Consejos para organizar un congreso

Todos sabemos la dificultad que hay a la hora de organizar un congreso o evento. Por ello, en este post vamos a dar algunas de las claves o factores a tener en cuenta y que, aunque parezcan obvios, no se deben olvidar nunca para conseguir un exitoso resultado.

MOTIVO ATRACTIVO

En primer lugar el motivo, la temática del evento debe ser atractiva para los posibles asistentes. Para conseguir esto debemos tener una razón convincente y que sea de interés.
Además, no sólo eso, si no conseguimos que esta razón sea atractiva para el público, tampoco vamos a conseguir asistentes, ni motivación. Consigue ponentes relacionados con la temática y que sean expertos o profesionales en el sector y proporcionen a los asistentes un valor añadido y un aprendizaje.

En el caso de que quieras conseguir un ponente de otra ciudad y no pueda asistir, ofréceles la posibilidad de realizar su discurso con vídeo o, aún mejor, el famoso Streaming.

MARKETING Y COMUNICACIÓN

Para que el paso anterior esté completo debemos recurrir al marketing y la comunicación. Principalmente, el diseño de un buen cartel para publicarlo en tu web, blog, redes sociales, mailing o panfletos. Para todos estos medios debemos usar el mismo cartel para no causar ningún tipo de confusión, además conseguir el mejor marketing posible: el conocido coloquialmente como el “boca a boca”.

¿DÓNDE, CUÁNDO Y CUÁNTO?

Pues bien, ya tenemos la razón de ser o lo que podría ser el “qué” de nuestro congreso. Ahora pasamos a estudiar, posiblemente lo más complicado, dónde y cuándo se realizará y la duración del evento.

Para este paso no existe una fórmula secreta, simple y obviamente debemos evitar la improvisación, buscar un lugar adecuado a la capacidad de los asistentes, y que cuente con las instalaciones adecuadas y necesarias para realizar el evento. Si no cuenta con medios tecnológicos, la opción más económica sería el alquiler de material audiovisual.

Busca una fecha cómoda, a su elección, debe asesorarse según el tipo de asistentes y ponentes que acudirían, para conseguir una satisfacción mayor y el máximo de asistencia.

Y la duración debe estar muy estudiada, ya que debe ser suficientemente duradero para que suponga una razón de desplazamiento para los asistentes, pero no demasiado porque puede llegar a provocar aburrimiento o cansancio. Para ello, debemos tener en cuenta las posibles pausas durante el evento: duración de las mismas y horario de las mismas (que deben de estar detallados en la web o en los carteles). Aprovecha los descansos para proporcionar valor añadido con networking, catering o cualquier otra idea. Recurre a la imaginación.

Este último detalle es importante, por lo que hay que tener en cuenta también el control de las invitaciones de los asistentes para que no haya más de lo previsto, provocando incomodidad y descontento.

POST EVENTO

Una vez acabado el mismo, debes de estudiar la satisfacción del evento, es decir, los resultados. Para ello tenemos un post en nuestro blog dedicado a esta parte, que hay que tenerla en cuenta para posibles eventos del mismo tipo.

Desde AvDelta aconsejamos que, una vez estudiados la satisfacción del mismo, modifique los posibles fallos o detalles a mejorar y repita un evento de este tipo o incluso realice una posible “segunda parte”. Utilice una encuesta de satisfacción, puedes dar una a cada uno de los ponentes y asistentes del congreso para que la depositen en un lugar dedicado al mismo, una vez acabado éste.

Como último consejo, no deje nada en el aire, si desconoce alguno de los detalles o tiene dudas consulte con un organizador de congresos profesionalpara aquello que necesites, valdrá la pena.