¿conoces los procedimientos para comunicar determinadas cosas en tu departamento o compañía?

Los directivos de todas las compañías dicen que la comunicación es crucial para el buen funcionamiento de las mismas. Y son los mismos que piensan que en sus organizaciones, todo funciona a las mil maravillas. Suelen remitir a sus manuales de comunicación donde figuran todos los procedimientos que por supuesto categóricamente dicen que se cumplen. Pero, de nada sirve tener un manual de comunicación que no se aplique en la práctica y que la mayoría de los empleados desconozca a la hora de tener que comunicar algo.

Como no hay nada mejor que encontrar las respuestas por uno mismo, podremos hacer unas preguntas que nos harán salir de dudas de si nuestra organización tiene una comunicación óptima o no. Así que os recomiendo seleccionar a un grupo reducido de empleados y preguntadles: ¿Te has leído el manual de comunicación? ¿Conoces los procedimientos para comunicar determinadas cosas en tu departamento o compañía? ¿Se aplica el manual de comunicación en los procesos corporativos diarios? ¿Está integrado ese manual de comunicación en la estrategia corporativa? ¿Los directivos cumplen y conocen esos protocolos de comunicación corporativa?

El gran problema en las compañías es la falta de homogeneidad a la hora de comunicar determinadas cosas, sin embargo, cada departamento o responsable lo hace como quiere o como le apetece, sin seguir un protocolo igual para todos. Es decir que determinados cambios departamentales se comuniquen en determinados plazos, con el mismo formato, que todas las personas se enteren a la vez, etc. Este tipo de discrepancias son las que producen problemáticas porque la política comunicativa debe seguir el mismo enfoque para que las personas tengan claro cómo funciona.

Un claro síntoma que la comunicación en las organizaciones falla es cuando algún cambio importante a nivel organizativo, procedimental o departamental es conocido por todo el mundo antes de hacerse el comunicado oficial. La forma de darse a conocer ha sido más por el rumor o el cotilleo. Es decir, se producen determinadas frases tipo “Me he enterado de esto y te lo cuento a ti pero no se los digas a nadie” o surgen los rumores por la falta de comunicado sobre cambios que se están comenzando a realizar sin decir nada. Este tipo de comportamientos corporativos poco profesionales generan decepciones en las personas afectadas por los mismos por la incertidumbre que les generan los mismos.

Imaginemos que se va a producir un cambio departamental en una compañía. Los pasos adecuados serían, en primer lugar, comunicárselo a las personas afectadas, indicándoles toda la información necesaria para que sepan cómo se van a quedar a partir de esa fecha. El siguiente paso es comunicárselo a todo el departamento afectado y prácticamente de forma inmediata, tras hacer ese segundo paso, lanzar el comunicado oficial a toda la organización para que exista una coherencia y sincronía comunicativa que evitará los rumores y las filtraciones. No se puede hacer primero y comunicar cuando ya ha pasado. Ya no tendrá el efecto esperado y obviamente, quedará en entredicho, la comunicación corporativa.

La comunicación falla en las organizaciones porque las personas que las dirigen no saben o no están por la labor de implementar una política comunicativa práctica, lógica y realista. El proceso comunicativo en una empresa deber seguir una planificación flexible, sin olvidar el componente humano. Es decir, la forma de comunicar una cosa u otra dependerá de en qué media afecte a las personas o no. La comunicación debe adaptarse a cada tipo de circunstancia y no olvidar el tacto y la profesionalidad. Las formas de comunicar las cosas dicen mucho de las compañías. Algunas cosas deben comunicarse en persona, otras por escrito oficial y otras pueden hacerse, incluso, por email. Lo que está claro es que los primeros que deben saber la información son los afectados y darles tiempos para que lo asimilen y tengan todo claro. No sería la primera vez que en una empresa todo el mundo sabe lo que va a ocurrir excepto la persona afectada.

En las empresas suele ser muy habitual oír a los responsables de las mismas decir que lo más importante son sus personas, es decir, su capital humano. Eso se demuestra desde la acción viendo como se comunica a las personas las cosas dentro de esa organización.

La comunicación debe adaptarse a los valores corporativos, a la misión y a la visión que son el estandarte de cada empresa. No podemos presumir de esos valores, misión y visión cuando después no están reflejados en el funcionamiento diarios de las empresas. Esto suele ocurrir más de lo que nos gustaría.

Comunicar requiere ponerse en el lugar de los demás y pensar cuál sería la forma adecuada en la que les gustaría enterarse de las cosas. Además se debe pensar cuál es la forma de hacerlo y con qué lenguaje, para que se adapte a todos los públicos a los que va dirigido para que lo entiendan. La comunicación es un arte que requiere tiempo y sentido común.

¿Cuál es la política comunicativa de vuestra organización? ¿Cuáles son los principales errores comunicativos en vuestras empresas? ¿Qué protocolo comunicativo consideráis adecuado a nivel corporativo? Cuéntanos tus experiencias positivas y negativas a nivel de comunicación corporativa.