Comunicación empresarial

La comunicación empresarial tiene una enorme importancia para el buen desarrollo de las actividades dentro de una empresa y así poder cumplir la misión institucional, mejorar los procesos y avanzar con pasos firmes hacia el cumplimiento de la visión.

¿Qué es la comunicación empresarial?

Comunicación Empresarial

Es el conjunto de medios, estrategias y actividades que permiten la comunicación entre las personas de las diferentes unidades de la empresa, para ejecutar tarea y planes orientados a lograr propósitos y con ello satisfacer necesidades en el mercado.

La comunicación empresarial debe permitir que las personas escuchen, hablen, analicen, dialoguen y puedan establecer acuerdos que los lleven a la ejecución de los diferentes planes con eficiencia.

Aunque la comunicación es algo que se practica a diario, no se puede desconocer que lograr una excelente comunicación requiere un gran compromiso, ser constante con esa idea, a fin de crear un ambiente laboral agradable, con mucha responsabilidad, empatía, espíritu de colaboración y la permanente disponibilidad de los canales de comunicación para resolver problemas de cualquier tipo.

¿Cuál es la finalidad de la comunicación empresarial?

Crear un ambiente agradable que permita satisfacer el cliente interno y externo de la empresa y con ello cumplir la misión institucional.

Si hasta un 40% de tu tiempo lo dedicas al trabajo, entonces es necesario que ese ambiente tenga una buena comunicación, eso se reflejará en un aumento de la productividad, las personas se sienten con una mayor motivación en los ambientes que existe una excelente comunicación.

Los tipos de comunicación empresarial:

Existen diferentes clasificaciones de los tipos de comunicación empresarial, las básicas son:

Comunicación interna:

Es la comunicación que se maneja al interior de una organización, donde se ven involucradas las diferentes áreas. Para que esta comunicación sea eficiente, los principales líderes deben predicar con el ejemplo, para ello dan un apoyo incondicional a la ejecución de los diferentes proyectos y actividades, son personas abiertas y disponibles, gente que está dispuesta a escuchar y hacer los cambios necesarios para el beneficio de la empresa. Si existe un buen liderazgo, entonces las demás instancias de comunicación también serán eficientes, porque los jefes, directores y encargados de los departamentos se asegurarán que así suceda, ya que la visión y trabajo que viene desde arriba ejercerá una presión positiva para que las cosas funcionen.

Comunicación externa:

Es la comunicación que se tiene con todos los actores que están fuera de la empresa, pero que tiene una relación importante con ella. Por ejemplo y en primer lugar: los clientes, se necesita una retroalimentación permanente para saber ¿Qué desean los clientes?, ¿qué esperan de los productos o servicios de la empresa?, ¿qué aspectos consideran que se deben mejorar?, ¿cómo atraer nuevos clientes?, ¿cómo lograr una mayor fidelización de los clientes?, etc.

La comunicación externa también involucra a los proveedores y algunas preguntas a responder son: ¿cómo es la relación con los proveedores?, ¿se están cumpliendo los tiempos en ambas direcciones?, ¿qué otras opciones ofrece el mercado?, ¿están los estándares de calidad lo suficientemente especificados?, ¿cómo mejorar la comunicación con los proveedores?

La comunicación externa con los entes reguladores: ¿Existe una apertura y buenas relaciones con los representantes de los entes reguladores?, ¿la empresa presta toda la colaboración para que los entes reguladores hagan muy bien su trabajo?, ¿existe una planificación para fortalecer estas relaciones?, etc.

Comunicación formal:

Es la que se establece a través de los diferentes canales que la empresa destina para cumplir sus políticas, por ejemplo con los planes, asignación de responsabilidades, convocatorias, memorándum, envío de correos, solicitudes, llamadas telefónicas, etc. Este tipo de comunicación normalmente requiere un medio de verificación, aunque no en todos los casos.

Las empresas deben asegurarse que la comunicación formal sea expedita, clara y funcional. Un medio físico sumado al apoyo de una llamada telefónica o una reunión presencial funciona muy bien. Por ejemplo si se va a iniciar un nuevo proyecto, se debe establecer por escrito la asignación de las responsabilidades, dejar copias y crear una planificación que le diga a cada persona qué debe hacer, cuándo, cómo, con qué recurso y cuáles son los resultados esperados.

Por una mala comunicación formal ocurre una gran cantidad de problemas, cuando no se dan directrices lo suficientemente específicas, entonces comienzan las dificultades, porque en muchos casos se pueden tomar varios rumbos y las personas no puede ser adivinas.

