Comunicación y manejo de información difusa

por Lic. Jesica Anaid Cancino Velásquez

“La razón por la cual el lenguaje natural se expresa en términos difusos no es porque el pensamiento humano sea difuso, sino porque el mundo es difuso”. John F. Sowa, matemático norteamericano (1940-).

Introducción

Las organizaciones son entes complejos, su funcionamiento está determinado por diferentes factores tanto internos como externos a la organización. La organización puede ser estudiada desde diferentes perspectivas, en las disciplinas de la sociología, antropología o psicología de la empresa.

Al momento de estudiar a la organización es necesaria la recolección de información para poder tener las bases y el conocimiento de lo que sucede dentro o fuera de la organización. Cuando la información es inexacta o confusa se vuelve un problema poder realizar su análisis de manera exitosa.

La organización tiene la necesidad de comprender mejor su comportamiento, esto ha provocado que los investigadores localicen métodos de investigación que se adapten a la necesidad de análisis de los nuevos enfoques a través de la información.

Para esto existen métodos para examinar de forma separada la realidad de la empresa, y no son del todo útiles para analizar los procesos para la toma de decisiones. La información difusa debe ser tratada con metodologías que acerquen una mayor comprensión de la realidad a la empresa.

A continuación se explica la importancia de la información dentro de las organización y como la información difusa puede ser considerada una barrera para ellas y como atacarla.

Información difusa

1. Información

Antes de pasar a al concepto de información difusa es importante destacar que es la información. La información está compuesta por un conjunto de datos interrelacionados que son previamente procesados y analizados, los cuales forman un mensaje que altera el estado de conocimiento de quien lo recibe. Esta es la forma más clara para describir que es la información.

Una vez adquirida la información que cambio el estado del conocimiento en una persona, esto permitirá la toma de decisiones de acuerdo al nuevo conocimiento adquirido a través de la información.

Figura 1. La información. Elaboración propia.

2. Información en las empresas

Los activos tangibles, generalmente son considerados lo más preciado para las empresas, son característicos porque son fácilmente identificables y percibidos por los sentidos, por ejemplo la materia prima, stocks, terreno, maquinaria, entre otros. Sin embargo los activos tangibles no son lo suficiente para conseguir el éxito competitivo de una empresa.

Por otra parte las empresas también cuentas con activos intangibles, estos son de naturaleza no material. Los activos intangibles proveen de privilegios a las empresas que los poseen, estos activos generan valor agregado en la misma. Los activos intangibles son considerados como los derechos de autor, las patentes, las marcas registradas, la tecnología de la información y las bases de datos, así también como el Know How. Este término se refiere a los conocimientos ya existentes en una empresa o su experiencia en un determinado mercado, estos últimos son considerados hoy en día en algunos casos más importantes que los activos tangibles.

El aprovechamiento de los activos intangibles en especifico de la información depende de que exista un flujo adecuado entre la empresa y su entorno, y por otro lado entre las diferentes unidades de la empresa.

Una empresa se vuelve más competitiva cuando se destaca con la explotación de la información que obtiene de su entorno. La importancia de la información radica en que genere un aumento del conocimiento del usuario, o en reducir incertidumbres. En este sentido la información permitirá que los individuos puedan tomar decisiones que los lleven a lograr los objetivos y metas propuestas dentro de la organización.

La información dentro de la empresa puede ser vista de tal forma que cumpla las siguientes características:

Debe de cumplir con su principal función, esta es aumentar el conocimiento de usuario o disminuir las incertidumbres que existan. En este caso la información es medida en relación con la ayuda que genera a los individuos para que puedan tomar decisiones dentro de la empresa, en relación a los objetivos o metas establecidos.

Debe generar factores de competitividad, es decir, la competitividad no depende solo de la capacidad con la que cuenta la empresa para producir algún producto, sino que también depende del mercado externo, de los clientes, de sus gustos y preferencias, por eso es relevante conocer información proveniente del ambiente externo.

Para mejorar la competitividad es necesario obtener la información antes que los competidores lo que precisa una buena recolección, captura y procesamiento de los datos para que pueda ser analizada la información obtenida.

