CONSERVACION DE DOCUMENTOS, ¿hasta el fin de los días?

La CONSERVACION DE DOCUMENTOS in perpetuum, puede acabar siendo un verdadero problema.

¿Cuándo los podemos destruir?

Aunque hace muchos años que se habla de la oficina sin papeles, eso es algo que hoy por hoy sigue siendo utópico, y nuestros archivos acaban colapsándose con miles de documentos contables y de otro tipo, hasta llegar el momento en que no sabemos qué hacer con ellos. Uno se pregunta a menudo qué criterio debe seguir con la CONSERVACION DE DOCUMENTOS y suele caer en la tentación de deshacerse de ellos… demasiado pronto.

El problema principal es que no existe un criterio único para la CONSERVACION DE DOCUMENTOS, sino que las obligaciones pueden variar en función de quién nos exija esa conservación. Por ello, lo prudente es guardarlos, al menos, el máximo tiempo posible indicado en la legislación para evitar sorpresas desagradables.

Diferentes plazos:

-En el Código de Comercio (el artículo 30 si no recuerdo mal) se nos dice que hemos de conservar los libros, la documentación y todo tipo de justificantes durante 6 años. Ese período de conservación permanece aunque la sociedad se disuelva, e incluso en caso de fallecimiento del empresario.

-Fiscalmente el plazo es de 4 años (*), pero ojo, ese plazo empieza a contar desde el momento en que finaliza la obligación de presentar cada una de las liquidaciones. De todos modos, al ser un plazo inferior al mercantil, a efectos de conservación prevalecerán los 6 años. Otra cosa es que estemos obligados o no a presentarlos a Hacienda, cosa que no ocurrirá si ha prescrito fiscalmente. No obstante, si hay bases imponibles negativas que se están compensando, hay que guardar toda la documentación durante todo el tiempo necesario para su compensación, más los 4 años adicionales. Algo parecido ocurre con las facturas de bienes amortizables que se deberán conservar durante todo el tiempo de amortización, más cuatro años.

-Los documentos notariales deben conservarse durante toda la vida de la empresa.

Pero con independencia de lo anterior, a veces uno se encuentra con sorpresas judiciales y como me ocurre a veces en el caso de sociedades urgentes, soy llamado a declarar por sociedades vendidas hace más de 10 años, lo que me obliga, al menos por prudencia, a conservar la documentación de por vida, lo cual ocasiona serios problemas de espacio. Mi recomendación es que antes de destruir cualquier documento, se analice que realmente no lo vayamos a necesitar en el futuro.

(*) Parece que existe la intención de ampliar la prescripción fiscal hasta los 10 años

Escrito por Ramón Cerdá en El Blog de Ramon. Si no estás leyendo esto en El Blog de Ramon, el artículo original lo encontrarás aquí …http://elblogderamon.com/conservacion-de-documentos/.