Nunca hay que asumir que las personas ya saben cómo proceder si no hay directrices claras. A veces la idea puede estar muy clara en la mente del líder y como él puede VISUALIZAR el resultado que se pretende, quizás se olvida que las demás personas no están dentro de su mente. Lo mejor es enfatizar en los objetivos, usar la retroalimentación y dejar que las personas digan con sus propias palabras qué se desea, así habrá menos posibilidades de errores.

Comunicación informal:

Es aquella que se da de forma espontánea sin una planificación previa o con el uso de los mecanismos tradicionales. Ocurre en los encuentros casuales en las instalaciones de la empresa, a la hora del almuerzo, incluso en actividades fuera de la empresa.

La comunicación informal es muy importante, porque ayuda a fortalecer los lazos afectivos, eliminar barreras y entrar en un gran clima de confianza. Cuando puedes aprovechar la facilidad para establecer RELACIONES SOCIALES, eso ayudará mucho a tus objetivos individuales y los de la empresa.

En una comunicación informal pueden surgir ideas geniales, porque a veces la presión del ambiente formal puede cohibir ciertas sugerencias. Una persona puede darle una idea al jefe sobre cómo solucionar un problema y quizás esa sea un estupendo aporte.

Comunicación vertical:

Es la que se da siguiendo las líneas de autoridad basados en el organigrama de la empresa y la asignación de funciones. Es importante porque establece un orden a la hora de resolver los problemas, sin embargo para que funcione muy bien se necesita que las jefaturas tengan bastante nivel de autonomía y toma de decisiones, de lo contrario se cae en una burocracia dañina que hasta para conseguir papel hay que pasar por 4 o 5 instancias, lo cual se vuelve un terrible problema de comunicación.

Comunicación horizontal:

Es la que existe entre las personas del mismo nivel jerárquico, como jefes de unidades, supervisores, directores, etc. Se espera que este tipo de comunicación sea más fluida porque las personas pueden hablar de “tú a tú”. Muchas empresas apuestan más por una comunicación más horizontal, no en la idea de eliminar la jerarquía, sino que la gente se sienta con la suficiente confianza de hablar de los problemas con toda sinceridad, sin complejo de inferioridad y ataduras de ningún tipo.

Las barreras a la comunicación empresarial:

Existe una gran cantidad de barreras a la comunicación y cada una de ellas debe ser atendida para mejorar la eficiencia y el clima de la empresa, algunas de ellas son:

• Exceso de trabajo:

Si la gente está ahoga con una presión de trabajo, entonces no encuentra tiempo para dar instrucciones detalladas, descuida proyectos y puede olvidar cosas. En estos casos hay que plantear la necesidad de aliviar esa presión de trabajo, porque las consecuencias pueden ser muy negativas a futuro, es como una persona que por estar atendiendo el teléfono, descuida la conducción de su vehículo y se termina estrellando. Por lo tanto una mala comunicación es inaceptable.

• Medios obsoletos o poco eficientes:

Un empleado que recibe ciertas directrices en medio de un montón de papeles, quizás ni las observe en el momento en que se necesita, incluso medios como los correos, no siempre son eficientes, porque existe el riesgo que las personas no los abran debido a muchas circunstancias. La mejor opción es la presencial, pero no siempre es posible, lo importante es asegurar que hubo recepción del mensaje.

• Bloqueos mentales debido a prejuicios individuales:

Las personas experimentan bloqueos mentales que afectan la comunicación, pueden ser conscientes o inconscientes, por ejemplo prejuicios relacionados con: Sexo, raza, religión, estatus económico, condición profesional, experiencia, puesto de trabajo, aspecto físico, etc. Todas esas barreras pueden ser superadas fomentando un ambiente de total colaboración y compromiso, donde cada persona puede liberarse de complejos individuales y también de los prejuicios. Cuando se trabaja en equipo, se aceptan a las personas y se usan las fortalezas individuales, entonces gran parte de las barreras a la comunicación se eliminarán.

• Problemas de actitud:

Una persona con una baja motivación y mala disposición para realizar un trabajo, aunque tenga las mejores herramientas en sus narices, siempre observará problemas por todos lados. Los líderes deben ser capaces de detectar ese comportamiento y buscar la manera de solucionarlo. Por otro lado la actitud mental positiva es capaz de superar todo tipo de dificultades, las personas que quieren lograr un objetivo usan los medios disponibles y si hacen falta, los buscan o los crean. Cuando existe el pleno deseo de hacer bien las cosas, entonces las barreras a la comunicación se superan.