Como Utilizar La Función SUBTOTALES en Excel

La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos aplicar sobre los valores.

Sintaxis de la función SUBTOTALES

• Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de función que debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.
• Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
• Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.

A continuación la tabla de valores numéricos que indican las operaciones que deseamos realizar con la función SUBTOTALES:

Ejemplo de la función SUBTOTALES

Tengo una lista de valores en el rango A1:A10 y deseo utilizar la función SUBTOTALES para calcular el promedio para lo cual utilizaré la siguiente fórmula:

Observa que al especificar el número 1 como el primer argumento de la función SUBTOTALES estamos indicando que se utilice la función PROMEDIO.  Si por otro lado quisiera obtener la suma de dos listas de números puedo utilizar la función SUBTOTALES de la siguiente manera:

Filas ocultas con la función SUBTOTALES

Un posible inconveniente de la función SUBTOTALES es que al momento de ocultar alguna de las filas que tienen valores incluidos en la operación se tiene un impacto en el resultado. En la siguiente imagen puedes observar un ejemplo donde hago una cuenta de los elementos del rango A1:A10.

Sin embargo, si oculto las filas 4 y 5, la función SUBTOTALES no refleja ningún cambio y sigue tomando en cuenta las filas ocultas:

Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un identificador de función diferente para el primer argumento de la función SUBTOTALES:

Para el ejemplo anterior, si utilizamos el valor 102 en lugar de 2 como el primer argumento de la función SUBTOTALESobtendremos el siguiente resultado:

En este caso la función SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las filas ocultas. Es importante mencionar que esta funcionalidad de no tomar en cuenta los valores ocultos solamente funcionará con filas ocultas y no con columnas ocultas.

Recuerda que la función SUBTOTALES en Excel siempre aplicará la función indicada sobre los rangos de celdas proporcionados como argumentos.