¿conocéis el proceso de delegación existente en vuestra compañía o departamento?

La delegación, como ya he comentado en muchas ocasiones, es necesaria dentro de las organizaciones. Cada área de la empresa debe organizarse internamente en función de las personas existentes en cada departamento. El responsable de cada equipo de trabajo deberá establecer con el departamento de recursos humanos una serie de reuniones para determinar con planificación, organización y previsión las tareas delegables a cada puesto y las tareas que desde cada puesto se pueden delegar a otras personas del departamento.

Una vez establecido el plan, el responsable del departamento deberá de determinar si se puede ejecutar ese plan con el equipo existente. En caso de no ser así, deberá preparar a sus personas para poder delegar en ellos las tareas precisas y que ellos mismos puedan delegar parte de su trabajo a sus compañeros. La clave de este tipo de planificación y previsión es que todas las personas de cada departamento sepan hacer todas las tareas para cuando falte alguna de las personas de ese área y así no se quede nada sin atención adecuada.

Por supuesto, cada responsable debe saber qué tareas de responsabilidad no puede delegar y debe de asumir él mismo. Porque algunos jefes delegan en exceso todo y esperan que otras personas tomen las decisiones por ellos. Algunas personas de sus departamentos le podrán ayudar en la gestión de determinadas tareas. Cada responsable tiene unos objetivos de departamento y unas tareas asociadas a ellos. Este tipo de funciones deben ser realizadas y supervisadas por él, dando las correspondientes indicaciones a su equipo en la gestión de algunas partes de esas tareas que son más mecánicas y del día a día. Sin embargo, el responsable del equipo debe asumir la responsabilidad en caso de que eso no fuese bien porque él es quien debe marcar las directrices a su equipo.

Cada responsable debe saber de qué tareas se encarga cada persona de su equipo y supervisar su ejecución y cumplimiento. Esto no requiere que cada persona de vuestra responsabilidad os deba pasar un informe diario de todo lo que hace sobre cada tarea asignada porque no estáis en el colegio. Cada persona ya es mayor para saber cuáles son sus funciones y qué debe informar de los avances importantes, de las problemáticas vitales y de aquellas decisiones que no les competan a ellos tomar.

La delegación adecuada requiere la preparación y formación de las personas de nuestros equipos de trabajo dedicando tiempo a que aprendan y tenga claro su rol. Lo que no tiene ninguna coherencia es delegar funciones de peso a un becario que acaba de llegar y que está en proceso de aprendizaje y siempre debe tener la ayuda y asistencia de una persona del área de responsabilidad de esa empresa donde desarrolla su proceso de rodaje.

Los responsables profesionales y coherentes saben qué cosas son tarea y responsabilidad de cada miembro de su equipo. Delegar no supone “emplumar” tareas a otra persona que no tiene ni idea y que a partir de ahí se busque la vida. Porque eso es parchear y conseguir que muchas tareas salgan mal ya que el proceso está mal planteado. Parte del aprendizaje, cuando uno no sabe hacer algo, es equivocarse y darse cuenta de qué cosas debe tener en cuenta para las siguientes ocasiones. El tema es que en determinadas tareas o funciones de importancia no puede permitirse ningún error porque las consecuencias pueden ser la pérdida de clientes, cuentas o coste añadido a la cuenta de la empresa.

Por lo tanto si tienes que tomar la decisión de delegar tareas de tu responsabilidad debes plantearte las siguientes cuestiones: ¿Qué personas de tu empresa o departamento las pueden asumir? Establecer el período previo de formación y rodaje que precisan. ¿Son delegables esas funciones dentro de la estrategia de tu departamento y compañía? ¿Qué grado de importancia tienen esas tareas dentro del volumen de negocio de tu área de responsabilidad?

Delegar es confiar parte de tu trabajo a otra persona y debes estar seguro  que podrá responder del mismo con las mínimas garantías de calidad y profesionalidad. No olvides que esa persona que hará parte de tu trabajo está representando como tú a vuestra empresa y debe estar preparada. Una mala atención o ejecución del trabajo repercute negativamente en la imagen de vuestra compañía y cada vez debe prestarse más atención al servicio prestado. No olvidemos que los clientes cada vez son más exigentes y tienen menor tolerancia al error porque quieren soluciones a sus problemas. Esto supone una capacidad de respuesta y de reacción instantáneas por parte de las empresas. Lógicamente para esto es precisa una excelente organización y distribución del trabajo interno corporativo.

No obstante, la delegación también tiene su lado negativo. El superior que delega todo, que es incapaz de hacer nada, pese a ser algo directamente relacionado con él, puede terminar en malas relaciones con el equipo.

¿Conocéis el proceso de delegación existente en vuestra compañía o departamento? ¿Sabes que tareas de tu puesto debes delegar cuando estas ausente? ¿Habéis trazado con vuestro responsable el proceso de delegación de vuestro puesto y del departamento del que formáis parte? ¿Todas las tareas de vuestros departamentos están cubiertas cuando faltan las personas que las ejecutan?