La información obtenida también puede integrar las unidades de la organización, ya que aparentemente cierta información es útil específicamente para una unidad, también lo puede ser para otras.

Así mismo la información obtenida de Centros Educativos, cursos, revistas especializadas, entre otros, incrementa la tecnología del conocimiento que posee el recurso humano de la empresa. Es decir que se ve reflejada en la medida en que mejoran los procesos administrativos y productivos de la empresa.

3. Clasificación de la información

La información de una empresa puede ser clasificada en función a diversos criterios:

Externas

Figura 2. Fuentes de información. Elaboración propia.

En función del grado de elaboración las fuentes se dividen en

Primarias

La información está en su origen y debe ser elaborada por primera vez y en forma específica.

Secundarias

La información que ya fue elaborada anteriormente y fue generada con otra finalidad que no necesariamente debe coincidir con la unidad de la empresa.

La información también es clasificada en función a su naturaleza:

Cualitativa

Es la información que se obtiene mediante la descripción, la observación del tema a investigar. Se incluyen descripciones detalladas en base a situaciones, eventos, personas y comportamientos que se pueden observar. En es ya información se incluyen datos de actitudes, pensamientos y reflexiones. Se realiza mediante distintas técnicas: la observación participante, o sea encuentros, visitas al lugar o persona a investigar. Los datos obtenidos no son numéricos, sino que se basan en descripciones de las conclusiones obtenidas.

Cuantitativa

Es la información con la cual se pueden examinar los datos de manera numérica. Se puede realizar encuestas, estadísticas, y se pueden obtener ciertos porcentajes, es decir que la información que se obtiene se puede contabilizar.

En función a la disponibilidad la información puede ser:

Información interna

La información interna se refiere a movimiento de información que se genera dentro de la empresa. Esta información es almacenada dentro de la misma empresa y está dirigida espacialmente a los individuos que toman las decisiones. La información que no tiene flujo interno y se queda almacenada carece de valor, de ahí surge la importancia de ser distribuida para ser usada en la decisiones estratégicas.

La información interna puede ser de tipo operacional, la cual resulta del funcionamiento diario de la organización; de conocimiento, cuando las empresas generan conocimiento del resultado del análisis de la explotación de las capacidades creativas de sus miembros cuando diseñan nuevos productos o se incorporan nuevos posesos administrativos o productivos y la información que está en relación a la posición jerárquica y de acuerdo a esto el tipo de toma de decisión.

Información externa

Por otra parte la información que emplean las empresas también puede provenir del entorno organizacional o ambiente externo. La información captada por la empresa y que participa de manera directa en las actividades diarias es acerca del mercado al cual se dirige, información tecnológica, sobre clientes, proveedores, grupos de interés especial, competidores, entre otros. Así mismo existe información indirecta a la empresa la cual influye en la organización, pero por lo general no participa en las transacciones diarias de la empresa.

4. Información difusa

Como se pudo observar en las líneas anteriores la información dentro de la organización es muy variada, el termino de información difusa primero que nada se refiere a la información que es poca clara o imprecisa para su ideal entendimiento.

La información difusa bloquea a las organizaciones a poder entender el verdadero valor o significado de la información, como objetivo deseado de informar. La información puede ser difusa en casos donde los datos interrelacionados no pueden ser medibles para su análisis. Por ejemplo analizando la información interna de una organización se puede obtener fácilmente datos sobre las ventas realizadas, la producción o el inventario, estos datos están medidos de manera cuantitativa, por lo cual se convierte en información clara para su comprensión y análisis.

Por otro lado la información puede volverse difusa. En un estudio de mercado, tomando en cuenta los gustos de las personas en cuanto al gusto de cierto producto, en este caso pueden existir variables difíciles de medir, por ejemplo aspectos subjetivos de producto, calificadores, o emociones, suponiendo que la información es recolectada mediante encuestas, después esta información se vuelve difícilmente medible, se vuelve una información difusa, que está clara para su buen entendimiento.

