¿Cómo voy de tiempo?

En toda reunión que pretenda ser efectiva, su facilitador/a debe ser consciente de si ‘va bien o no’ de tiempo…

Esa conciencia le ayudará a tomar micro decisiones efectivas: ¿pongo o no más ejemplos? ¿hago preguntas abiertas o cerradas? ¿conviene una síntesis parcial que ayude a cerrar una espiral?, ¿es urgente reconducir? etc…

Quienes son responsables de la reunión no deben olvidar que su efectividad va a ser evaluada por el grupo y aunque ésta no dependa exclusivamente de aspectos temporales, el respeto de los horarios fijados, es parte de ‘la nota del examen’.

Voy a obviar a aquellos que ni siquiera marcan la duración, porque a ellos ya directamente la asignatura les queda para septiembre.

La manera que tenga la persona de irlo controlando, proyectará la imagen de una película diferente:

Una comedia a la que no todos ven la gracia:

El facilitador se saca el reloj y lo pone sobre la mesa (con el uso del móvil como controlador temporal, se van reduciendo).

Pensad en la imagen catastrófica que supondrá después del numerito, si no se acaba a la hora prevista.

Para aquellos que lo escenifican como mensaje de ‘soy eficiente’, les interesará conocer los resultados de una pequeña encuesta (la muestra no llegó a 700 personas) pero que evoca conclusiones sorprendentes:

• Solo el 23% dijo que les gustaba, ya que tenían la sensación de que el facilitador iba a controlar los tiempos y que la reunión terminaría a la hora prevista.
• 49% confesó que les incomodaba y participaban menos.
• 28% le era indiferente.

Un drama estresante:

El moderador consulta descarada y compulsivamente su reloj o móvil, transmitiendo sensación de agobio y algún que otro malentendido (“mientras yo daba mi opinión, no dejaba de mirar el reloj. Si no le interesa lo que digo, que no me pregunte…”)

Película de terror con susto final:

El responsable pone la alarma en su móvil, lo que revela de manera alarmante que no habrá un control del paso del tiempo, sino solo un aviso final, generalmente tardío, acompañado de un “¡Ups! ¿Os importa si nos quedamos 20 minutitos mas…?”. Un clásico.

Película de acción:

En este caso, consulta la hora discretamente. Como mejor dominio se tenga del espacio y de los gestos, más ‘disimulado’ puede quedar. Moverse, señalar una pantalla o escribir en una pizarra, suelen ser coartadas perfectas.

Película de poco arte y poco ensayo:

No hay que olvidar aquellos que no tienen ni idea del tiempo que pasa, y tampoco ven la necesidad de tal control: “La reunión durará lo que tenga que durar”. Cuando te convoque uno de esta especie, ¡pide la baja!

Película bélica:

Por último, están aquellos cuyo término de la reunión coincide siempre con unos golpes en la puerta y una cabeza que aparece con cara de pena o de cabreo diciendo “¿Ya habéis terminado?”… La cara depende del auto-control de los instintos asesinos y/o de las jerarquías.

Sin comentarios. No solo no es eficiente, sino que perjudica la efectividad de otros.

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“Pon un reloj en tu sala de reuniones”

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Si en la reunión en algún momento se usa el Powerpoint (¡cuidado con el abuso!), es fácil insertar un reloj que se actualiza. No hace falta que esté en todas las páginas. Bastará en las diapositivas claves. De todas maneras, la solución más simple y sorprendentemente poco habitual, es colocar un reloj en la sala de reuniones o aula, justo frente al facilitador, que le permita consultar la hora cada vez que lo precise, sin que nadie note tal consulta.

La verdad es que nunca he entendido por qué tantas salas dotadas de los dispositivos audiovisuales más modernos, no disponen de un simple reloj de pared. ¿Os podéis crees que en alguna organización me han comentado que no hay reloj por cuestiones estéticas?

Pon un reloj en tu sala de reuniones y el facilitador podrá ajustar sus tiempos y los participantes sus agendas.

Imagen Meeting time cortesía de Shutterstock

Eva Cantavella

Formadora en RRHH-Comunicación y especializada en Conducción de reuniones. Escribo en el blog Reuniones Eficaces. Aunque mis inicios profesionales fueron como jurista en París, mi paso por la Chambre de Commerce de Martinica (Antillas Francesas), donde colaboré dos años, me hizo cambiar de rumbo y optar por la formación, profesión-pasión a la que me dedico en España desde 1996.