente estar diseñadas para incorporar mínimas variaciones o un gran número de ellas.

Lo más importante es tener presente que una plantilla siempre necesita un mínimo de edición y/o personalización, es decir, nunca se usa «tal cual».

Si no hay edición ni personalización, estaremos hablando de una «respuesta automatizada» y no de una «plantilla».

Ventajas de usar plantillas

Las plantillas tienen como finalidad principal ayudarte a la hora de escribir, reduciendo el tiempo y esfuerzo necesarios, así como los errores.

Este ahorro al escribir te permite reinvertir parte de él en pensar mejor qué quieres comunicar, con qué propósito y/o de qué manera para que aporte más valor.

En el campo profesional, y más concretamente en las interacciones con clientes, es donde las plantillas pueden —y suelen— aportar más ventajas a tu efectividad.

Por una parte, porque te ayudan a hacer lo que tienes que hacer de una manera mucho más eficiente, es decir, en menos tiempo, con menor esfuerzo y con menos errores.

Por otra, porque te permite aportar más valor a tus clientes, personalizando tus interacciones con ellos, eliminando lo que no les aporta valor y destacando lo que sí.

Una ventaja adicional de las plantillas es que dan coherencia a tus comunicaciones, al facilitar que todas ellas compartan un mismo estilo y formato.

Finalmente, trabajar con plantillas te puede ayudar a mejorar tus procesos globales, detectando ineficiencias y redundancias, es decir, optimizándolos.

Buenas y malas prácticas en el uso de plantillas

Como veíamos, las plantillas sirven para ahorrar en escribir y nunca deberían convertirse en una excusa para evitar pensar.

De manera orientativa, una buena plantilla debería ahorrar el 80% de la escritura y solo el 20% del pensamiento.

Esto significa que, cuando la emplees, aún tendrás —necesariamente— que realizar el 20% de la escritura restante, que se corresponde con la parte de la personalización.

También significa que, al utilizarla, tendrás que llevar a cabo el 80% del pensamiento restante. Este pensamiento que exige la plantilla es precisamente el que va a aportar el valor extra a tu comunicación.

El principal riesgo de diseñar tus plantillas para evitar pensar es que acabarás comunicando mal con tus clientes. Por «mal» quiero decir de manera impersonal, robótica e incluso absurda.

Por eso es muy importante que las diseñes de tal forma que siempre exijan adaptación previa a su uso, es decir, que sea imposible usarlas «tal cual».

Y cuando digo «adaptación» me estoy refiriendo a modificaciones relevantes que te obliguen a reflexionar, es decir, a un trabajo intelectual que nada tiene que ver con rellenar un par de campos.

Otra buena práctica es tener cuantas menos plantillas, mejor, y todas las necesarias.

De hecho, un indicio claro de que estás diseñando mal tus plantillas —es decir, de que las estás utilizando para ahorrarte pensar— es tener muchas prácticamente idénticas.

Para evitarlo, es preferible incluir múltiples opciones en una misma plantilla —de manera que luego elimines las que no necesites— en lugar de crear plantillas independientes para cada mínima variación.

Así que, si nunca has empleado plantillas, te invito a que las pruebes. Una vez que empieces, no pararás de encontrar oportunidades para aprovecharlas.

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