La información difusa puede comprenderse con el conjunto de datos que difícilmente pueden ser procesados u analizados para obtener información veraz que pueda dar las herramientas necesarias a los individuos y los guíe en la toma de decisiones.

El manejo y uso de esta información dentro de las organizaciones es relevante ya que se puede tener gran cantidad de datos pero si estos no pueden ser transformados en información clara y concisa difícilmente ayudara a la gerencia y los demás departamentos para poder realizar la toma de decisiones.

Figura 3. Información difusa. Elaboración propia.

5. Herramientas de información difusa

Las herramientas de información difusa surgen con la necesidad de esclarecer y facilitar la comprensión de la información y poder así crear un conocimiento en quien la analiza.

A continuación se mencionan algunas herramientas que pueden ser útiles para el manejo de la información difusa:

5.1 Análisis de datos cuantitativos

La información cuantitativa es menos difusa, generalmente es más clara porque es dada de forma numérica. Su medición y análisis se puede realizar teniendo conocimiento sobre el manejo de diversos software que facilitan de gran forma la obtención de información para la toma de decisiones.

5.2 Análisis de datos cualitativos

Por otra parte los datos cualitativos son más difícil de analizar ya que la los datos son medidos en base a conceptos subjetivos, por lo tanto la información se vuelve difusa o difícil de comprender. A través de diversos métodos heurísticos se pueden proponer varias soluciones y en algunos casos los métodos empleados a través de software especializados pueden generar una solución ideal.

5.3 Lógica difusa

La imprecisión puede estar relacionada a cualquier tipo de datos de acuerdo a sus características. En algunos casos un concepto puede tener distintos significados dependiendo el contexto y los tiempos. Por ejemplo la temperatura puede variar en muchos contextos un día soleado no será igual en época de invierto o en época de primavera, así que la descripción de lo que sería un día cálido varia en algunos grados dependiendo la estación del año y el lugar. (Luna, 2002)

Este tipo de difusiva esta enlazada a otros campos de estudio, por ejemplo a la sociología, finanzas, ingeniería, entre otras. Una solución a lo planteado anteriormente, es la teoría de los conjuntos difusos, que fue introducida por L.A. Zadeh en el año de 1965. Su propuesta considera que cada elemento tiene un grado de pertenencia a un conjunto y este valor puede ser entre 1 y 0.

La lógica difusa es uno de los métodos más recientes para el análisis de información cualitativa, sin embargo existe gran variedad de programas que acercan la información veraz a los individuos.

6. La comunicación en el manejo de información difusa

La comunicación es un factor relevante en las empresas, ya que de esta forma transfieren la información entre las distintas unidades de la organización. La comunicación dentro de las organizaciones puede ser horizontal cuando los individuos son considerados del mismo estatus y vertical cuando es entre los superiores y los subordinados. Para facilitar el entendimiento de la información es necesario que la información ya se encuentre clara y concisa para facilitar el proceso de comunicación, ya que de lo contrario genera dificultades en los procesos administrativos y operacionales de la empresa, retrasando las actividades.

Conclusión

En el mercado globalizado en el cual vivimos, la competitividad y la información son un elemento importante para que la empresa tenga permanencia y la habilidad de responder y adaptarse al entorno tan cambiante.

La velocidad de adaptación genera una ventaja competitiva donde el capital humano y el análisis de la información cualitativa y cuantitativa se vuelve de de vital importancia para aumentar la competitividad, por lo que es importante que la empresa cuente con la capacidad de cambio para que puedan enfrentar los cambios.

De esta manera se puede ver que la información difusa crea una serie de problemáticas dentro de las organizaciones frenando sus operaciones y causando pérdidas significativas. Por tal motivo se considera la importancia del análisis de la información difusa y proporcionarle un buen manejo en la organización.

Autor Lic. Jesica Anaid Cancino Velásquez - jesica_56arrobahotmail.com- Licenciada en Negocios y Comercio Internacional. Estudiante de la Maestría en Ingeniería Administrativa del Instituto Tecnológico de Orizaba.